اطلاعات مربوط به رویداد های مالی پس از ورود به سیستم اطلاعاتی حسابداری وتجزیه وتحلیل وبیان به زبان حسابداری در سند حسابداری ثبت می شود. پس از سند حسابداری، این اطلاعات در دفتر روزنامه ثبت وازانجا به دفترکل منتقل می شود . به منظور حصول اطمینان نسبی از ثبت و انتقال صحیح اطلاعات، به صورت دوره ای از مانده حساب های دفتر کل تراز ازمایشی تهیه می گردد . در پایان هر دوره مالی نیز پس از انجام یک سری عملیات حسابداری از جمله اصلاح حساب ها صورت های مالی تهیسه می شوند . صورت های مالی شامل ترازنامه صورت سود وزیان ، صورت سود و زیان انباشته وصورت گردش وجوه نقد می باشد . در فصول اینده با ترازنامه وصورت سود وزیان اشنا خواهید شدوبقیه صورت های مالی دردروس بعدی مطرح خواهد شد .
ثبت رویدادهای مالی در سند حسابداری:
برای یک یا چند رویداد مالی که در موسسه اتفاق می افتد یک سند حسابداری یا برگه حسابداری تهیه می شود . بنابراین سند حسابداری یا برگه حسابداری ، نوشته ای است که در ان اثار مالی یک یا چند رویداد مالی نوشته می شود . ماده9 ایین نامه نحوه تنظیم وتحریر ونگاهداری دفاتر موضوع تبصره یک ماده 95 قانون مالیات های مستقیمسند حسابداری را چنین تعریف می کند:
<<برگه یا مدرک حساب یا سند حسابداری عبارت از نوشته ای است که در ان یک یا چند مورد از عملیات مالی وپولی ومحاسباتی انجام شده به حساب های که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود وچنین مدرکی پس از امضای ذیصلاح وصدور ان قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه وکل است >> سند حساداری به طرق مختلفی طراحی می شود که یک نمونه ازان شکل 2 – 3 ارائه شده است .
برای ثبت معاملات در سند حسابداری باید نام حساب های بدهکار وبستانکار در هر معامله راتعیین کرد . نام حساب های بدهکار وبستانکار از فهرست حساب های موسسه به دست می اید . فهرست حساب ها ، صورت کاملی از نام وشماره تمام حساب هایی است که برای ثبت معاملات وعملیات یک موسسه مورد استفاده قرار می گیرد . نام وتعداد حساب هایی که در فهرست حساب های یک موسسه می اید ونحوه شماره گذاری ان ها به حجم فعالیت یانوع معاملات وعملیات مالی ان بستگی دارد . در تنظیم فهرست حساب ها برای یک موسسه باید به نکات زیر توجه شود :
1 نام هرحساب باید ماهیت ان را به روشنی بیان کند .
2 تعداد حساب ها باید به تناسب نیاز های موسسه انتخاب شود .
3 حساب ها باید به ترتیبی که در صورت های مالی انعکاس می یابد در فهرست حساب ها مرتب می شود . معمولا ابتدای حساب های ترازنامه وسپس حساب های صورت سود وزیان درفهرست حساب ها درج می شود .
4 حسابها باید به ترتیبی شماره گذاری شود که شماره هر حساب نوع و طبقه بندی ان حساب رامشخص کند .
5 در شماره گذاری حساب ها باید ترتیبی اتخاذ شود که افزودن حساب های جدید به فهرست حساب ها ، بدون بر هم خوردن نظم شماره گذاری ، امکان پذیر باشد .
وحساب های دارایی ، بدهی ، سرمایه ، درامد وهزینه هابه طور منظم وبا تعداد مشخصی از شماره گروبندی شده است .
اینک به توضیح قسمت های مختلف سند حسابداری ئنحوه تنظیم ان می پردازیم :
شماره سند حسابداری نشان دهنده این است که از ابتدای سال مالی تا کنئن چند سند حسابداری صادر شده است . معمولا برای هر رویداد مالی یک سند حسابداری صادر کرده . در محل<<تاریخ>>تازخ وقوع رویداد که همان تارخ صدور سند حسابداری است نوشته می شود . در ستون <<کد حساب>> کد حسابی که بدهکار یا بستانکار شده است نوشته می شود . در اولین سطر ودر ابتدای حاشیه سمت راست ستون<<شرح>> نام حسابی که بدهکار شده است نوشته می شود . همیشه حسابی را که بدهکار شده اول می نویسند وحسابی که بستانکهر شده است بلا فاصله پس از نوشته می شود . در ستون و<<بدهکار>> مبلغ بدهکار حسابی که بدهکار شده نوشته می شوند . نام حساب بستانکار در سطر زیرین حساب بدهکار نوشته می شود . نام حساب بستانکار بایدحدود 2 سانتیمتر از حاشیه سمت راست ستون شرح فاصله داشته باشد . مبلغ بستانکار نیز در همان سطر که نام حساب بستانکار درج شده است در ستون بستانکار نوشته می شود . بعد از اتمام موارد فوق شرح متصری از رویداد مربوط نوشته می شود . سپس سند حسابداری به امضا مسولین ذیربط می رسد .
ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه:
پس از اینکه رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شد باید در دفاتر روزنامه نیز ثبت گردد. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد. دفتر روزنامه ای را که کلیه معاملات و عملیات مالی در آن ثبت میشوند دفتر روزنامه عمومی مینامند. دفتر روزنامه ای که درآن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت میشود، دفتر روزنامه اختصاصی خوانده میشود،مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش،دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و دفتر روزنامه دریافت های نقدی.
دفتر روزنامه عمومی:
دفتر روزنامه عمومی دفتری است که کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه به ترتیب تاریخ در آن ثبت میشود.
