سیستم حسابداری در تعاونی ها:
هرچند رعایت اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری در شرکت تعاونی مانند سایر شرکت های تجاری لازم الرعایه می باشد و مبنای ثبت عملیات مشابه حسابداری در همه شرکتها یکسان است اما سیستم حسابداری در شرکت های تعاونی باید متناسب با انواع فعالیت های شرکت و به عبارت دیگر نوع شرکت تعاونی طراحی و تنظیم گردد تا اطلاعات حسابداری جواب گوی نیاز های شرکت و استفاده کنندگان از صورت های مالی باشد . به عنوان مثال در طراحی سیستم حسابداری شرکت تعاونی مصرف و تهیه و توزیع سر فصل حساب ها تقریباً مشابه و یک نواخت انتخاب می گردد ولی ممکن است برخی از این سر فصل ها در شرکت تعاونی مسکن کابرد نداشته باشد و مستلزم وجود سرفصل دیگری باشد که در سیستم گنجانده شوند و یا در شرکت تعاونی تولید باید سیستم حسابداری به گونه ایی باشد که به راحتی بتوان قیمت تمام شده کالای ساخته شده و سایر اطلاعات مربوط به عملیات تولید را استخراج نمود.
لذا سیستم حسابداری با توجه به نوع فعالیت و اهداف تعاونی ضمن رعایت اصول پذیرفته شده حسابداری و استانداردهای حرفه ایی توسط متخصصین حسابداری تنظیم میگردد.
روش حسابداری شرکت های تعاونی تعهدی میباشد اما دفتر داری در شرکت های تعاونی روستایی در صورتی ساده انجام میشود بدین ترتیب که در مورد بعضی عملیات نقدی و در مورد بعضی تعهدی میباشد
سیستم کنترل داخلی:
در شرکت های تعاونی مصرف یا تهیه و توزیع مانند دیگر شرکتها ی بازرگانی خرید، فروش ، هزینه ها در حسابهای جداگانه منظور می شوند به نحوی که در پایان دوره مالی سود یا زیان حاصل از عملیات بر اساس تنظیم صورت حساب سود وزیان به سهولت محاسبه میگردد.
در این گونه شرکت ها به دلیل کثرت معاملات در تعدد محصولات و خصوصاً نقدی بودن قالب فروش ها در برخی از آن ها باید سیستم کنترل های داخلی مناسب و دقیق طراحی و تنظیم می گردد تا از بروز هرگونه سو استفاده جلوگیری گردد در زیر برخی از کنترل های داخلی لازم در شرکت های تعاونی عنوان می گردد:
1)سرمایه:
از آنجا که حساب سرمایه تغییرات زیاد تری نسبت به سایر شرکتهای تجاری دارد و عداد اعضا ممکن است بسیار زیاد باشند از سویی نگهداری حساب سرمایه هر سهامدار و کنترل بر واریز به موقع تعهدات هریک از آنها اهمیت زیادی دارند لذا معمول است که یک یا چند دفتر معین (فرعی) سهام جهت نگهداری حساب سرمایه هریک از اعضا در حساب های جداگانه ایی استفاده شود تا در هر مقطع زمانی وضعیت سرمایه هریک از آنها از جهت تعداد سهام، میزان واریز نقدی سهام ، مبلغ هر قسط ، میزان اقساط باقی مانده جهت مقایسه با مانده تعهد آن دقیقاً مشخص باشند همچنین هر گ.نه نقل و انتقال سهام مابین اعضا در آن درج شود ودر صورت خروج هریک از اعضا به یکی از دلایل اخراج،استعفا، فوت و غیره در حساب مزبور انعکاس یابد به منظور سهولت در کار بهتر است برای هریک از اعضا یک شماره عضویت اختصاص یابد ، همچنین بهتر است سررسید نامه ایی برای درج اقساط اعضا که تا تاریخ معینی باید واریز منایند با ذکر جرئیات نام عضو، مبلغ قسط و سایر اطلاعات نگهداری شود تا با اعلامیه های بانکی و صورتحساب بانک کنترل گردد بدین ترتیب اگر هریک از اعضا به موقع تعهدات خودرا ایفا نکنند فوراً مشخص میگردد.
2)عملیات بانکی:
حتی الامکان سعی شود که دریافت ها و پرداخت های شرکت از طریق سیستم بانکی انجام شود و فقط در موارد ضروری جهت مبالغ جزیی در یافت و پرداخت از طریق صندوق یا تنخواه گردان انجام شود. حد الامکان برای هریک از فروش ها سقفی تهیه شود و از هریک از خریداران تقاضا شود تا وجه مربوط به فروش های بیشتر از سقف مزبور را به حساب بانک واریز نمایند و فیش بانکی را به شرکت تحویل داده تا پس از کنترل های لازم، حواله انبار صادر گردد. وجوه مربوط به فروش های نقدی روزانه در پایان همان روز یا حداکثر روز بعد به حساب بانک واریز گردد و به طور مرتب صورت مغایرت بانکی تهیه شود و تطبیق داده شود.
۳)عملیات فروش:
در برخی از شرکت های تعاونی مصرف و تهیه و توزیع ، فروش کالا تماماً نقدی انجام میشود یا ممکن است فروش بعضی کالاهای ارزان به طور نقدی و بقیه به طور اثساط نیز انجام شود که بستگی به خط مشی شرکت دارد همانطوریکه قبلاً اشاره شد باید سعی شود فروش های شرکت بیش از سقف معینی از طریق سیستم بانکی صورت پذیرد و خریدارن ملزم باشند تا وجه را به بانک واریز کنند. در مواردی که تمام یا اکثر فروش نقدی انجام شود تفکیک وظایف از اهمیت ویژهایی برخوردار میباشد.
۳-1:خرده فروشی:
در تعاونی های مصرف و سایر تعاونی ها که روش خرده فروشی انجام میابد بایتی روش لازم از لحظ کنترل داخلی برای دریافت وجه و تحویل کالا منطبق با ضوابط هر حرفه بوجود آید و روزانه دریافت های صندوق با برگ یا فاکتور فروش تطبیق و حسابداری نسبت به صدور سند بشرح زیر عمل کند:
حساب صندوق ***
حساب فروش کالا ***
طبق فاکتورهای شماره...
درصورتیکه تعداد فاکتورها زیاد باشد بایستی فرمی که ریز فاکتور شامل مبلغ و شماره فاکتور باشد تهیه و ضمیمه سند شود .برای شرکت هایی که فروش در قبال پرداخت وجه توسط خریدار به حساب تعاونی در بانک انجام یابد و بهترین روش از لحاظ کنترل داخلی است به جای حساب صندوق بانک بدهکار میشود . در عملیات شرکت تعاونی بنا به موارد خاص ملاحظه که هیئت مدیره برای خرید کالا احتیاج به وضرورت آن هم که از بانک به طور وام دریافت شود دیده نمیشود لذا از کلیه اعضا مبالغی معین به عنوان پیش دریافت اخذ میشود وسپس مبادرت به خرید کالا و توزیع بین اعضا میشود سند مربوطه چنین خواهد کرد:
حساب صندوق/بانک ***
پیش دریافت اعضا ***
2-در هنگام تحویل کالا
حساب صندوق(بابت بقیه ارزش) ***
پیش دریافت اعضا ***
فروش کالا ***
۴)هزینه های عملیاتی:
پرداخت مطلوب برای کلیه هزینه های عملیاتی عبارت است از پرداخت طی چک از حساب جاری متعلق به شرکت میباشد .در این زمینه لازم است قبلا پیشنهاد پرداخت شود(در مورد حقوق و دستمزد لیسا شود)و پس از تصویب مدیر عامل حسابدار به شرح زیر عمل کند:
حساب هزینه ***
حساب بانک***
چنانچه پرداختی نقدی باشد حساب صنودق به جای حساب بانک بستانکار میشود.
برای خرید لوازم اداری تصویب نامه هیئت مدیره لازم میباشد و انتخاب سرفصل حساب مناسب به عهده حسابدار استکه با ماهیت لوازم بایستی منطبق باشد مثلا چنانچه اثاثه خرید واضح خواهد بود که ارزش تمام شده خرید در حساب اثاثه ثبت میگردد اگر ملزومات مصرف شدنی خریداری گردید بایستی ارزش خرید به حساب مربوطه منظور شود و در پایان دوره موجودی شمارش و پس از تایید مدیرعامل به دوره بعدی منتقل گردد:
1-حساب ملزومات مصرف شدنی***
حساب بانک***
2-درپایان دوره مالی پس از گواهی نامه موجودی
حساب هزینه ملزومات مصرف شده***
حساب ملزومات مصرف شدنی***
برای خرید دارایی های ثابت و یا تاسیسات و ماشین آلات بنا به مورد و شرکت های تعاونی خاص که خرید آن دارایی با هدف شرکت منطبق باشد تصویب مجمع عمومی ضرورت داشته و حسابدار بایتی دقت لازم برای ثبت ارزش دارایی ها از لحاظ محاسبات استهلاک در دفاتر معین و ارزش کل آن در دفاتر پلمپ و نحوه طبقه بندی آن ها را باتوجه به ضوابط قانون مالیاتی به عمل آورد .
۵)عملیات خرید:
خریدهای شرکت غالبا به صورت عمده انجام میشود لذا پرداخت از طریق سیستم بانک به سهولت امکان پذیر است خصوصاً در مورد کالاهایی که از اتحادیه خریداری میشود سیستم کنترل به نحو مطلوب تری انجام میشود زیرا فاکتور آن از طرف اتحادیه صادر و شرکت ملزم میباشد با سود متعارفی آن را بفروشد اما در مورد کالاهایی که شرکت آن را به صورت آزاد خریداری می نماید خرید باید با استعلام بها از چند فروشنده صورت پذیرد و به طور کلی کالا با قیمتی مناسب و با تخفیف خریداری شود تا به قیمتی عادلانه نیز بین اعضا توزیع گرددزیرا هدف از ایجاد تعاونی بهبود وضع اقتصادی و اجتماعی اعضا میباشد بنابراین قیمت فروش کالا به اعضا بیش از قیمت متعارف آن در سایر موسسات وبازار ناقض هدف اصلی تعاونی از یک سو و ایجاد نارضایتی و بدبینی بین اعضا به عملکرد تعاونی از سوی دیگر میگردد. در شرکت هایی که کالاهای آن جزئاً یا کلاً از سایر شرکتها خریداری میشود قبل از هرچیز استعلام بها از طریق ارسال تلکس، تلگراف و غیره به چندین فروشنده صورت میپذیرد و پس از بررسی قیمت هاو سایر شرایط آنان انتخاب کمپانی فروشنده صورت می گیرد لذا سفارش لازم به کارخانه فروشنده داده میشود هر چند مراتب فوق مستلزم هیچ گونه ثبتی در دفاتر نمی باشد اما لازم است که پرونده ایی برای هر سفارش تهیه گردد در شرکت هایی که کالا از خارج وارد می نمایند اداره سفارشات یا مسئولین سفارشات اینگونه اعمال را انجام میدهند چون شزکت اقدام به گشایش اعتبار یا ثبت سفارش از طریق سیستم بانکی می نماید لذا برخی از هزینه های بانکی از حساب فروش برداشت میشوند ، این گونه اقلام در حساب سفارشات منظور میگردد . بدین منظور حساب سفارشات در راه بدهکار و حساب بانک بستانکار میگردد. اکثر شرکت ها از دفاتر معین (فرعی) برای نگهداری حساب هر سفارش به طور جداگانه استفاده مینماید که هزینه های بانکی ، واریز وجه اسناد مربوط به کالای سفارش دهنده ، هزینه بیمه، حمل کالا ، ترخیص شامل حقوق و عوارض گمرکی به انضمام کارمزد ترخیص، تخلیه، بار گیری و.. به حساب سفارش مربوطه بدهکار میشوند جمع مبالغ منظور شده به حساب هر سفارش قیمت تمام شده کالا را تشکیل میدهد که به حساب خرید منظور میشود لذا حساب خرید را بدهکار و حساب سفارشات در راه را بستانکار می نماییم در شرکت هایی که از سیستم دائمی استفاده مینمایند به جای حساب خرید حساب موجودی کالا بدهکار میشود . معمولاً در شرکت های تعاونی کالا به قیمت تمام شده به علاوه در صد مشخصی به عنوان سود تعاونی به فروش میرساند.
