1- منظور از حسابرسی داد و ستدها رسیدگی به چگونگی انجام و ثبت و ضبط عملیات مالی روزمره مؤسسۀ مورد رسیدگی می باشد . این قسمت از حسابرسی اکثراً در ضمن سال مورد رسیدگی انجام داده می شود تا از تراکم کار حسابرسان در چند ماه بعد از پایان سال مالی کاسته شود ، و چون در ضمن سال صئرت می گیرد ، بسیاری آن را حسابرسی ضمنی می نامند . به علاوه انجام این عملیات در ضمن سال به مؤسسۀ مورد رسیدگی فرصت می دهد که اصلاحات پیشنهادی را هر چه زودتر به مرجله اجراء در آورده به خصوص اقداماتی را که نسبت به صورتهای مالی پایان سال تاثیر می گذارند به وقع و با فرصت کافی عملی سازد .
2- بنابراین حسابرس باید سعی کند که حتی المقدور عملیات حسابرسی داد و ستدها را در طی سال ( ترجیحاً در نیمه دوم سال ) انجام دهد و از لحاظ برنامه ریزی بهتر است موقع انجام این عملیات سال تا سال ثابت نبوده و هر سال در یک ماه متفاوت صورت گیرد . در مواردی که حسابرسی پس از اتمام سال مالی به حسابرس ارجاع شده است نیز بهتر است عملیات حسابرسی به طور مشخص با حسابرسی داد و ستدها شروع شده و پس از نتیجه گیری کامل این مرحله ، بقیه عملیات در دست گرفته شود .
3- یک نکته اساسی باید قبل از شروع حسابرسی داد و ستدها روشن شود : آیا حسابرس می خواهد رسیدگیهای خود را در مجموع متکی بر سیستم کنترل داخلی مستقر در مؤسسۀ مورد رسیدگی برنامه ریزی کند یا خیر؟ لازمه این تصمیم گیری آن است که وجود یا عدم وجود یک سیستم کنترل داخلی و قوت یا ضعف کلی آن مشخص شود . چنانچه یک " سیستم " کنترل داخلی ( یعنی یک مجموعه کنترلهای حساب شده ) وجود داشته و در مجموع نسبتاً قوی و مؤثر باشد ، حسابرس می تواند به اعتماد آن رسیدگیهای خود را در یک سطح محدودتر- و طبعاً برگزیده تر- انجام دهد ( مثلاً به صورت تست ) و بنابراین به خصوص در مواردی که حجم عملیات مالی و حسابداری دستگاه زیاد است به مقدار قابل توجهی در وقت صرفه جویی نماید . در غیر این صورت حسابرس به ناچار نمی تواند رسیدگیهای خود را به طور آزمایشی انجام دهد و می بایستی مقدار زیادی از عملیات مالی وحسابداری را مورد رسیدگی قرار دهد.
4- شناخت سیستم کنترل داخلی مستقر در مؤسسۀ مورد رسیدگی مقدمتاً با تکمیل یک پرسشنامه کنترل داخلی و همچنین تهیه نمودارها و یادداشتهای لازم صورت میگیرد . در صورتی که این مدارک قبلاً تهیه شده است ، حسابرس باید در هر نوبت رسیدگی آنها را به دقت مطالعه کرده از پرس وجو اطلاعات مندرج در آنها را به " روز " در آورد . همچنین در جریان رسیدگیها چنانچه مشاهده گردد که در مواردی کنترلهای جدیدی ایجاد گردیده و یا در کنترلهای قبلی تغییراتی داده شده است موارد باید در مدارک مندرج در پرونده اصلاح شود .
5- خاتمه هر قسمت از حسابرسی داد و ستدها بایستی با این تصمیم گیری که آیا یک " سیستم " کنترل داخلی وجود دارد یا خیر و سپس ارزیابی نقاط قوت و ضعف آن توأم باشد . برای این منظور حسابرس باید به سؤالات مشخص و از پیش طرح شده ای در این زمینه جواب دهد تا با یک قضاوت خونسردانه و حتی المقدور علمی ارزیابی خود را به عمل آورد .
6- بنابر مطالب بالا ، در هر مورد رسیدگی ، حسابرس بایستی برنامه حسابرسی داد و ستدها را با توجه به اوضاع و احوال مؤسسۀ مورد رسیدگی طرح نماید . برنامه ای که به پیوست ارائه می شود به عموان یک الگو با توجه به اوضاع و احوال احتمالی یه شرکت متوسط تولیدی تهیه شده است و در مورد هر رسیدگی با توجه به شناختی که از سیستم کنترل داخلی به دست می آید ، نخست باید سرپرست حسابرسی این الگو را بررسی نموده و بر اساس آن برنامه کار خود را تدوین نماید . در بعضی موارد ممکن است این برنامه را و یا احتمالاً با مقداری کم و زیاد کردنبه کار برد .
پرداختها
هدف
1- هدف از رسیدگیهای حسابرس تحت این عنوان به طور خلاصه به شرح زیر است :
الف – اینکه کلیه پرداختها به اتکاء مدارک مثبته و در قبال خرید کالا یا خدمات و یا تحصیل داراییها و یا اخذ منابع مالی و غیره صورت میگیرد .
ب –اینکه در هر مورد مدارک مثبته به طور مستقل از مقام پرداخت کننده تهیه یا رسیدگی شده و قبل از عمل پرداخت مقام ارشدی اجازه پرداخت داده است (پرداخت با مجوز قبلی است) .
ج – اینکه پرداخت واقعاً در وجه ذینفع صورت می گیرد و احتمال هر گونه سوء استفاده از میان برداشته شده است .
د – اینکه کلیه پرداختها به نحو صحیح طبقه بندی شده و در حسابهای صحیح ثبت می شوند و اینکه متقابلاً کلیه پرداختهای ثبت شده با توجه به مشخصات ثبت شده متکی به اسناد مثبته بوده و در ردیف پرداختهای واقعی مؤسسۀ مورد رسیدگی می باشند .
رسیدگیها
2- رسیدگی کنید چه کسانی در مؤسسۀ مورد رسیدگی اجازه تصویب چه نوع پرداختهایی را تا چه میزانی دارند . اگر هرگونه پرداختی نیاز به امضاء دو یا چند نفر را دارد مراتب را یادداشت کنید . کنترل کنید که پرونده دایمی حسابرسی در این مورد به روز آورده شده و نمونه امضاء و نمونه پاراف این افراد در پرونده درج می باشد .
3- رسیدگی کنید که افراد فوق الذکر طبق اساسنامه یا مصوبات مجامع عمومی اختیار امضاء داشته و مراتب را با مفاد آگهی مندرج در روزنامهرسمی تطبیق می نمایند .
4- چنانچه در اسامی این افراد نسبت به دورۀ قبل تغییری داده شده و یا اولین نوبت حسابرسی است ، از بانکهای طرف حساب تأییدیه مستقلی اخذ کنید که صاحبان امضاء معرفی شده به بانک را نشان دهد ، چنانچه تفاوتی مشاهده می شود مورد را پیگیری کنید .
5- رسیدگی کنید که چکها به ترتیب شماره صادر شده و به قید شماره در کارت یا دفتر معین بانکها ثبت می شوند . رسیدگی کنید که چکهای باطله به نظر مقام ارشدی رسیده و پس از ابطال نگاهداری می شوند .
6- تعداد 100000 از پرداختهای انجام شده در هر ماه را انتخاب نموده و با مشخصات کامل در کاربرگی یادداشت کنید . سپس رسیدگیهای زیر را انجام دهید :
الف – با مراجعه به اسناد مربوطه ، رسیدگی کنید که پرداخت متکی به اسناد مثبته و با دستور پرداخت و مجوز صحیح صورت گرفته است .
ب – رسیدگی کنید که از گیرندۀ چک رسید معتبر اخذ شده است .
ج – در مورد خرید کالا و خدمات ، فاکتورهای مربوطه را بررسی و اطمینان حاصل کنید :
اولاً : به نام مؤسسۀ مورد رسیدگی و مربوط به دورۀ مورد رسیدگی می باشد .
ثانیاً : مربوط به کالا یا خدماتی است که برای کار مؤسسۀ مورد رسیدگی ضروری و طبیعی است .
ثالثاً : مندرجات و محتوی اسناد ضمیمه ، کالا یا خدمات مربوطه ظاهراً دریافت شده است .
رابعاً : کلیۀ تخفیفاتی که دستگاه مستحق به دریافت آن بوده کسر گذارده شده و به طور کلی فاکتور از لحاظ محاسبات و قیمتها کنترل شده است .
خامساً : فاکتور توسط مدیر یا مقام مسئول ارشدی به عنوان تأیید امضاء یا پاراف شده است .
د – در مورد پرداختهای مربوط به جمع دستمزدها ، جمع لیستهای حقوق ، واریز مالیات حقوق و کسر بیمه های اجتماعی و سایر کسور ، مراتب را با لیستهای مربوطه تطبیق دهید و رسیدگی کنید که لیستها حاوی امضاهای مجاز می باشند . ( رسیدگیهای بیشتر در این مورد تحت عنوان دستمزد و حقوق انجام می گیرد ) .
منبع : حسابرسی ، نوشته نصرالله مختار ( عضو پیوسته انجمن حسابداران خبرۀ انگلستان و ویلز
