مجمع عمومی عادی:
این مجمع حداقل سالی یک بار پس از پایان سال مالی جهت انجام وظایف قانونی خود تشکیل میشود . وظایف و اختیارات این مجمع به شرح زیر است:
1-انتخاب هیئت مدیره و بازرس یا بازرسان برای دو سال
2-رسیدگی و اتخاذ تصمیم درباره ترازنامه صورت سودوزیان و سایر گزارش های مالی هیئت مدیره
3-تعیین خط مشی و برنامه تعاونی و تصویب بودجه جاری و سرمایه گذاری و اعتبارات و وام های درخواستی و سایر عملیات مالی به پیشنهاد هیئت مدیره
4-اتخاذ تصمیم نسبت به افزایش یا کاهش سرمایه
5-اخذ تصمیم نسبت به ذخائر و پرداخت سود و مازاد درآمد و تقسیم آن طبق اساسنامه
6-تصویب مقررات و دستورالعمل های داخلی تعاونی
7-سایر وظایفی که قوانین و مقررات برعهده مجمع عمومی قرار میدهند.
مجمع عمومی فوق العاده:
به منظور تغییر مواد در اساسنامه (درحدود این قانون) .تصمیم گیری نسبت به عزل یا قبول استعفای هیئت مدیره و انحلال یا ادغام شرکت تعاونی تشکیل میگردد.
مجمع عمومی فوق العاده بنا به تقاضای کتبی حداقل یک سوم اعضا تعاونی و یا اکثریت مطلق اعضا هیئت مدیره و یا بازرس یا بازرسان با حضور حداقل دوسوم اعضا کل مجمع تشکیل میشود . در تعاونی های دارای بیش از پانصد عضو در صورتیکه بار اول با دو سوم اعضا تشکیل نشود بار دوم با نصف بعلاوه یک رسمیت خواهد داشت.در صورتیکه هیئت مدیره ظرف مدت حداکثر یک ماه نسبت به تشکیل مجمع عمومی فوق العاده اقدام ننماید ، وزارت تعاون نسبت به تشکیل مجمع اقدام مینماید.
مراحل تشکيل تعاونی
1)تعيين هيأت مؤسس توسط متقاضيان تشكيل تعاوني
2) ارائه مدارك زير توسط هيأت مؤسس به اداره تعاون جهت اخذ موافقت نامه تشكيل تعاوني :
كليات طرح پيشنهادي .
مدارك فردي و مشخصات متقاضيان تشكيل تعاوني .
مجوزهاي اخذ شده از مراجع ذيربط . ( در صورت موجود بودن )
گواهي تأئيد نام از اداره ثبت شركتها .
معرفي نماينده تام الاختيار هيأت مؤسس جهت پيگيري امور
3)ارائه آموزشهاي لازم توسط اداره تعاون به مؤسسين و صدور موافقت نامه تشكيل تعاوني
4) هيأت مؤسس پس از اخذ موافقت نامه تشكيل تعاوني بايد اقدامات زيررا انجام دهد:
دريافت مجوز فعاليت در موضوع طرح پيشنهادي از مراجع ذيربط .
تدوين اساسنامه پيشنهادي .
افتتاح حساب به نام تعاوني در شرف تأسيس در صندوق تعاون يا يكي از بانكها .
دعوت از افراد واجد شرايط عضويت ( انتشار آگهي پذيرش عضو )
بررسي شرايط داوطلبان و پذيرش واجدين شرايط عضويت .
دريافت گواهي وجه واريزي توسط داوطلبان عضويت بابت سهام خريداري شده .
صدور برگه اجازه ورود به جلسه اولين مجمع عمومي عادي .
ارزيابي آورده هاي غير نقدي داوطلبان عضويت .
انتشار آگهي دعوت اولين مجمع عمومي عادي .
ثبت نام نامزدهاي تصدي سمتهاي هيأت مديره و بازرسي .
ساير اقدامات مربوط به برگزاري اولين مجمع عمومي عادي تا انتخاب هيأت رئيسه .
5)تشكيل اولين مجمع عمومي عادي به منظور :
ارائه گزارش هيأت مؤسس در مورد آورده هاي غير نقدي و هزينه هاي انجام شده .
بررسي و تصويب اساسنامه شركت تعاوني .
انتخاب اعضاء اصلي و علي البدل هيأت مديره و بازرسان .
تعيين روزنامه كثيرالانتشار براي درج آگهي هاي تعاوني ( در صورت لزوم )
دادن مأموريت به اعضاي هيئت مديره جهت ثبت تعاوني
6)تشكيل اولين جلسه هيأت مديره به منظور تعيين سمتهاي داخلي ، انتخاب مديرعامل ، تعيين صاحبان امضاء هاي مجاز تعاوني و ...
7) تهيه فهرست اسامي و مشخصات فردي كليه اعضاء تعاوني به همراه قيد ميزان سهام هر كدام از اعضاء
حضور اعضاء هيأت مديره ، بازرسان و مديرعامل تعاوني در دوره هاي آموزشي آشنائي با قوانين و مقررات شركتهاي تعاوني
9) ارسال سه نسخه از مدارك تنظيمي توسط نماينده هيأت مديره به اداره تعاون
10) بررسي مدارك ارسالي توسط كارشناسان اداره تعاون و صدور تأئيديه ثبتي
11) صدور آگهي تأسيس شركت تعاوني توسط اداره ثبت شركتها
3)صدور پروانه تأسيس تعاوني توسط اداره تعاون
حسابداری شرکت های تعاونی:
فعالیت های مالی هر واحد اقتصادی که در سیستم حسابداری ثبت و گزارش میشود شامل سه بخش است
الف:فعالیتهای مربوط به تشکیل و سرمایه گذاری اولیه
ب:فعالیت های مالی طی دوره
ج:فعالیت های پایان دوره مالی
در مواد قانون بخش تعاون درباره نحوه تامین سرمایه شرکتهای تعاونی این گونه عنوان می گردد: شرکت های تعاونی شرکت هایی هستند که تمام یا حداقل 51% سرمایه بوسیله اعضا در اختیار شرکت های تعاونی قرار میگیرد و وزارتخانه ها ، سازمانها، شرکتهای دولتی وابسته به دولت، بانک ها ،شهرداریها، شوراهای اسلامی کشور،بنیاد مستضعفان و سایر نهادهای عمومی میتوانند جهت اجرای بند 2 اصل 43 از راه وام بدون بهره یا هر راه مشروع دیگر از قبیل مشارکت، مضاربه،مزارعه،مساقات ، اجاره، اجاره به شرط تملیک،بیع شرط،فروش اقساطی، صلح،اقدام به کمک در تامین یا افزایش سرمایه شرکت تعاونی نمایند بدون اینکه عضو باشند.
همچنین درباره نحوه تامین سرمایه در قانون آمده است:
هر تعاونی وقتی ثبت میشود که حداقل یک سوم سرمایه آن تادیه و در صورتی که به صورت نقدی جنسی تقویم و تسلیم شده باشد اعضا تعاونی مکلف اند مبلغ پرداخت نشده سهم خود را ظرف مدت مقرر در اساسنامه تادیه نمایند.
عضو یا اعضای تعاونی می توانند با رعایت این قانون سهم خود را به سایر اعضا و افراد واجد شرایط واگذار نمایند. مسئولیت مالی اعضا در شرکت های تعاونی محدود به میزان سهم آنان میباشد مگر آنکه در قرارداد ترتیب دیگری شرط شود.
بنابراین با توجه به مفاد قانون چون اعضاء شرکت تعاونی میتوانند حداقل یک سوم سرمایه را تادیه نمایند ثبت های مربوطه مانند شرکت سهامی است با این تفاوت که یک سوم به طور نقد یا غیر نقد تادیه و دوسوم آن در تعهد اعضا خواهد بود .
فعالیت هایی که یک شرکت تعاونی در طی سال مالی انجام میدهد با توجه به نوع تعاونی می تواند خدماتی ، تولیدی یا توزیعی باشد این فعالیت ها همانند فعالیت سایر شرکتها در دفاتر ثبت میشود اما فعالیهای پایان دوره مالی که بخش عمده آن ثبتهای مربوط به اصلاح حسابها ، بستن حسابها و گزارشگری مالی و نتیجه عملیات است تفاوت هایی با سایر شرکتها داراد.این تفاوت ها در نحوه تخصیص سود مشهود تر است در زیر به بعضی از این موارد اشاره میکنیم. سود خالص شرکتها و اتحادیه های تعاونی در هر سال مالی به ترتیب زیر تقسیم میشود:
1)از حداقل 5% به بالا با تصویب مجمع عمومی به عنوان ذخیره قانونی به این حساب منظور میشود
تبصره1- ذخیره قانونی تا زمانی که مبلغ کل ذخیره حاصل از درآمدهای مذکور به میزان یک چهارم سرمایه سه سال اخیر شرکت نرسیده باشد الزامی است
تبصره2-تعاونی ها میتوانند تا حد اکثر یک دوم ذخیره قانونی را جهت افزایش سرمایه خود در نظربگیرند.
2)حداکثر5%از سود خالص به عنوان حق تعاون و آموزش به صندوق تعاون واریز می گردد
3) درصدی از سود جهت پاداش به اعضا ، کارکنان،مدیران و بازرسان به پیشنهاد هیئت مدیره و تصویب مجمع عمومی تخصیص داده می شود.
5)پس از کسر وجوه فوق باقیمانده سود خالص به ترتیبی که در اساسنامه و شرایط ضمن عقد پذیرفته میشود تقسیم میگردد.
نکته قابل تذکر در تقسیم سود شرکت های تعاونی این است که براساس نمونه اساسنامه ای که توسط بخش تحقیقات و آموزش وزارت تعاون برای تشکیل شرکتهای تعاونی توزیعی تهیه شده است مقرر گردیده است که بعد از تخصیص موارد فوق در صدی از سود به عنوان مازاد برگشتنی به تناسب معاملات اعضا با شرکتهای بین آنان تقسیم گردد و چنانچه این مورد در شرکتی مصداق داشته باشد باقیمانده سود پس از کسر مازاد برگشتنی بین اعضا به نسبت سهام آنان تقسیم می گردد.
قبل از ثبت و تشکیل شرکت ارزش هر سهم تعیین میشود و یک حساب جاری بانکی به نام شرکت تعاونی در شرف تاسیس افتتاح می گردد، داوطلبان عضویت درشرکت تعاونی بهای حداقل سهام تعیین شده را باید به حساب جاری مربوطه واریز و رسید بانکی مربوطه را به همراه تقاضای عضویت خود به هیات موسس تحویل نمایند. معولاً هیئت موسس قبل از تاسیس شرکت اقدام به نگهداری یک دفتر آماری (معین-فرعی) نموده و براساس اطلاعات رسید بانکی که ضمیمه تقاضای عضویت اشخاص متقاضی باشد ، دفتر آماری با ذکر جزئیات مربوط به نام و مشخصات اشخاص ، تعداد سهام خریداری و مبلغ واریز شده توسط هر شخص ثبت می نماید . معمولاً سهم اعضا در تامین سرمایه شرکت های تعاونی برابر است مگر مجمع عمومی تصویب نماید که اعضا سهم بیشتری تادیه نمایند که در این صورت حداقل و حداکثر سهم ها باید در حدودی باشد که وزارت تعاون متناسب با نوع و تعداد اعضا تعاونی ها تعیین می نماید و به عنوان مثال ممکن است اعضا غیر شامل در تعاونی الزام گردند سهام بیشتری را در مقایسه با سایر اعضا تادیه نمایند.
جهت نگهداری حساب سرمایه می توان برای هر سهامدار یک صفحه دفتر آماری را اختصاص داد تا جزئیات مربوط به هر سهامدار مشخصاً و به طور جداگانه آورده شود.
کلیه مخارج انجام شده تا تشکیل و ثبت شرکت را هزینه های تاسیس می نامند.
در برخی موارد که ثبت شرکت به طول می انجامد و تعداد اعضا زیاد باشد قبل از ثبت شرکت میتوان از دفاتر کل و روزنامه غیر رسمی (پلمپ نشده) جهت نگهداری حساب ها استفاده نمود و هنگامی که شرکت ثبت گردید و دفاتر قانونی تهیه شد حساب ها را به دفاتر رسمی انتقال داد.
عملیات حسابداری در دفتر غیر رسمی هیچ گونه تفاوتی با ثبت آنها در دفاتر رسمی ندارد ذیلاً به شرح برخی از این گونه موارد می پردازیم.
1-در مواردی که اشخاص داوطلب عضویت وجه سهام مورد تقاضای خود را به حساب بانک واریز می نمایند ثبت حسابداری زیر صورت میگیرد:
حساب بانک در شرف تاسیس***
حساب سرمایه ***
بابت تادیه وجه...سهام خریداری شده توسط...
بدیهی است که ثبت در دفاتر قانونی عیناً تکرار میشود با این تفاوت که حساب بانک در شرف تاسیس به حساب بانک شرکت تعاونی مربوطه تبدیل میشود.
2-از آنجا که اعضا میتوانند قسمتی از وجه سهام خود را نقداً و بقیه را تعهد نمایند ثبت آن به شکل زیر است:
حساب بانک در شرف تاسیس ***
تعهد اعضا ***
حساب سرمایه***
بابت تادیه وتعهد...سهام خریداری شده توسط...
3-هرگاه به موجب قانون سرمایه تادیه شده به صورت جنسی باشد حساب دارایی مربوطه زا به جای بانک بدهکار میکنیم البته قبلا دارایی های مذکور بایدتقویم و تسلیم شده باشد لذا خواهیم داشت:
حساب دارایی مربوطه***
حساب سرمایه***
بابت تقویم و تسلیم دارایی جهت تادیه وجه...سهام خریداری شده ...
4-به هنگام تحقق یا پرداخت هرگونه هزینه تاسیس توسط موسسین یا اشخاص ثالث این ثبت را میزنیم:
حساب هزینه های تاسیس ***
حسابهای پرداختنی موقت***
5-در صورتی که یکی از اعضا از تعاونی انصراف دهد:
حساب سرمایه***
بانک در شرف تاسیس ***
تعهد اعضا ***
