تدوین و استفاده از برنامه حسابرسی فوائد زیر را در بردارید :
1- با مشخص نمودن جزئیات رسیدگیهای لازم ، اولاً خطر اینکه بعضی از عملیات رسیدگی از نظر افتاده و انجام نگیرد کاهش می یابد و ثانیاً همکاران و کارمندان حسابرس نیاز به این ندارند که مرتباً و در هر مورد کسب دستور کنند ، بلکه با مراجعه به برنامۀ حسابرسی از جزئیات رسیدگیهای لازم آگاه می گردند .
2- با طبقه بندی صحیح عملیات رسیدگی ، از اقدامات مکرر و به خصوص خواستن اطلاعات و توضیحات تکرار جلوگیری خواهد شد و بنابراین کارآیی حسابرسی افزایش می یابد . این امر همچنین درجلب همکاری متصدیان مربوطه بدون تأثیرنمی باشد ، چرا که خواستن توضیحات تکراری و خلاصه هرگونه دوباره کاری ، اعتماد آنها را به دانش و کارآمدی حسابرسان کم می کند و بنابراین میلی به همکاری با آنها نخواهند داشت .
3- نظر به اینکه با انجام هر قسمت از عملیات رسیدگی ، کارمند مسئول کار ، برنامۀ حسابرسی را در مقابل قلم مربوطه امضاء یا پاراف می کند ، حسابرس می تواند پیشرفت کار را به آسانی در مقاطع مختلف بررسی کند و در ضمن همیشه معلوم است که هر قسمت از کار توسط چه کسی انجام یافته و بدین ترتیب مسئولیت هر یک از افرادی که در جریان حسابرسی نقشی به عهده داشته اند ، مشخص خواهد بود .
4- تعیین وظایف کارمندان و دستیاران حسابرسی و تقسیم کار بین آنان بر حسب شایستگی و کارآمدی هر یک به آسانی امکان پذیر می گردد و در صورتی که به واسطۀ غیبت از کار یا هر علت دیگری دستیار یا کارمندی نتواند به کار خود ادامه دهد و کارمند دیگری جانشین وی گردد ، عملیات باقیمانده مشخص بوده و از اتلاف وقت و دوباره کاری جلوگیری می شود .
5- با توجه به اینکه بعضی از عملیات حسابرسی ، نظیر کنترل محاسبات ، ردیابی اقلام در دفاتر و غیره ، لزوماً در کاربرگها و یادداشتهای حسابرسی منعکس نمی گردد ، لذا استفاده از برنامۀ حسابرسی از نظر مسئولیت حسابرس بسیار مفید است ، زیرا در صورتی که مورد پرسش قرار گرفته و یا دعوایی بر علیه او اقامه شود ، همواره می تواند با مراجعه به برنامۀ حسابرسی مربوطه نشان دهد که چه عملیاتی انجام گرفته است .
در مقابل فوائدی که در فوق در جهت استفاده از برنامه حسابرسی بر شمرده شد ، معایب زیر را نیز باید مورد توجه داشت :
1- با پیروی از برنامه ، انگیزۀ ابتکار و خلاقیت در مسئولین عملیات رسیدگی احتمالاً ضعیف می گردد و کارمندان حسابرسی به تصور جامع بودن برنامه از تفکر دربارۀ مسائل مورد رسیدگی و سنجش شخصی نتایج حاصله از رسیدگیها و قضاوت دربارۀ عملیات حسابرسی از جوانب مختلف ، خودداری می نمایند .
2- عملیات رسیدگی احتمالاً ماشین وار انجام یافته و به علت عدم تعمق کارمندان حسابرسی ، به خصوص در رتبه های پایین ، نسبت به اهمیت و ضرورت آزمایشها و رسیدگیهای تعیین شده ، بعضی از جنبه های کار احتمالاً آن طور که باید و شاید مورد توجه قرار نمی گیرد . این عیب و همچنین عیب فوق ، طبعاً به طور قابل ملاحظه ای به میزان کارآیی حسابرسی لطمه وارد می سازد و برای برطرف نمودن آن لازم است ضمن اعمال سرپرستی صحیح و نزدیک و مداوم ، دستیاران و کارمندان حسابرسی تشویق شوند هرگونه اصلاحی را که در برنامۀ حسابرسی اعم از فنی یا عملی به نظرشان می رسد پیشنهاد نمایند و به پبشنهادات آنها ترتیب اثر داده شود . در این رابطه باید به دستیاران و کارمندان حسابرسی توجه به خصوص داده شود که برنامۀ تدوین شده را به منزلۀ راهنمایی برای انجام عملیات رسیدگی لازم تلقی کرده و اگر به نظرشان کمبود یا نکات زائدی در آن وجود دارد موضوع را حتماً با سرپرست خود مطرح نمایند و به سرپرستان باید اختیار داده شود که در جزئیات رسیدگیها ( البته با آگاهی حسابرس ) هرگونه تعدیل لازم را در برنامۀ حسابرسی معمول دارند ، و به اصطلاح برنامه را یک دستور خشک تغییر ناپذیر تلقی ننمایند .
3- در صورت بروز هرگونه ایراد حسابرسی ، کارمندان ناشایسته و وظیفه ناشناس ممکن است به استناد محتوی برنامه حسابرسی از خود سلب مسئولیت کرده و کوتاهی در انجام وظایف حرفه ای خود را به فقدان دستور صریح در برنامه حسابرسی منتسب نمایند . این عیب البته با اعمال سرپرستی صحیح و مداوم و به موقع قابل رفع است ولی باید توجه داشت که عدم استفاده از برنامه حسابرسی ، به هر حال موجب تقویت حس مسئولیت و وظیفه شناسی چنین افراد نمی گردد و بهتر است قبل از ایجاد خسارات جبران ناپذیر از دستگاه حسابرس برکنار شوند .
پرونده های حسابرسی
کلیۀ اطلاعات و مدارک مربوط به هر حسابرسی و همچنین نتیجۀ آزمایشها و رسیدگیهایی که انجام داده می شود ، در کاربرگها و یادداشتهای حسابرسی ثبت و درج می شود . این مدارک پس از وارسی سرپرست حسابرسی در پرونده های ویژه ای به نحوی مناسب طبقه بندی و بایگانی می گردد تا در مواقع لزوم و به خصوص به هنگام بررسی نهایی حسابرس ، که به منظور نتیجه گیری نهایی صورت می گیرد ، وهمچنین در موقع حسابرسیهای بعدی ، مراجعه به این مدارک به آسانی امکان پذیر باشد . در صفحه بعد یک کاربرگ حسابرسی ملاحظه می شود .
از نقطه نظر بایگانی و نگاهداری این کاربرگها ، در مورد حسابرسیهای یکباره ، که امکان انجام آن در سالهای بعد کم می باشد ، معمولاً کلیۀ اطلاعات و مدارک در یک پرونده نگاهداری می شود ، لیکن در مورد حسابرسیهایی که در طی سالهای متمادی به حسابرس ارجاع می گردد ، مدارک کلی و اساسی که به عملیات رسیدگی هر نوبت حسابرسی ارتباط پیدا می کند در یک پروندۀ مادر یا اساسی به نام " پروندۀ دایمی حسابرسی " و سایر مدارک و اطلاعاتی که فقط مربوط به یک نوبت حسابرسی می شود در پروندۀ جداگانه ای به نام " پرونده جاری حسابرسی " نگاهداری می گردد .
در اینجا ذکر چند نکتۀ مهم لازم است . اول آنکه کلیۀ مدارک و اطلاعات مربوطه به مؤسسه مورد رسیدگی که به منظور انجام حسابرسی در اختیار حسابرس قرار داده شده و یا توسط وی یا همکاران و کارمندان وی جمع آوری شده و یا از دفاتر و مدارک مؤسسه استخراج می شود و همچنین کلیۀ فرمها و یادداشتهایی که به نحوی به اطلاعات مذکور ارتباط یابد ، می بایست از جانب حسابرس کاملاً محرمانه تلقی شده و در کلیۀ مواقع در محلی مطمئن نگاهداری گردد . بسیاری از اطلاعاتی که جهت رسیدگی و یا به منظور کمک در انجام امر حسابرسی از طرف مؤسسه مورد رسیدگی در اختیار حسابرس یا نمایندگان وی قرار داده می شود ( مثلاً مقدار سود مستتر در بهای فروش بعضی از فرآورده ها ، یا میزان حقوق و مزایای مدیران و پایوران بالارتبه مؤسسه و غیره ) از لحاظ صاحبکار ممکن است کاملاً محرمانه بوده و فقط به اتکاء امانت حرفه ای حسابرس در اختیار وی و یا دستیاران و کارمندان وی گذارده می شود و بنابراین در صورتی که به علت افشاء چنین مدارک و اطلاعات توسط حسابرس و یا همکاران او و یا به واسطۀ قصور وی در این زمینه ، مثلاً به علت مفقود شدن این مدارک ، خسارتی متوجۀ صاحبکار شود ، حسابرس مسئول خواهد بود .
نکته دوم آن است که اگر چه حسابرس کلیۀ کاربرگها و یادداشتهای حسابرسی را از روی دفاتر و مدارک صاحبکار و احتمالاً در محل کار وی تهیه می کند و حتی در قبال ساعت کاری که به وسیلۀ حسابرس یا کارمندان او صرف تهیۀ اطلاعات مذکور می شود ، حسابرس حق الزحمه دریافت می دارد ، معهذا کلیۀ کاربرگها و یادداشتها و سایر مدارک مربوط به حسابرسی ( به غیر از نسخۀ مکاتباتی که فیمابین حسابرس و اشخاص ثالث ، مثلاً مقامات مالیاتی ، به نمایندگی از طرف صاحبکار صورت گرفته است ) ، متعلق به حسابرس می باشد و صاحبکار هیچگونه حقی نسبت به آنها ندارد .
یک نکتۀ مهم دیگر ، علاماتی است که حسابرسان در جریان انجام رسیدگیها روی مدارک و کاربرگها و یا دفاتر حسابداری به صورت تیک ( ) و غیره می گذارند . از نقطه نظر فنی علت استفاده از این علائم آن است که اولاً در مراحل نهایی رسیدگی ، حسابرس بتواند با مرور حسابها و بررسی اجمالی آنها از روی تیکها توجه نماید که آیا همۀ حسابها زیر پوشش رسیدگی قرار گرفته اند یا خیر . ثانیاً چون افراد مختلفی به طور همزمان قسمتهای مختلف رسیدگی را انجام می دهند ، با استفاده از این علامات ، امکان اینکه یک قلم به خصوص دوباره و شاید چند باره انتخاب و مورد رسیدگی قرار گیرد ، در حالی که اقلام دیگری بدون هیچگونه رسیدگی باقی بمانند ، از بین خواهد رفت و به علاوه رسیدگی کننده به هر حال با مشاهدۀ علائم حسابرسی متوجه سایر رسیدگیهایی که به نحوی از انحاء با حساب مورد رسیدگی وی ارتباط پیدا می کنند خواهد گردید . برای برآورده ساختن این اهداف است که حسابرسان از علائم و تیکهای استاندارد خود استفاده می کنند و برای جلوگیری از در آمیخته شدن علائم ، ممکن است هر سال از یک رنگ به خصوص استفاده نمایند ، مثلاً یک سال همۀ علایم خود را به رنگ قرمز و سال بعد همه را به رنگ سبز می نویسند . البته باید اضافه کرد که استعمال این علایم و تیکها ، به خصوص در دفاتر قانونی مؤسسه ، باید نهایت دقت و تمیز کاری باشد به طوری که هیچگونه اشکالی از لحاظ پذیرش قانونی دفاتر حسابداری به وجود نیاورد و یا آنکه دفاتر را کثیف و مخدوش ننمایید .
منبع :حسابرسی ، نوشته نصرالله مختار ( عضو پیوسته انجمن حسابداران خبرۀ انگلستان و ویلز
