1- مرحله تشخیص : تشخیص یعنی تعیین یا انتخاب کالا یا خدماتی که برای تحقق اهداف موسسه دولتی موردنیاز میباشند . در واقع در این مرحله ، کالاها یا خدماتی که برای اجرای فعالیت سازمانها یا وزارتخانه ها مفید میباشند ، انتخاب میشوند . مرحله تشخیص این معنا است که دستگاههای دولتی ، ان بخشی که مسول خرید کالا یا خدمات میباشد ، تقاضا خرید را دریافت میکند و پس از براورد قیمت انها تقاضای خرید را تنظیم میکند و به رئیس دستگاه ابراز میکند . ورئیس نیز درخواست رابررسی میکند واگر این خرید را با برنامه های پیشنهادی شرکت مطابق بداند ، دستور انجام خرید یا ارائه خدمت را برای امور مالی ارسال میکند . که این فعالیت یعنی این که چه کالایی برای رسیدن به اهداف سازمان موثر است ، یکی از مهمترین مراحل هزینه میباشد .
تعیین چارچوبی برای انجام صحیح مرحله تشخیص ، به دلیل وسعت اهداف وحجم فعالیتهای دستگاهای دولتی ، در قالب دستور العمل های تفصیلی مقدور نیست . اعمال کنترل در مرحله تشخیص زمانی میتوانند موثر باشند که عوامل محیطی ثابت باشند و فعالیتهای دستگاهای دولتی نیز قابل پیشبینی باشند . اما فعالیتهای موسسات امروزه انقدر پیچیده است که به هیچ عنوان نمیتوان این کنترلها را اجرا نمود . و بنابراین باید از هوش وذکاوت مسولین در موسسات و وزارتخانه ها اتکا نمود . انجام صحیح مرحله تشخیص از ان جهت اهمیت دارد که در این مرحله در مورد نوع و میزان کالا یا خدماتی که باید خریداری گردد ، تصمیم لازم اتخاذ میشود . و همان طور که قبلا نیز بیان شد ، در مرحله تشخیص ، اجازه خرید کالا یا خدمت از سوی مقام مجاز دستگاه اجرایی صادر میشود و چون در این مرحله اقدامی برای استفاده از منابع مالی انجام نمی شود ، لذا هیچ گونه رویداد مالی ویا بودجه ای در دفاتر حسابداری حسابهای مستقل ثبت نخواهد شد .
مرحله تامین اعتبار :
اعتبار یک اجازه قانونی است که مجلس شورای اسلامی به دولت وسازمانهای تابعه ان میدهد تا وجوهی را برای تحقق اهداف و اجرای برنامه های مصوب خود مصرف نمایند . ودر واقع تامین اعتبار یعنی مقداری از اعتبار مصوب تخصیص یافته را برای خرید کالا یا خدمت معینی اختصاص دهیم . تامین اعتبار ، دومین مرحله از مراحل هزینه میباشد و در واقع زمانی که درخواست خرید کالا مورد موافقت رئیس دستگاه دولتی رسید ، برای تامین اعتبار به امور مالی موسسه ارجاع داده میشود . امور مالی نیز درخواست را بررسی میکند ودر صورتی که قانونی باشد و اعتبار تخصیص یافته هم کافی باشد ، قسمتی از اعتبارات را برای خرید کالا یا خدمت اختصاص میدهد . که این مرحله را مرحله تامین اعتبار مینامند .
مرحله تعهد :
پس از انجام مراحل تشخیص و تامین اعتبار ، واحد تدارکات دستگاه اجرایی اقدامات خود را برای خرید کالا یا خدمات مورد درخواست اغاز مینماید . بدین معنی که مامور خرید واحد مذکور به بازار اعزام میشود تا پس از بررسی قیمت کالا وخدمات مورد نظر وبا رعایت صرفه و صلاح دولت ، نسبت به خرید اقدام نماید . تشخیص صرفه وصلاح در مورد خرید و مسول واحد تدارکات و تایید مقام مجاز خرج ودر مورد معاملات عمده از طریق انتشار اگهی مناقصه عمومی یا ارسال دعوتنامه به عهده وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی ویا مقامات مجاز ازطرف انها میباشد . بنابر این سومین مرحله خرج به تحویل کالا یا ارائه خدمت ویا اجرای قرارداد اختصاص دارد که قبلا ضرورت خرید یا انجام واجرای ان توسط مقام مجاز دستگاه دولتی تشخیص داده شده وبرای پرداخت بهای تمام شده ان ، اعتبار تخصیص یافته لازم اندوخته شده است .
در واقع تعهد که سومین مرحله هزینه میباشد یعنی بدهی ایجاد شده بر اثر تحویل کالا یا انجام دادن خدمت ویا اجرای قراردادهایی که برابر مقررات منعقد شده است .وهمچنین شایان ذکر است که شرط اصلی ایجاد تعهد ، همیشه تحویل کالا یا انجام خدمت نمیباشد .
مرحله تسجیل :
از لحاظ مالی ، تسجیل یعنی بیان بهای تمام شده کالا یا خدمت معین بر اساس مدارک معتبر ، به عبارت دیگر ، تسجیل یعنی این که بر اساس اسناد و مدارک ، ثابت میکنیم بهای کالای تولید شده یا خدمت ارائه شده چقدر است . مرحله تسجیل چهارمین مرحله از مراحل هزینه ای میباشد که در این مرحله مقام مجاز دستگاه دولتی ضمن تایید اسناد و مدارکی از قبیل صورتحساب ، فاکتور ، صورت وضعیت و نظایر انها ، میزان وجه قابل پرداخت بابت کالای تحویل شده یا خدمت انجام شده راتعیین می کند .
مرحله صدور حواله :
مرحله صدور حواله ، پنجمین مرحله از مراحل هزینه است وبه عبارتی یک اجازه کتبی است برای پرداخت بدهی های قابل پرداخت ناشی از تحویل کالا یا خدمت توسط مقام مجاز دستگاه دولتی . صدور حواله را میتوان همان دستور پرداخت نامید . چون در حواله مبلغ قابل پرداخت توسط مقام مجاز مورد تایید قرار میگیرد . به این ترتیب حواله دستور پرداخت مقام مجاز دستگاه دولتی است که به صورت کتبی برای پرداخت بدهیهای ناشی از تحویل کالا یا انجام خدمت و غیره صادر میشود .
فرم حواله میتواند شامل اطلاعات زیر باشد :
1- مبلغ قابل پرداخت .
2- محل تامین اعتبار هزینه .
3- نوع هزینه .
4- مدارک ضمیمه .
مرحله نظارت مالی
مفهوم قانونی نظارت مالی به بیان ساده و کلی یعنی تطبیق پرداختها با قوانین ومقررات مالی حاکم بر مصرف وجوه دولتی ، بنابر این اعمال نظارت مالی که ششمین مرحله از مراحل هزینه ای است ، یعنی این که ذیحساب وزارتخانه یا موسسه دولتی ویا هر شخص دیگری که مسولیت نظارت مالی را به عهده دارد ، قبل از پرداخت هر وجهی نظارت نماید که ایا قوانین و مقررات مالی حاکم بر مصرف ان وجه در انجام پنج مرحله قبلی رعایت شده است یا خیر . در مرحله نظارت مالی ، کلیه مراحل خرج مورد رسیدگی قرار میگیرد ودر صورتی که مراحل مورد بحث با قوانین ومقررات مربوط مطابقت نماید ، هزینه به حساب قطعی منظور و مبلغ ان قابل پرداخت خواهد بود .
با توجه به مطالب بیان شده میتوان عنوان کرد که سند هزینه فریم است که حاوی خلاصه ای از اطلاعات مربوط به کلیه مراحل انجام هزینه وسایر پرداختها . وبه بیان دیگر فهرستی است از مدارک مربوط به مراحل خرج که بوسیله ان وقوع هزینه ها وسایر پرداختها اثبات میشود .
