مزایای بودجه
بودجه بندی بخش مهمی از فرایند برنامه ریزی در یک سازمان است . بودجه بندی نیز همانند سایر فعالیتهای برنامه ریزی به یافتن یک راه حل از میان راه حلهای مختلف کمک می کند مدیریت عموما بوسیله اطلاعات حسابداری مستخرج از صورتهای مالی نظیر سود خالص سود هر سهم و سطح فروش (مقداری و ریالی ) راه و روش خود انتخاب می کند . معیار های کمی که بوسیله ضوابط حسابداری در بودجه تعیین شده اند ملاک سنجش عملکرد آتی موسسه خواهند بود . از این رو بودجه را می توان نوعی استاندارد به حساب آورد و انحراف از بودجه را نیز می توان محاسبه کرد . بودجه موجب شناخت مسائل نهائی در وصول به اهداف می شود و تدوین برنامه ها در قالب اعداد مشکلات و مسائل سازمان عینی می گردند .
بودجه می تواند عامل محرک مدیران در تفکر درباره این مشکلات قبل از وقوع آنها شود . یک بودجه خوب همچنین می تواند از وسیله ارتباطی موثری بین اهداف و مقاصد و محدودیت ها و انتظارات کارکنان از آنچه باید انجام شود و اجرای بهتر آن می گردد . بودجه موجب اتخاذ تصمیم در مورد تخصیص منابع و امکانات بالقوه فرایند گرداوری اطلاعت اخذ مجوز و یا بحث در کلیه امور و توافق اکثریت مسئولین می گردد . مشارکت هماهنگ مدیران و کارکنان د فرآیند تنظیم بودجه به ایجاد روح همکاری و انگیزه در کارکنان برای اجرای یک برنامه می انجامد . همچنین کارکنان برای کسب اطلاعات لازم از منابع مختلف با مدیران همکاری نموده تا تهیه بودجه با توجه به منابع کمیاب و محدودی که مدیران بایستی در دوره مربوط با آن مقابله نمایند صورت پذیرد . از این رو بودجه منبعی برای کنترل فعالیتها و بکارگیری منابع می باشد . بسیاری از مدیران شرکتها در دوره ای از سال اقدام به مقایسه بودجه با هزینه های واقعی می نمایند تا در یابند که نتیجه فعالیتشان چگونه بوده است . یافتن علل انحرافات درک دلایل اساسی تاخیر در اجرای برنامه ها و تغییرات واقعی آن است که به تنظیم صحیح بودجه می انجامد .
بنابراین مزایای بودجه بندی را به شیوه آگاهانه می توان به شرح زیر خلاصه نمود :
الف ) برنامه ریزی عملیات را الزامی می نماید .
ب ) روش مناسبی برای حل مشکلات ارائه می کند .
پ ) معیار مناسبی برای سنجش عملکرد موسسه ارئه می دهد .
ت ) بررسی سریع و به موقع مشکلات را برای مدیریت فراهم می کند .
ث ) هماهنگی و ارتباط در سازمان راسامان می دهد .
ج ) به مدیریت به منظور بکارگیری کوششها و سرمایه گذاریهای واحد های تجاری کمک می کند .
د ) گرداوری مدارک مالی کافی را جهت تهیه بودجه الزامی می نماید .
فرایند بودجه بندی و برنامه ریزی آن با تمام منابع سازمان از جمله مواد خام موجودیها تجهیزات کارکنان و تسهیلات در دوره های کوته مدت و بلند مدت سر و کار دارد . در واقع دو نوع برنامه ریزی اساسی در تنظیم بودجه مد نظر قرار می گیرد :
1- برنامه ریزی استراتژیکی (سوق الجیشی )
2- برنامه ریزی تاکتیکی
برنامه ریزی استراتژیکی در مورد طرح های بلند مدت (5 تا 10 سال ) بکار می رود . برنامه استراتژیکی بوسیله مدیران سطوح بالا با همکاری کارکنان کلیدی موسسه انجام می شود . نتیجه این فرایند تنظیم صورتی است از اهداف بلند مدت و استراتژیکی سازمان به همه روشها و تاکتیکهائی که تحقق آن اهداف را ممکن می سازد .
برنامه ریزی تاکتیکی شامل روشهائی برای انجام برنامه استراتژیکی می باشد .برنامه ریزی تاکتیکی شامل روشهائی برای انجام برنامه استراتژیکی می باشد . برنامه ریزی تاکتیکی در مورد بودجه های کوته مدت (معمولا 12 تا 18 ماهه ) که قسمتی از برنامه ریزی استراتژیکی است بکار می رود .
برنامه ریزی استراتژیکی با عملیات روزمره سازمان ارتباطی ندارد ولی پایه ای برای برنامه ریزی های کوتاه مدت سازمان می باشد .
متغیر های اساسی در برنامه ریزی
مدیرانی که درگیر برنامه های استراتژیکی سازمان هستند می بایستی متغیر های اساسی یا عوامل مستقیمی که موجب دستیابی به اهداف سیاستهای سازمانی می گردند را شناسائی نمایند این متغیرها می توانند درونی (در کنترل مدیریت ) و یا بیرونی (غیر قابل کنترل از طرف مدیریت ) باشند . موفقیت دراز مدت یک سازمان با چگونگی ادغام نیروهای کلیه قسمت ها در فرآیند برنامه ریزی ارتباط دارد به نحوی که موسسه به جای عکس العمل مداوم نسبت به نیروهای تمام قسمتها بر سر نوشت خودش موثر باشد .
پس از شناسائی متغیرهای اساسی اطلاعات مربوط به آنها گردآوری می گردد . بسیاری از این اطلاعات تاریخی و کیفی بوده و سرآغاز خوبی برای فعالیتهای تاکتیکی و سرانجام وسیله دستیابی به اهداف و سیاستهای استراتژیکی می باشند . از آنجا که برنامه های تاکتیکی برای دوره های کوتاه (یک تا 18 ماهه ) می باشند آنها را « یکبار مصرف » نیز می شناسند زیرا فقط تحت شرایط خاص یک دوره قابل اعمال هستند .
برنامه ریزی و بودجه
بودجه سالانه یک مثال بارز از برنامه تاکتیکی یکبار مصرف است . اگر چه بودجه به صورت سالانه تنظیم می گردد ولی برنامه های سه ماهه و یک ماهه را نیز در بر می گیرد . یک بودجه خوب راهنمای مفیدی برای برنامه های تاکتیکی و استراتژیکی موسسه در یک دوره فعالیت سازمان می باشد .
برنامه های تکنولوژی و چگونگی دسترسی به منابع لازم برای تثبیت و تعیین سیاستها و اهداف می باشد . این اطلاعات برای تعدیل در اطلاعات تاریخی که قبلا از طریق صورتهای مالی گرد آوری شده بکار گرفته می تحت رهنمودهای تطبیق و کنترل گردد .
مدیریت قبل از تصویب و اجرای بودجه در آن تجدید نظر می نماید تا مطمئن گردند که فعالیتهای برنامه ریزی شده اهداف مورد نظر در برنامه ریزی تاکتیکی را به نحو موثری تامین نماید پس از تصویب بودجه مربوطه به هر واحد ابلاغ می گردد مدیران بایستی تحت رهنمود های بودجه عمل نمایند.همچنین بایستی از بودجه های مرتبط با هر واحد نیز نسخه ای در اختیار آنها قرار گیرد.باید به مدیران خاطر نشان نمود که نتایج واقع عملیات آنها با اقلام بودجهدر دوره هایی مثلا یک ماهه یا سه ماهه مقایسه وارزیابی گرد.
با اجرای بودجهکنترل نیز آغاز می گردد که شامل مقایسه اقلام عملکرد واقعی با بودجه تعیین انحرافات کشف علل انحرافات انجام عملیات اصلاحی لازم تهیه باز خور (feed back)برای مدیران اجرایی می باشد.
اعم از اینکه باز خور مثبت یا منفی باشد برای کنترل عملیات ضروریست وبایستی در فواصل زمانی مشخصی تهیه گرد تا مفید واقع شود. لازم به یاد آوری است که فرآیند بودجه بندی در کشورهای مختلف متفاوت می باشد. مثلا اصول بودجه بندی در شرکتهای امریکایی با ژاپنی تفاوتهائی دارد .
بودجه جامع (Master Budget)
فرآیند بودجه بندی با تهیه بودجه جامع به کمال می رسد . بودجه جامع در واقع شامل جداول بودجه ایست که از بودجه های جداگانه برای هر یک از بخشهای تابعه سازمان تشکیل یافته و عینا به فرم صورتهای مالی ولی با ارقام پیش بینی شده تنظیم گردیده است .
بودجه جامع متشکل از بودجه عملیاتی و بودجه مالی است . بودجه عملیاتی با تعداد و مبلغ تهیه می گردد . هنگامی که بودجه فروش بررسی می شود منظور از تعداد واحدهائیست که انتظار فروش آن می رود منظور از مبلغ نیز کل بهای فروش است . چنانچه بودجه مربوط به تولید مطرح باشد تعداد واحدها و مشخصات محصول بر اساس برنامه باید تولید گردد و مبلغ هزینه های تولیدی مورد بحث قرار خواهد گرفت.
منبع:
حسابداری صنعتی 3(مؤلف: محمود عربی)
