نحوه تهیه و تنظیم صورت های مالی از روی مدارک ناقص
سیستم حسابداری در شرکت هایی که دارای گردش عملیات محدود می باشند، ممکن است به اندازه ای مقدماتی باشد که حتی اصول مورد استفاده در حسابداری دو طرفه نیز در آن رعایت نگردد. به سخن دیگر ، در شرکت های مزبور از سیستم حسابداری یکطرفه برای ثبت عملیات استفاده می شود و دفاتری که در طول سال از آنها برای ثبت رویدادهای تجاری استفاده می گردد. اعتبار قانونی نداشته و اقلام مورد نظر در آن به طور قاعده مندی ثبت نمی شوند. تنها در پایان هر دوره ی مالی ، به منظور رفع نیازهای قانونی، از روی مدارک به اصطلاح ناقصی که به شیوه ی یکطرفه ثبت گردیده ، اقدام به تهیه ی صورت های مالی و تکمیل اظهارنامه ی مالیاتی می گردد. در روند عملیاتی موسسات اقتصادی ممکن است به دلیل وقایع غیر مترقبه ای مانند آتش سوزی، حوادث طبیعی یا سرقت قسمتی از اسناد و مدارک یا دفاتر حسابداری معدوم شود یا برخی از فروشگاه ها یا موسسات کوچک ممکن است به دلیل عدم آگاهی از مزایای سیستم دوطرفه و یا مقرون به صرفه نبودن آن، از سیستم حسابداری دو طرفه استفاده نکنند. این گونه موسسات، داد و ستدهای خود را به صورت ناقص یادداشت نموده و خواهان تهیه صورت های مالی خود می شوند.
سیستم یک طرفه و مدارک ناقص
یک سیستم ثبت یک طرفه حسابداری ، سیستمی است که در آن صرفا یک طرف معامله ثبت می شود، برای مثال ، هنگامی که یک کالا به فروش می رسد صرفا میزان طلب از مشتری ثبت می شود بدون آنکه حسابی تحت عنوان فروش شناسایی شود. مدارک ناقص ، اصطلاحی است که به وضعیتی اشاره دارد که دفاتر به طور عادی در سیستم ثبت دو طرفه نگهداری شده، اما بنا به دلایلی نظیر غفلت و یا در اثر حوادث ناقص شده اند. چه سیستم ثبت یک طرفه باشد و چه مدارک ناقص شده باشند، تهیه صورت های مالی بر اساس آنها تا حدودی متفاوت از فرآیند عادی تهیه صورت های مالی در سیستم دو طرفه خواهد بود. دفتر داری یک طرفه به جز مواردی که حجم مبادلات واحد تجاری محدود می باشد، روشی ناکارآمد محسوب می شود و دارای محدودیت های زیر است:
1. اطلاعات لازم را جهت برنامه ریزی و کنترل در اختیار مدیریت قرار نمی دهد.
2. فقدان دفترداری منظم و دقیق می تواند به عدم کارایی در اداره و کنترل منابع اقتصادی منجر شود.
3. ابزاری برای کنترل اشتباهات دفتر داری به گونه ای که در سیستم دو طرفه موجود است ، فراهم نمی آورد.
4. این سیستم به ندرت کلیه مبادلات را ثبت می کند ، به ویژه بیشتر مبادلات داخلی معمولا از قلم می افتد.
به دلیل نبودن یا ناقص بودن دفتر کل و بسیاری از مدارک لازم، برای تهیه صورت های مالی در چنین شرکت هایی با مشکل مواجه می شویم. بنابراین ، باید با همان اطلاعات محدود، اقدام به تهیه گزارش های مالی شود. به هر حال، در تهیه صورت های مالی از روی مدارک ناقص و سیستم های یک طرفه، باید به نکات زیر توجه داشت:
1. رعایت فرم استاندارد گزارش های مالی در چنین شرکت هایی لازم نیست ، زیرا گزارش های مالی بر اساس اطلاعات محدود تهیه می شود. به عبارت دیگر استفاده کنندگان ، افراد درون سازمانی هستند و برای آنها نتیجه کار و نه محتوای مدارک اهمیت دارد.
2. این تکنیک ها ابزارهای متعارفی هستند و لزوما در تمامی موارد کاربرد ندارند و هر مدرک ناقصی،کاربرد مربوط به خود را دارد.
اطلاعات مورد نیاز جهت یافتن اطلاعات مفقود شده
به منظور تهیه و تنظیم صورت های مالی با استفاده از مدارک ناقص و سیستم یک طرفه ، می توان با تسلط بر اصول و قواعد حسابداری و روابط موجود بین اطلاعات مالی با تکیه بر مدارک و شواهد موجود به استنتاج سایر اطلاعات موجود پرداخت و در نهایت صورت ها گزارش های مالی را تهیه و تنظیم نمود. اطلاعات مورد نیاز غالبا از مدارک زیر قابل دریافت می باشد:
1 .صورت حساب های بانکی 2. وجوه نقد موجود در صندوق
3.شمارش موجودی کالا 4. قراردادهای شرکت
5. صورت حساب های خرید و فروش 6. اسناد هزینه ( مانند فیش آب و برق و ...)
7. دسته چک مالکان شرکت
برای تهیه گزارش های مالی از روی مدارک ناقص ، ابتدا ترازنامه ی اول دوره را تهیه می کنیم تا بتوانیم سرمایه اول دوره را به دست آوریم. سپس با محاسبه سود و مانده های پایان دوره حساب های ترازنامه ای ، ترازنامه ی پایان دوره را تهیه می کنیم.
معمولا حساب نقد، عملیات زیر را در خود می گنجاند:
دریافت های نقدی: فروش نقدی، دریافت از بدهکاران، فروش دارایی های ثابت، دریافت وام، درآمد سرمایه گذاری
پرداخت های نقدی : خرید نقدی، پرداخت به بستانکاران، خرید دارایی های ثابت، پرداخت وام ، برداشت
فروش و خرید نسیه
برای محاسبه سود عمده ترین اقلام مورد نیاز، مبلغ فروش و بهای تمام شده کالای فروش رفته است. میزان فروش نسیه شرکت را می توان با استفاده از حساب بدهکاران و با توجه به اقلام دریافت شده بابت مطالبات در طی یک دوره مالی محاسبه نمود.
بهای تمام شده کالای فروش رفته
بهای تمام شده کالای فروش رفته می تواند از اطلاعات مربوط به خرید و موجودی کالا استخراج شود. موجودی پایان دوره از طریق انبار گردانی ( شمارش موجودی ها) تعیین می شود. اگر مبلغ موجودی کالا پایان دوره از طریق انبار گردانی تهیه نشده باشد، مبلغ آن باید برآورد شود. برای به دست آوردن مبلغ خرید کل ، باید خرید نقدی را به خرید نسیه اضافه نمود.
تبدیل سیستم یک طرفه به سیستم دو طرفه
در برخی موارد و بنا به دلایل مختلف، ممکن است مالک یا مالکان واحد تجاری تمایل داشته باشند که سیستم ثبت یک طرفه به سیستم دوطرفه تبدیل شود. در این راستا ، از تاریخ مورد نظر آنها ، ابتدا صورت های مالی از روی اسناد و مدارک ناقص تهیه و سپس مانده حساب های دائمی در دفاتر ثبت می گردد و پس از آن تمامی رویدادهای مالی بر اساس معادله اصلی حسابداری تجزیه و تحلیل خواهد شد و بر اساس سیستم دو طرفه در دفاتر ثبت می شود.
منبع: حسابداری مالی. خواجوی، شکرالله. تهران ، ترمه، 1389.
