سیستم کنترل داخلی
اهمیت اعمال کنترل در سیستمهای موجود موسسه
اکثر تصمیمات مدیران موسسات مختلف، از تصمیمات جزئی گرفته تا تصمیمات مهم، مبتنی بر اطلاعات حاصل از ستاده های سیستم حسابداری است. کنترل در یک سیتم حسابداری مناسب و مطلوب، وسیله ای است که موجب اطمینان خاطر مدیران از دقت و صحت اطلاعات مندرج در صورتها و گزارشهای مالی می شود و امکان اشتباه، سوء استفاده و اختلاس و تقلب را به حداقل می رساند.
بخش عمده ای از تصمیمات مهم که توسط مسئولان یک موسسه اتخاذ می شود مربوط به اصول سیاستهای کلی و خط مشی های عملیاتی آن موسسه است. برای حصول اطمینان از این که سیاستها و خط مشیهای مدیران به اطلاع کلیه افراد شاغل در موسسه می رسد و اجرای دقیق آنها مرتبا کنترل و پیگیری می شود، لازم است نظارت و دقت در برقراری کنترل در سیستمهای موجود موسسه اعمال و روشهای خاص به کار گرفته شود. این امر از وظایف و مسئولیتهای بسیار مهم مدیران موسسات محسوب می شود.
سیستم کنترل داخلی
عده کثیری از مردم و معدودی از حسابداران بر این باورند که کنترل داخلی به معنای حفاظت از وجوه نقد یا جلوگیری از سرقت آن است. اگر چه یکی از اهداف مهم کنترل داخلی در موسسات، حفاظت داراییها و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی است، ولی این فقط بخشی از اهداف کنترل داخلی است. در درس اصول حسابداری ( 1 ) دیدیم که تصمیمات تجاری عمدتا متکی بر اطلاعات حاصل از سیستم حسابداری است. یکی از اهداف اولیه و اساسی کنترل داخلی در موسسات، ایجاد اطمینان از صحت و دقت اطلاعات حاصل از سیستم حسابداری است که مبنای تصمیم گیری استفاده کنندگان از صورتها و گزارشهای مالی است.
تعریف سیستم کنترل داخلی
مجموعه اجزای به هم پیوسته و اقدامات و روشها یی که هدفهای زیر را تامین کندکنترل داخلی نامیده می شود. این روشها و اقدامات عبارت است از:
1- محافظت از داراییهای موسسه و جلوگیری از سوء استفاده، تقلب و اتلاف
2- کسب اطمینان از واقعی بودن صورتها و گزارشهای مالی و عملیات انجام شده روی داده ها به سیستم حسابداری .
3- اطمینان از رعایت تصمیمات و خط مشیها در تمام قسمتهای موسسه
4- ارزیابی عملکرد در کلیه قسمتها و افزایش کارایی عملیات در موسسه
بطور خلاصه می توان گفت که کنترل داخلی شامل تمام اقدامات و روشهای مورد استفاده در یک موسسه است که برای اطمینان مدیریت از انجام بدون عیب و مطابق برنامه عملیات تجاری طراحی و اجرا می شود. برای مثال، یکی از اصول بنیادی کنترل داخلی آن است که یک کارمند نباید مسئولیت انجام کلیه مراحل یک رویداد مالی از نقطه شروع تا پایان را به عهده داشته باشد. زمانی که عملیات تجاری به ترتیبی سازمان یابد که دو یا چند کارمند در جریان وقوع یک رویداد مالی انجام وظیفه کنند، امکان اشتباه، تقلب، و سوء استفاده کاهش می یابدو کار یک کارمند دیگر کنترل خواهد شد.
کنترل داخلی اداری
مجموعه اقدامات و روشهای بکار گرفته شده در جهت افزایش کارایی عملیات و اطمینان از رعایت برنامه ها و دستورالعملها در کلیه سطوح موسسه را کنترل داخلی اداری می گویند. مثلا، اگر مدیریت یک موسسه تجاری کارمندان فروش خود را ملزم کنند که برای مسافرتهایی که برای بازدید مشتریان و بررسی بازار فروش انجام می دهند، گزارشهایی از فعالیت انجام شده را تهیه و ارائه کنند، این امر قطعا درافزایش فعالیت فروشندگان و افزایش فروش تاثیر خواهد داشت. دستورالعمل استخدامی نیز از مواردی است که به منظور بالا بردن میزان کارایی عملیات یک موسسه تهیه و اجرا می شود.
کنترل داخلی حسابداری
مجموعه اقدامات و روشهایی که برای حصول اطمینان از حفاظت داراییها و صحت اسناد و مدارک صورتها و گزارشهای مالی به کار گرفته می شود، کنترل داخلی حسابداری نام دارد. مثلا، کارمندی که مسئولیت دریافت و یا پرداخت وجوه نقد است نباید سوابق و حسابهای مربوطه را نگهداری کند. به عبارت دیگر وظیفه نگهداری حساب داراییها باید کاملا از وظیفه حفاظت داراییها تفکیک شود. و یا مثلا منظور کردن شماره ردیف و سریال برای اسناد و مدارک حسابداری از قبیل چکها، و درخواستهای خرید هم یک نوع کنترل داخلی حسابداری است. یا کارمندی که درخواست خرید کالا یا ملزومات را صادر می کند، نباید خودش چک مربوط به خرید آن را نیز امضا کند.
نمودار سازمانی خطوط راهنمای کنترل داخلی
یک نمودار سازمانی مطلوب باید بطور روشن به وظایف و مسئولیتهای هر فرد برای هر فعالیت مثل خرید، دریافت کالای خریداری، نگهداری سوابق حسابداری، اعطای اعتبار به مشتریان و ... اشاره داشته باشد ( یک نمونه نمودار سازمانی مطلوب در صفحه بعد آمده است ).
وقتی مسئولیتها و وظایف هر فرد برای هر فعالیت روشن باشد و اختیارات هماهنگ با آن وظایف و مسئولیتها به او اعطا شده باشد، کارایی در موسسه افزایش می یابدو اشتباهات سهوی و یا عمدی به سرعت کشف خواهد شد. تعیین دقیق اختیار و مسئولیت در نمودار سازمانی، نقش مهمی در رسیدن به یک کنترل داخلی موثر ایفا می کند.
روشهای خاص اعمال کنترل داخلی
در موسسات مختلف با عنایت به حجم و وسعت آنها، گذشته از موارد عمومی ذکر شده، اقدامات و روشهای خاص دیکری برای اعمال کنترل داخلی موثرتر به کار می رود که مهمترین آنها به شرح زیر است.
حسابرسی داخلی
مدیران موسسات بزرگ با توجه به گستردگی فعالیتها و تعداد کارکنان و ... ، برخلاف صاحبان و مدیران موسسات کوچک نمی توانند از تمام جزئیات امور موسسه خود با خبر باشند. اغلب این موسسات در تشکیلات خود واحدی ستادی به نام حسابرسی داخلی دارند که متشکل از حسابداران واجد صلاحیت است.
واحد حسابرسی داخلی هر دو مورد کنترل داخلی اداری و کنترل داخلی حسابداری موسسه را مطالعه و ارزیابی می کندو گزارشاتی از یافته های خود را به مدیران ارشد موسسه ارائه می کند.
برنامه ریزی مالی
یکی دیگر از روشهای خاص اعمال کنترل داخلی، برنامه ریزی و پیش بینی های مالی است. در برنامه مالی موسسه هدفهای مالی برای دوره ای معمولا یک ساله تعیین می شود. این برنامه مالی عاملی است که به کمک آن می توان عملیات انجام شده را بررسی و کنترل کرد و تفاوت بین ارقام پیش بینی شده و ارقام واقعی هر نوع رویداد مالی را مورد ارزیابی و تجزیه و تحلیل قرار داد. برای مثال، برنامه ریزی وجوه نقد موسسه را برای یک سال مالی ( معمولا به تفکیک برای هر ماه ) پیش بینی می کند. هدف اصلی از تهیه چنین برنامه ای آن است که اطمینان حاصل شود موسسه همواره قادر به پرداخت هزینه ها و بدهیهای خود در سر رسید خواهد بود و از طرف دیگر با پیش بینی تاریخ، میزان و منابع دریافتها، هر نوع تقلب، سوء استفاده و یا تاخیر در وصول وجوه نقد به سرعت آشکار می شود. همچنین با پیش بینی تاریخ و مبلغ هزینه ها و سایر پرداخت ها امکان تقلب و سوء استفاده کاهش خواهد یافت و از این طریق وجوه نقد که بیش از سایر انواع دارایی نیاز به کنترل و محافظت دارد تحت نظارت دقیق تری قرار می گیرد.
شماره گذاری پیاپی ( سریال ) اسناد و مدارک
یکی دیگر از رایج ترین و در عین حال قدیمی ترین روشهای اعمال کنترل داخلی در موسسات، شماره گذاری پیاپی ( سریال ) اسناد و مدارک موجود در موسسه است. بر اساس این روش، اسناد و مدارک مورد استفاده در سیستمهای موجود در موسسه مانند برگه سفارش خرید، صورتحساب فروش، اوراق دریافت و پرداخت صندوق، قبض انبار و .... باید قبل از استفاده، شماره گذاری پیاپی شده باشند. با شماره گذاری پیاپی اسناد و مدارک در صورتی که یکی از آنها در محل خود بایگانی نشده باشد یعنی مفقود یا پنهان شده باشد، عدم وجود تسلسل و ترتیب شماره اسناد و مدارک، توجه را به امکان وجود اشتباه و یا تقلب و سوء استفاده جلب خواهد کرد.
کارکنان درستکار و لایق
بهترین و کاراترین روشهای کنترل داخلی، بدون بکار گیری کارکنان درستکار و لایق در سیستمهای موجود موسسه، نمی توانند در کنترل عملیات مختلف موثر باشند. صلاحیت و درستکاری کارکنان اصل مهمی در انجام به موقع برنامه ها و خط مشیها و حفاظت ازداراییها و اعمال کنترل داخلی در موسسات است. از این رو در موسسات و سازمانهای بزرگ با تهیه و تدوین دستورالعملها و استانداردهای خاص، برای استخدام کارکنان شایسته و کارآمد دقت و نظارت کافی اعمال می شودو استخدام کارکنان درستکار و لایق در استحکام کنترل داخلی موسسات نقش بسیار مهمی ایفا می کند.
جابه جایی کارکنان در مشاغل مختلف
یکی از روشهای خاص دیگری در موسسات بزرگ موجب تقویت کنترل داخلی می شود، جا به جا کردن کارکنان در مشاغل مختلف است. این عمل گذشته از آنکه مهارت و تجربه حرفه ای کارکنان را در مشاغل گوناگون افزایش می دهد، در تقویت کنترل داخلی موثر است و احتمال کشف تخلف، سوء استفاده و اشتباهات را افزایش خواهد داد. کارمندی که می داند پس از چندی شغل و سوابق کاری او توسط کارمند دیگری تحویل گرفته خواهد شد. حداکثر تلاش خود را برای انجام وظایفش، مطابق برنامه ها و دستورالعملهای موسسه، به کار خواهد گرفت.
به دلیل اهمیت جا به جایی کارکنان در مشاغل مختلف، عده ای از صاحب نظران معتقدند که در موسسات بزرگ باید همه کارکنان طی سال از مرخصی استحقاقی سالیانه استفاده کنند و برای اعمال کنترل داخلی بیشتر وظایف کارمندی که به مرخصی می رودبه کارمند دیگری محول شود.
