مراحل تهيه بودجه
مراحل بودجه از چهارمرحله تشكيل مي شود كه در مجموع اين چهارمرحله را دور بودجه اي يا سيكل بودجه اي نيز مي نامند. اين چهارمرحله عبارتند از:
مرحله اول: تهيه و تنظيم و پيشنهاد بودجه(بودجه پيشنهادي)
مرحله دوم: تصويب بودجه(بودجه مصوب)
مرحله سوم: اجراي بودجه(بودجه تخصيصي)
مرحله چهارم: نظارت و كنترل بودجه(تفريغ بودجه)
مرحله اول تهيه و تنظيم و پيشنهاد بودجه:
اين مرحله شامل كليه عمليات مربوط به تهيه, ارزيابي, طبقه بندي و تنظيم اطلاعات بودجه اي مي باشد. در اين مرحله, هر ساله ستادي به نام ستاد برنامه و بودجه در سازمان تشكيل مي شود, اين ستاد علاوه بر آنكه اهداف, سياستها و برنامه هاي اجرائي سازمان را بر حسب بخشهاي مختلف بررسي,تصحيح و تلفـيق مي نمايد, بودجه پيشنهادي و احدهاي اجرائي (ادارات كل اعم از ستادي و اجرائي) را نيز مورد رسيدگي قرار مي دهد. بودجه پيشنهادي ستاد برنامه و بودجه پس از تائيد توسط هيات مديره براي تصويب نهائي به شوراي عالي سازمان فرستاده مي شود. طبق ماده 20 اساسنامه سازمان, هيات مديره مكلف است تا اول دي ماه هر سال, بودجه كل سازمان را براي تصويب به شورايعالي تقديم نمايد.
مرحله دوم تصويب بودجه:
منظور ازاين مرحله تصويب بودجه پيشنهادي هيات مديره توسط شوراي عالي سازمان مي باشد. تصويب بودجه به مفهوم تائيد و تجويز برنامه هاي مالي هيات مديره به وسيله شورايعالي است. در اين مرحله, بودجه اي كه هيات مديره پيشنهاد نموده است قبل از شروع سال مالي اجراي بودجه, به صورت قانون در مي آيد و جهت اجرا به هيات مديره و واحدهاي اجرائي ابلاغ مي گردد.
بودجه پيشنهادي هيات مديره, بعد از تقديم به شورايعالي,جهت رسيدگي به كميته هاي تخصصي مربوطه ارجاع مي شود. شوراي عالي سازمان پس از ارائه نظرات و پيشنهادات كميته هاي تخصصي, بودجه سازمان را با تعديلاتي به تصویب مي رساند. نكته مهم در اين مرحله اين است كه هدف, تصويب اعداد و ارقام نيست بلكه منظور اصلي, رسيدگي به سياستها و برنامه هاي هيات مديره مي باشد كه با توجيهات اقتصادي, اجتماعي و... همراه مي باشد و به صورت اعداد و ارقام تجلي يافته است.
مرحله سوم اجراي بودجه:
اجراي بودجه كليه مراحلي را شامل مي شود كه جهت وصول درآمدها و ساير منابع تامين اعتبار ازيك طرف و مصرف اعتبارات پيش بيني شده و مصوب از طرف ديگر به مورد اجرا گذاشته مي شوند. اين مرحله شامل ابلاغ بودجه, تخصيص بودجه و مصرف اعتبارات مي باشد. در مرحله مصرف اعتبارات مخارج سازمان به مرحله عمل در مي آيد. مرحله مصرف اعتبارات خود شامل مراحل تفضيلي تامين اعتبار, عملكرد (تعهد) و دستور پرداخت مي باشد.
مرحله چهارم نظارت و كنترل بودجه:
نظارت بر بودجه به معني كنترل مالي و قانوني نحوه اجراي بودجه مصوب و ارزيابي نتايج حاصل از اجراي بودجه است. در حال حاضر وظيفه نظارت و كنترل بودجه سازمان را اداره كل بودجه و تشكيلات برعهده دارد.
اما هر ساله براي تهيه و تنظيم بودجه سالانه سازمان, CPM يا برنامه زمانبندي تهيه و تنظيم بودجه توسط ستاد مركزي تهيه و بر اساس اين برنامه زمانبندي, جزئيات مراحل اول و دوم و تهيه بودجه كه همان تهيه, تنظيم, پيشنهاد و تصويب بودجه مي باشد, با جزئيات آن مشخص مي شود. بر اساس CPM تنظيم شده, مراحل مختلف تهيه و تنظيم و تصويب بودجه, همراه با واحدهاي ستادي و اجرائي متولي هر يك از مراحل, به ريز مشخص مي شود. در يك تقسيم بندي كلي جزئيات CPM يا مراحل تهيه, تنظيم و تصويب بودجه سالانه سازمان را مي توان به چندين قسمت مجزا و به شرح ذيل تقسيم كرد:
1- بررسي چشم انداز پيش روي سازمان در سال مالي مورد نظر و تهيه و تدوين راهبردها و خط مشي هاي سازمان:
گام اول تهيه و تنظيم بودجه ساليانه سازمان, بررسي چشم انداز پيش روي سازمان از ابعاد درون و برون سازماني و تدوين راهبردها و خط مشي هاي سازمان بر اساس اين چشم انداز مي باشد. در اين مرحله, سازمان پيش بيني مي كند كه در سال مالي مورد نظر, با چه مسائل و موضوعات درون و برون سازماني و از لحاظ متغيرهاي اثرگذار بر عملكرد سازمان مواجه مي باشد. اين پيش بيني كمك شاياني به ترسيم فعاليتهاي سازمان در سال مالي مورد نظر خواهد داشت.
2- پيش بيني و تصويب منابع و مصارف و نرمهاي كلان سازمان(بر اساس مفاد بند قبل), تهيه و تدوين بخشنامه بودجه و دستورالعمل تهيه و تنظيم بودجه بر اساس آن و ابلاغ آن به واحدها ذيربط:
پس از تصويب راهبردها و خط مشي هاي كلان سازمان در ستاد برنامه و بودجه, كميته هاي تخصصي به تهيه و تنظيم اهداف و سياستهاي بخشي در چارچوب راهبردها و خطمشي هاي كلان سازمان مي پردازند. محصول نهائي كميته هاي تخصصي, پيشبيني منابع و مصارف و نرمهاي كلان سازمان مي باشد كه پس از بحث و بررسي در ستاد برنامه و بودجه, به تصويب مي رسد. اين برآوردها چارچوبي را براي تجزيه و تحليل ارقام پيشنهادي ادارات كل بيمه اي و مديريتهاي درمان استان, شركتهاي وابسته به سازمان و واحدهاي ستادي بدست مي دهد. همزمان تهيه فرمهاي برنامه هاي اجرايي توسط اداره كل بودجه و تشكيلات و تائيد آن در ستاد برنامه و بودجه, تهيه بخشنامه برنامه و بودجه, و تهيه و تنظيم اهداف و سياستهاي بخشي توسط ستاد برنامه و بودجه و تائيد آن توسط مديرعامل و تهيه دستورالعمل تهيه و تنظيم بودجه توسط اداره بودجه و تشكيلات و ابلاغ آن به معاونتها, ادارات كل ستادي, ادارات كل بيمه اي و مديرتهاي درماني استاني, صورت مي گيرد.
3- تهيه, تنظيم و تصويب بودجه پيشنهادي ادارات كل, مديريتهاي درمان, شركتهاي وابسته به سازمان, واحدهاي ستادي تدوين تبصره هاي بودجه بر اساس مفاد بخشنامه بودجه و دستورالعمل تهيه و تنظيم بودجه:
در اين مرحله واحد های استانی(ادارات كل بيمه اي و مديريتهاي درمان), ستادي با توجه به بخشنامه بودجه و دستورالعمل تهيه و تنظيم بودجه, كه در مرحله قبل تهيه شده بود, به تنظيم بودجه پيشنهادي خود مي پردازند. علاوه بر آن در اين مرحله, تبصره هاي بودجه نيز مورد بررسي و تصويب قرار ميگيرد. در این مرحله اداره کل بودجه وتشکیلات ، سیاستهای بخش مصوب ستاد برنامه و بودجه را به معاونت های سازمان ابلاغ می کند . همزمان با ابلاغ اهداف وسیاست های بخشی شوراهای تخصصی و فنی و درآمد ، سرمایه گذاری ، درمان و . . . با تشکیل جلسات متعدد ، وصول حق بیمه ، درآمدهای سرمایه گذاری و تعهدات قانونی را برای سال آتی برآورد می نمایند.
4- تلفيق بودجه ستاد, استانها و بررسي و تدوين تبصره هاي بودجه
در اين مرحله اداره كل بودجه و تشكيلات با تلفيق برنامه هاي اجرائي واحدهاي ستادي, شركتهاي تابعه و ادارات كل بيمه اي و مديريتهاي درمان استان ها, به تهيه بودجه سراسري اقدام مي نمايد, بودجه تلفيقي پس از بحث در ستاد برنامه و بودجه و جرح و تعديل آن در اين ستاد و تائيد نهائي آن, براي بررسي و تائيد و تصويب, به هيات مديره فرستاده مي شود.
5- بررسي و تصويب بودجه در هيات مديره
در اين مرحله هيات مديره به بررسي برنامه و بودجه پيشنهادي سازمان, ارسالي از سوي ستاد برنامه و بودجه (تهيه شده در مرحله قبل) پرداخته در صورتيكه هيات مديره نظر خاصي در خصوص بودجه پيشنهادي ارسالي داشته باشد آنرا براي بازبيني مجدد به اداره كل بودجه و تشكيلات برمي گرداند و اداره كل بودجه و تشكيلات پس از اعمال نظرات هيات مديره آنرا براي تصويب مجدد به هيات مديره ارائه مي نمايد. در صورت جلب رضايت هيات مديره, بودجه پيشنهادي به تصويب هيات مديره رسيده و آنرا براي تصويب نهائي به شوراي عالي ارسال مي نمايد. همچنين در صورتيكه هيات مديره در خصوص بودجه ارسالي از سوي ستاد برنامه و بودجه, اصلاحيه خاصي نداشته باشد, آنرا مستقيماً براي تصويب به شوراي عالي ارسال مي كند.
6- بررسي و تصويب بودجه در شوراي عالي
در اين مرحله شوراي عالي سازمان, پس از بررسي برنامه و بودجه پيشنهادي در كميته هاي تخصصي خود و اعمال نقطه نظرات خود در آن, آنرا به تصويب مي رساند. شايان ذكر است, شوراي عالي سازمان بالاترين مرجع تصميم گيري در سازمان در خصوص كليه امور مي باشد.
7- ابلاغ بودجه به واحدهاي ذيربط و مبادله موافقت نامه
پس از تصويب نهائي بودجه در شوراي عالي, اداره كل بودجه و تشكيلات به تدوين و تسهيم نهائي بودجه بين ادارات كل و مديريتهاي درمان استاني, واحدهاي ستادي و شركتهاي تابعه پرداخته و با دستور مديرعامل آنرا ابلاغ مي كند. طي سالهاي اخير ابلاغ بودجه به واحدهاي استاني(ادارات كل و مديريتهاي درمان) از طريق تنظيم ومبادله موافقتنامه بين ستاد و واحدهاي استاني صورت مي گيرد.
در پايان نيز اداره كل بودجه و تشكيلات كتاب برنامه و بودجه سازمان را تهيه و ارائه مي نمايد. شايان ذكر است كه از لحاظ زماني, مراحل توضيح داده شده فوق(فرآيند تهيه و تنظيم بودجه سالانه سازمان) حدود 6 ماه به طول مي انجامد, به نحويكه فعاليتهاي مربوط به تهيه و تنظيم بودجه سالانه سازمان, از اواخر نيمه اول سال مالي قبل(شهريورماه) شروع و تا اواسط اسفند ماه كه در آن زمان, مبادله موافقت نامه بين ستاد و واحدهاي استاني صورت مي گيرد, بطول مي انجامد.
