کنترل های داخلی در ارتباط با داراییهای ثابت
تحصیل دارایی های ثابت ( اموال ف ماشین آلات و تجهیزات ، اثاثه و ابزار و لوازم فنی ) معمولاً مستلزم مصرف وجوه زیادی توسط موسسه می باشد بنابراین اجرای دقیق رویه های حسابداری در این زمینه از اهمیت فراوان برخوردار است . کنترل صحیح و مناسب دارییهای ثابت مستلزم استفاده از بودجه های تنظیمی (بودجه سرمایه ای ) و رویه های حسابداری روشن در رابطه با هزینه های سرمایه ای و استهلاک مربوط به آن و همچنین روشهای مناسب دیگری که بتواند از نحوه نگهداری و حفاظت این نوع دارییها اطمینان حاصل نمود .
بخش عمده ای از مخارج و سرمایه گذاری در اموال ، ماشین آلات و تجهیزات باید بر اساس کنترل بودجه ای صورت گیرد . معمولاً ققبل از سرمایه گذاری در این زمینه باید بودجه مربوط به آن به تصویب هیئت مدیره صاحب کار برسد و سپس برای اجرا به مدیران اجرایی واگذار گردد .
خرید دارییهای ثابت باید در قبال اسناد و مدارک کافی که حاوی بهای تمام شده آن باشد صورت گیرد . موسسات و شرکتها باید یک سیاست رویه مدرن در رابطه با هزینه های سرمایه ای و حداقل مخارجی که باید در حساب دارییهای ثابت منظور گردد تدوین و تصویب نمایند . قبل از فروش و یا تعویض و یا از رده خارج کردن دارییهای ثابت باید مجوز مسئول و یا مسئولین اجرایی اخذ گردد . و به عبارت دیگر هرگونه فروش و یا تغییرات دفتری دارییهای ثابت باید با مجوز صورت گیرد .
رویه های مورد استفاده برای انجام کنترل داخلی بر روی هزینه های مربوط به دارییهایی که در داخل یک موسسه تولید می گردد . باید روشن و از قبل مشخص باشد .
در مورد دارییهایی که در داخل موسسه تولید می گردد باید جزئیات مربوط به قیمت تمام شده داریی در حساب مستقلی نگهداری گردد . و علاوه بر هزینه های مستقیم سهم مناسبی از سه بار هم به ان اختصاص داده شود . علاوه بر آن باید قیمت تمام شده با هزینه های برآورد شده ( ارقام بودجه ) مورد مقایسه قرار گیرد و تفاوت های با اهمیت باید در اسرع وقت مورد رسیدگی قرار گیرد و گزارش گردد . در مواردی که داریی های ثابت توسط پیمانکاران بر مبنای قیمت های غیر ثابت ساخته و انجام می گیرد ، باید شرکتها رویه های هزینه یابی پیمانکار را مورد رسیدگی قرار داده و مورد آزمون قرار دهد . رویه های کنترلی مرتبط با خرید اموال ، ماشین آلات و تجهیزات و اثاثه و ابزار تا اندازه ای مشابه رویه های کنترلی مربوط به موجودی کالا است . به هرحال اهمیت ریالی مخارج سرمایه ای تفاوت هایی با موجودیهای کالا دارد که عمده ترین آن به قرار زیر است :
1- خریدهای مربوط به اموال ، ماشین آلات و تجهیزات و سایر دارایی های ثابت بر مبنای کنترل بودجه ای صورت میگیرد ، و بودجه سرمایه ای معمولاً توسط هیئت مدیره شرکت قبلاً به تصویب می رسد . بنابراین برای خرید دارایی های ثابت در مقایسه با خرید کالا به اختیارات وسیع تری نیاز هست . یا به عبارت دیگر برای خرید دارایی ها ثابت باید مجوز خاصی توسط بالاترین مقام تصمیم گیری شرکت ( که معمولاً هیئت مدیره شرکتها می باشد ) به مدیران اجرایی شرکت داده شود .
2- بر اساس تصویب هیئت مدیره یا آیین نامه معاملات شرکت نحوه خرید دارایی های ثابت مشخص می گردد بدین نحو که خرید ها از طریق مناقصه ودرج آگهی در روزنامه های کثیرالانتشار و یا مناقصه محدود ، و همچنین خرید از طریق استعمال بهاء و یا خرید از فروشنده انحصاری صورت گیرد قبلاً تعیین و به مدیران اجرایی ابلاغ می گردد . یا به عبارت دیگر مدیران اجرایی در مورد خرید دارایی های ثابت باید از رویه خاص از قبل تعیین شده پیروی نمایند . در حالی که برای خرید کالا جهت نگهداری در انبار و یا استفاده در مراحل تولید که یک کار عادی و روزمره شرکت است این موارد کمتر مورد توجه قرار می گیرد . با انکه بر اساس آیین نامه معاملات برای خرید های عمده ی کالا ممکن است شرایط خاصی موجود باشد ، معهذا رویه های خرید کالا با خرید دارایی های ثابت یکنواخت نمی باشد .
3- تأمین مالی برای خرید دارایی های ثابت اغلب از طریق تسهیلات بانکی و یا استاد پرداختنی بلند مدت تأمین می گردد.
شکل پیوست رویه های کنترلی در ارتباط با دارایی های ثابت ( اموال ، ماشین آلات و تجهیزات ) را خلاصه نموده است .
3- حسابرسی ، حسابهای دارایی ثابت( اموال ، ماشین آلات و تجهیزات )
معمولاً رسیدگی به حسابهای دارایی های ثابت روی رسیدگی و آزمون تغییرات انجام شده در مانده های این حسابها در طی دوره مورد رسیدگی متمرکز می شود . در طی حسابرسی اولیه باید ارائه مطلوب حسابهای دارایی های ثابت برای حسابرس محرز گردد.
آزمونهای حسابرسی در رابطه با افزایش در حسابهای دارایی های ثابت در قسمت های زیرین مورد بحث قرار گرفته است . در رابطه با آزمونهای مربوط به کاهش در دارایی های ثابت چه از طریق فروش یا معاوضه و یا به علت فرسودگی ( از رده خارج شده) به نحو صحیحی در حسابها ثبت شده باشند، مراجعه می نمایند . حسابرس همچنین باید مطمئن گردد که :
1) داراییهای مستهلک شده و یا به علت فرسودگی از رده خارج شده طبق رویه شرکت صورت گرفته .
2) آیا دارایی های ثابت به علت تغییر در ماهیت عملیات شرکت غیر قابل استفاده شده ، از سر فصل حسابی که قبلاً در آن به ثبت رسیده خارج شده و در حساب جداگانه ای مانند حساب ماشین آلات و تجهیزات از کار افتاده به ارزش بازیافتنی ثبت شده اند ؟
حسابرس رسیدگی به حساب های داراییهای ثابت را ارزیابی کنترل داخلی شروع می کند . در این رسیدگی ها سیستم کنترل داخلی شرکت و اختیارات و رویه های شرکت برای خرید دارایی های ثابت ( شامل رویه های هزینه منظور نمودن یا سرمایه ای تلقی نمودن داراییها ) روشهای استهلاک دارایی های ثابت مورد رسیدگی قرار می گیرد و حسابرس می باید مطمئن شود که برای دارایی های ثابت به همان روش اعلام شده در یادداشت شماره 2 ضمیمه صورتهای مالی استهلاک محاسبه شده است .
3) حسابرس می بایست اطمینان حاصل نماید که هزینه های جزئی تعمیراتی داراییهای ثابت به حساب هزینه جاری منور می گردد و در عوض هزینه های تعمیرات اساسی که در بر گیرنده افزایش عمر مفید دارایی های ثابت یا باعث افزایش تولید می گردد ، حساب دارایی ثابت منظور می گردد .
