سیستم حسابداری دستی
مقدمه
تاکید بر سیستم حسابداری دستی بر این اساس است که این سیستم و مفاهیم دفاتر روزانه و معین در دوران نه چندان دور( قبل از کاربرد وسایل مکانیکی و کامپیوتری) و حتی در سال های اخیر توانسته است نیازهای اطلاعات مالی مسسات متوسط و بزرگ را بخوبی مرتفع کند. گذشته ازآن سیستمهای مکانیکی و کامپیوتری که فعلا در موسسات مختلف به کار می روند متکی بر تجارب و نتایج حاصل از سیستمهای وسیع تر دستی اندو دانستن حسابداری دستی به طور کامل می تواند مبنای مناسبی برای طرح و اجرای سایر سیستمهای حسابداری باشد.
در موسسات بزرگ برای پردازش رویدادهای مالی زیادی که دارند دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل کافی نیست و برای افزایش سیستم حسابداری دستی از دفاتر روزنامه اختصاصی، چند ستونی یا ترکیبی و دفاتر معین استفاده می شود.
دفاتر روزنامه اختصاصی
در سیستم حسابداری دستی موسسات بزرگ، هر رویداد مالی یا در دفتر روزنامه عمومی و یا در یک دفتر روزنامه اختصاصی که برای ثبت و پردازش نوع خاصی از رویدادهای مالی پیش بینی شده است، ثبت می شود. برای رویدادهای مالی تکراری وشبیه به هم می توان از یک دفتر روزنامه اختصاصی استفاده کرد.استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصی جداگانه برای ثبت برخی از رویدادهای مالی خاص در دفتر روزنامه اختصاصی و میزان زمان صرفه جویی شده برای نقل به حساب های معین و دفتر کل از علل عمده استفاده از دفتر روزنامه اختصاصی است. گذشته از آن می توان با استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصی متعدد کار ثبت در دفتر روزنامه را بین چند حسابدار که به طور همزمان دفاتر روزنامه اختصاصی مربوط را ثبت می کنند، تقسیم کرد.
دفتر روزنامه فروش
در اغلب موسسات، صورتحسابهای فروش( فاکتورهای فروش ) در چندین نسخه صادر می شود.اطلاعات منعکس در صورت حسابهای فروش، معمولا شامل تاریخ فروش، شماره پیاپی( سریال ) صورتحساب فروش، نام خریدار، مبلغ فروش و شرایط پرداخت است. اداره یا واحد فروش موسسه، یک نسخه از صورتحساب فروش را به واحد حسابداری موسسه ارسال می کند. نسخه صورتحساب فروش نسیه واصل شده به حسابداری، مبنای ثبت در دفتر روزنامه اختصاصی فروش است.
مزایای دفتر روزنامه فروش
دفتر روزنامه فروش موسسه سهیل نشان می دهد که هر یک از هشت مورد فروش نسیه در یک سطح دفتر روزنامه ثبت شده است. هر آرتیکل ثبت شده در این دفتر، نشان دهنده مبلغ بدهی هر مشتری بابت یک صورتحساب ( فاکتور ) نسیه و شماره صورتحساب مربوط در همان سطر در ستون < شماره صورتحساب> منعکس شده است، صورتحساب های فروش نسیه بر اساس شماره های پیاپی ( سریال ) بایگانی می شوند ودر صورت نیاز به اطلاعات بیشتر در مورد هر ثبت در دفتر روزنامه فروش می توان به بایگانی صورتحسابهای فروش مراجعه کرد.
یکی از مزایای دفتر روزنامه فروش آن است که که هر رویداد مالی فروش نسیه در یک سطر ثبت می شود، در حالی که همین رویداد مالی در دفتر روزنامه عمومی حداقل در سه سطر ثبت می شود. در سطر اول، حساب های دریافتنی ( بدهکاران ) به صورت بدهکار و در سطر دوم حساب فروش به صورت بستانکار و در سطر سوم شرح کافی برای این رویداد مالی نوشته می شود. حال اگر تعداد فروشهای نسیه چندین صد یا چندین هزار فقره طی ماه باشد، زمان صرفه جویی شده حاصل از کاهش عملیات ثبت بشیار با اهمیت خواهد بود.
همان طور که گفته شد، هر ثبت در دفتر روزنامه فروش نما یانگر بدهی یکی از مشتریان است. برای هر یک از مشتریان در دفتر معین حساب های دریافتنی ( بدهکاران ) یک صفحه اختصاص می یابد، علامت ( ) در ستون مربوط در مقابل هر سطر ثبت دفتر روزنامه فروش نشان می دهد که ثبت بدهکار حساب هر مشتری در دفتر معین حسابهای دریافتنی انجام شده است. مزیت دیگر دفتر روزنامه فروش، صرفه جویی در زمان ثبتهای بستانکار حساب فروش در دفتر کل است.
حساب های کنترل در دفتر کل ودفاتر معین
در دس اصول حسابداری ( 1 ) با نوعی از حسابهای دریافتنی ( بدهکاران ) سرو کار داشتیم که در آن تمام رویدادهای مالی مربوط تحت عنوان حسابهای دریافتنی در دفتر کل ثبت می شد. با داشتن چنین دفتر کلی، در صورتی که بخواهیم اطلاعاتی در مورد حساب یکی از بدهکاران به دست آوریم، باید تمام صفحات مربوط به حسابهای دریافتنی در دفتر کل را بررسی و اطلاعات لازم را استخراج کنیم.برای رفع این اشکال و داشتن اطلاعات دقیق و جداگانه از بدهکاران، در برخی از موسسات برای هر یک از بدهکاران حساب جداگانه در دفتر کل افتتاح می شود، اگر تعداد بدهکاران مثلا 5000 نفر باشد، یک دفتر کل با حداقل 5000 صفحه برای حسابهای دریافتنی، به علاوه صفحات دیگری برای حسابهایی چون، داراییها، بدهیها، حقوق صاحب سرمایه ( یا صاحبان سرمایه )، در آمدها و هزینه ها، مورد نیاز است. چنین دفتر کلی، بسیار قطور و حجیم خواهد بودو تراز آزمایشی ماهانه که از این نوع دفتر کل تهیه می شود بسیار مفصل و طولانی است. اگر تراز آزمایشی تهیه شده موازنه نباشد، یافتن اشتباهات و اصلاح آنها بسیار مشکل و تقریبا غیر عملی است.
انتقال ثبتهای دفتر روزنامه دریافتهای نقدی
انتقال ثبتهای صورت گرفته در دفتر روزنامه دریافتهای نقدی به حسابهای مربوطه در دفاتر معین و دفتر کل، به طور روزانه در طول ماه و یا در پایان ماه انجام می شود.
1- انتقال ثبتهای دفتر روزنامه دریافتهای نقدی در طول ماه. انتقال روزانه حسابهای دریافتنی از دفتر روزنامه دریافتهای نقدی به بستانکار حساب هر یک از مشتریان ( بدهکاران ) روزانه انجام می شود. علامت ( ) که در ستون مربوط در دفتر روزنامه دریافتهای نقدی در مقابل هر ثبت منعکس شده نشان می دهد که عملیات انتقال به حساب هر یک از مشتریان در دفتر معین حسابهای دریافتنی انجام شده است. با انتقال روزانه به حساب هر یک از مشتریان در دفتر معین، وضعیت جاری حساب هر یک از آنان در دسترس خواهد بودو اطلاعات حاصل از این وضعیت می تواند مبنای مناسبی برای دادن اعتبار بیشتر و تصمیم گیری برای انجان معاملات نسیه بعدی با آنان باشد. ازطرف دیگر، به روز بودن حساب هر یک از مشتریان در دفر معین حسابهای دریافتنی، می تواند راهنمای خوبی برای شناسایی مشتریان بد حساب باشد که در زمان مقرر و مورد توافق به پرداخت بدهی خود اقدام نکرده اند و باید احتمال سوخت شدن و یا لا وصول بودن مطالبات موسسه از آنان بررسی و پیگیری شود.
ثبتهای بدهکار و بستانکار سایر حسابها در دفتر روزنامه دریافتهای نقدی، روزانه به حسابهای مربوط انتقال یافته در دفتر کل انتقال می یابد، در ستون عطف( شماره حساب دفترکل ) شماره حساب هر ثبت انتقال یافته منعکس شده است که نشان می دهد عملیات انتقال صورت پذیرفته است.
2- انتقال جمع ستونها در پایان ماه. در پایان ماه، دفتر روزنامه دریافتهای نقدی جمع زده می شود. حاصل جمع تمام ثبتهای بدهکار باید معادل حاصل جمع تمام ثبتهای بستانکار باشد. پس از اطمینان از تساوی جمع ثبتهای بدهکار و بستانکار، حاصل جمع هر ستون به شرح زیر به حسابهای مربوط در دفتر کل منتقل می شود.
1. جمع ستون صندوق در پایان ماه به بدهکارحساب صندوق در دفتر کل انتقال می یابد.
2. جمع ستون تخفیفات نقدی فروش، در پایان ماه به بدهکار حساب تخفیفات نقدی فروش دردفتر کل منتقل می شود.
3. جمع ستون حسابهای دریافتنی در پایان ماه به بستانکار حساب کنترل حسابهای دریافتنی در دفتر کل انتقال می یابد.
4. جمع ستون بستانکار فروش، در پایان ماه به بستانکار حساب فروش در دفتر کل منتقل می شود.
پس از انتقال جمع هر یک از ستونها به حساب مربوط در دفتر کل، شماره حساب در دفتر کل در داخل پرانتز و در زیر جمع ستونی که انتقال یافته منعکس می شودو نشان می دهد که عملیات انتقال انجام شده است.هریک از مبالغ ثبت شده در قسمت بدهکار و بستانکار سایر حسابهای دفتر روزنامه دریافتهای نقدی، روزانه به حسابهای مربوط در دفتر کل منتقل شده است.
