بودجه بندی عملیاتی ابزاری برای ارزیابی عملکرد مدیران د

[khoshnoud]

 
زهرا برجی
بهنام صمدیان
رحمان یقوبی
 
  مقاله ارائه شده در همایش منطقه ای نقش حسابداری در توسعه اقتصادی (دانشگاه آزاد اسلامی واحد بروجرد 24 آذر ماه ) 
 
چکیده :
تعداد زیادی از مواد قانون محاسبات عمومی کشور مصوب سال 1366 درباره سیستم حسابداری دولتی است . مدیران بخش  دولتی باید گزارشهای درستی از نحوه انجام وظیفه مباشرت خود ارائه کنند و نمایندگان مردم در مجلس شورای اسلامی وظیفه نظارت بر عملکرد آنان را دارند .
مفهوم  ارزیابی عملکرد مدیران بخش دولتی از حق مردم در نظام دموکراسی نشأت می گیرد . در این نوع نظام مردم حق دارند از عملکرد مدیران دولت و میزان اثربخشی و کارایی آنها مطلع شوند . بودجه ریزی عملیاتی که در آن ، شفافیت بودجه ای یک مزیت می باشد ابزاری در جهت نیل به این هدف می باشد . بودجه ریزی عملیاتی سعی در بهبود اثر بخشی ، کارایی ، صرفه اقتصادی ، شفافیت و پاسخگویی مدیران دولتی دارد .
واژگان کلیدی :
بودجه ریزی عملیاتی – ارزیابی عملکرد – کارایی – اثربخشی – صرفه اقتصادی

مقدمه :
سیر توسعه و تکامل سازمانها با تکامل خواستها ، نیازها ، و علایق بشر همراه است . توجه به خواستها ، علایق ، انتظارات و هنجارهای جامعه از اهدافی است که از مدیران سازمانها علاوه بر اهداف فنی و اقتصادی مورد انتظار است و مدیران در صورتی توفیق میابند که ارتباط تنگاتنگ و مستمر خود را با جامعه به منظور کسب بازخورد از فعالیتهای خودهمواره مد نظر داشته باشند.
بودجه بندی عملیاتی  با الزام دستگاههای اجرایی به تمرکز بر نتایج برنامه ها ، سعی در بهبود اثربخشی ،کارایی و پاسخگویی برنامه های دولت دارد. این سیستم از طریق تولید و ارائه بهتر در مورد اثربخشی هزینه ها و برنامه های دولت ، به دنبال کمک به مدیران برای بهبود عملکرد برنامه ها می باشد و هدف آن ایجاد پیوندی روشنتر ونزدیکتر بین منابع ونتایج می باشد. این سیستم در جهت تخصیص هدفمند اعتبارات به برنامه ها و فعالیت ها ، شفاف سازی فرآیند بودجه ریزی، ایجاد ارتباط بین بودجه ریزی و نتایج عملکرد ، سنجش اثربخشی و کارایی برنامه ها و فعالیتها گام بر می دارد.
در واقع بودجه ريزي عملياتي به دنبال افزايش درك تصميم گيران از پيوند هاي منابع درخواستي و نتايج عمليات مورد نظر است . اين مسأله براي حفظ و نهادينه كرن اصلاح مديريت عملياتي نيز داراي اهميت است. اگر نتيجه اين عمل، اطلاعات عملكردي بهتر و قابل اتكا تر باشد، مي تواند فرآيند بودجه ريزي را به عنوان مهمترين فرآيندهاي مالي ساليانه دولت كه به بررسي وبازبيني منظم برنامه ها و فعاليت ها مي پردازد، بهبود بخشد.
بقا و موفقيت سازمانها در محيط پر رمز و راز و رقابتي دنياي معاصر كه تغيير و تحول، سرعت، پيچيدگي و عدم اطمينان، خاصيت اصلي آن است نيازمند اتخاذ و اجراي تصمیمات اثربخش و بهبود مستمر عملكرد است.
اين مهم، از طريق طراحي و تعيين اهداف و مقاصد ، برنامه ريزي و اجراي برنامه ها و به تبع آن كنترل و ارزيابي عملكرد محقق مي گردد.
مشكلي كه اكثر سازمان ها با آن مواجهند عدم تحقق آرمانها و اهدافشان مي باشد كه براي فائق آمدن بر  آن، تنها راه نجات را در تدوين برنامه عملی و بکارگیری مدیران خلاق و کارا جستجو مي كنند.
بر خلاف تصور بسياري از مديران، دليل موفقيت سازمانهاي برتر، نه داشتن يك برنامه خوب بلكه اجراي خوب يك برنامه است.
بودجه و بودجه ریزی :
بودجه عبارت است از شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یک دوره در آینده یک سازمان و یک ابزار مدیریتی است که مدیر را در کنترل و سلامت مالی سازمان کمک می کند .
بودجه ریزی بیان سیاستها و برنامه های دولت وابزاری برای بررسی سالانه اهداف برنامه ها و اثربخشی ابزارهای به کار گرفته شده برای نیل به آن اهداف است و سرانجام بودجه ریزی عملیاتی عبارت است از : هنر قطع هزینه های اضافی از بدنه واحدها ، بدون کمترین سر و صدا
بودجه ریزی عملیاتی :
بودجه ریزی عملیاتی عبارت است از برنامه ی سالانه به همراه بودجه ی سالانه که رابطه ی میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه با نتایج به دست آمده از اجرای آن برنامه را نشان می دهد.این بدین معنی است که با میزان مشخص مخارج انجام شده در هر برنامه باید مجموعه ای معین از اهداف تأمین شود.
بودجه ریزی عملیاتی با آگاه کردن تصمیم گیران به اطلاعات بهتر درباره نتایج هر برنامه و مجموعه برنامه هایی که برای نیل به اهداف مشترکی به کار می روند ، توانایی تصمیم گیران را در ارزیابی درخواست های بودجه ای دستگاه افزایش می دهد .
بودجه‌ريزي عملياتي عوامل "صرفه‌جويي" و "اثربخشي" را به ابعاد سنتي بودجه‌ريزي اضافه مي‌كند. نظام بودجه‌ريزي عملياتي بين "كارآيي" و "اثربخشي" تماير قائل مي‌شود. در"كارآيي" استفاده مفيد از منابع مورد نظر است، در حاليكه "اثربخشي" با عملكرد مرتبط است. در بودجه‌ريزي عملياتي طبقه‌بندي عمليات به‌نحوي است كه هدفها شفافتر بيان مي‌شوند، ارزيابي بودجه سهل‌تر بوده و در روش هزينه‌بندي آن ارتباط بين داده و ستانده مورد توجه قرار مي‌گيرد.
مهمترين هدف بودجه‌ريزي عملياتي اصلاح مديريت بخش عمومي و افزايش اثربخشي مخارج اين بخش است. ويژگي‌هاي اساسي اين اصلاح عبارتند از:
·         استقرار نظام بودجه‌ريزي ستانده محور
·         ارزيابي پاسخگويي مسئولين دستگاههاي اجرايي براساس معيار دستاوردهاي فعاليتهاي آنان است.
·         دادن اختيارات لازم به مديران در انتخاب نهاده‌هاي لازم براي توليد محصولات مورد نظر
·         ارزيابي مستمر عملكرد مديران و مبنا قراردادن نتايج عملكرد به عنوان يكي از معيارهاي تخصيص اعتبارات.
چالش های عمده اجرای بودجه ریزی عملیاتی :
چالش های عمده اجرای بودجه ریزی عملیاتی در سازمانها عبارتنداز:
1-  تعریف فعالیتها برای هر برنامه
2-  تعیین هزینه هر فعالیت
3-  ارتباط توجیه بودجه به طرح عملکرد سالانه
4-  تغییر نحوه تخصیص اعتبار یا ساختارهای بودجه
5-  مواجه شدن با مقاومت
6-  ارتقاء سیستم های تکنولوژی اطلاعات
اهداف بودجه ریزی عملیاتی :
1- ارائه مبنای صحیح برای اتخاذ تصمیم در خصوص تخصیص منابع
2- تعیین نتایج قابل سنجش ومورد انتظار که از یک تخصیص بودجه خاص قابل حصول است
3- تمرکز فرآیند تصمیم گیری روی مهمترین مسائل و چالش هایی که دستگاه با آن مواجه است
4- ایجاد یک فرآیند منطقی برای تصمیم گیری در خصوص بودجه که به طور مستقیم با فرآیند برنامه ریزی ، اجرا و کنترل ، ارزیابی و گزارش عملکرد در ارتباط می باشد
5- بهبود چگونگی طرح و تنظیم برنامه
6- ارائه بهترین ابزارهای ممکن بر اساس نتایج برای اطمینان دادن به جامعه که منابع کشور در جهت برآوردن احتیاجات ضروری جامعه مصرف می شوند
7- ایجاد ارتباط بین بودجه و نتایج عملکرد برنامه
8- ارائه اطلاعات قابل سنجش برای قوه مجریه ، قضائیه و مقننه که بتوانند به استناد آنها میزان پیشرفت و موفقیت برنامه ها را در مقابل تخصیص های بودجه کنترل کنند .
9- ارائه مشوق هایی برای مدیریت عملکرد بر مبنای بهبود مستمر
10- ارائه مبنایی برای پاسخگویی بیشتر در قبال استفاده از منابع کشور
11- امکان نظارت مؤثر در اجرای عملیات
12- تسهیل و بهبود تجدید نظر بودجه در کلیه مراحل اجرایی و مخصوصاً در مرحله قانونگذاری
13- عدم تمرکز در عمل برآورد هزینه
14- بهبود روابط دولت با مردم از طریق انتشار اطلاعات صریح و روشن درباره برنامه های عمومی
نظارت و کنترل:
فعالیتی است که باعث تطبیق عملیات انجام شده با اهداف برنامه می شود. به عبارت دیگر، نظارت مستمر می­تواند­اهداف­مورد­نظر­را­از­انحراف­حفظ می_نماید.
فرآیند نظارت و کنترل:
در مدیریت فرآیند، کنترل یا نظارت یک وظیفه اساسی و مهم به شمار می رود. فرآیند کنترل شامل سنجش نتایج عملیات یا هدفهای مطلوب و برنامه ریزی شده بوده تا در صورت لزوم اقدامات اصلاحی لازم به منظور حصول اطمینان از نیل به اهداف مورد نظر انجام گیرد. بطور کلی در سلسله فرآیندهای مدیریت، نظارت و کنترل از اهم فرآیندها است.
مراحل فرآیند کنترل:
    1- تعیین و برنامه ریزی هدف ها و موازین
    2- سنجش نتایج حاصله و یا عملکرد
    3- تعیین میزان انحراف
    4- تعیین علل انحراف
    5- اقدامات اصلاحی
ارزیابی عملکرد :
ارزيابي عملكرد به مجموعه اقدامات و اطلاعاتي اطلاق مي­گردد كه به منظور افزايش سطح استفاده بهينه از امكانات و منابع در جهت دستيابي به هدفها به شيوه اي اقتصادي توآم با كارايي و اثر بخشي صورت مي‌گيرد ، بطوريكه ، ارزيابي عملكرد در بعد “نحوه استفاده از منابع” اساساً در قالب شاخص­هاي كارايي بيان مي‌شود .
ارزیابی عملکرد ، فرآیند رسمی فراهم آوردن اطلاعات در مورد نتایج کار است . این امر سبب شناسایی نقاط قوت سازمان و بزرگ جلوه دادن آن به منظور خلق ارزش های بیشتر و در واقع عملکرد مطلوبتر می شود . چرا که با تجزیه و تحلیل فعالیتهای گذشته بنگاه ، نگاهی به آینده دارد تا به بیشینه کردن ارزشها کمک کند .
مقایسه ارزیابی عملکرد در دو دیدگاه سنتی و نوین :
در یک مقایسه اجمالی می توان گفت از دیدگاه سنتی ارزیابی عملکرد وسیله ای برای قضاوت و یادآوری عملکرد بوده و هدف اصلی آن کنترل فعالیتها و کاهش انحرافات از برنامه ها بوده است . در حالیکه در دیدگاه نوین جهت گیری عمده و اساسی نظام ارزیابی معطوف به رشد و پرورش می باشد .همچنین در نگرش نوین محتوا ، عناصر و شاخص های نظام ارزیابی بر خلاف دیدگاه سنتی ثابت و دائم نیستند . وارد نمودن متغیرهای زمینه ای سازمان مانند محیط ، تکنولوژی ، اندازه ، چرخه عمر ، اهداف و استراتژی های سازمان در ارزیابی و تدوین شاخص های متغیر به همراه وزن گذاری ، منجر به شکل گیری نظام ارزیابی پویا می شود . کارکردهای ارزیابی نیز در دیدگاه نوین دچار تغییرات اساسی شده است . افزایش شایستگی به همراه بازخور به منظور مشاوره و ابزاری برای عملی کردن استراتژیهای سازمان در تحقق اهداف سازمانی از جمله کارکردهای نظام ارزیابی در دیدگاه نوین است . پذیرش محیط و قبول تأثیرات محیطی بر سازمان و پذیرش همکاری های مناسب از سوی سازمان برای برقراری تعامل مؤثر با محیط از محورها و موضوعات دیگری است که نظام ارزیابی پویا آن را مورد توجه قرار داده است .
تفاوت دیدگاه های سنتی و نوین در ارزیابی
 

   

ویژگیها[/r][/t]  معطوف به قضاوت (یادآوری عملکرد )  معطوف به رشد و توسعه   نقش ارزیابی کننده[/t]  قضاوت و اندازه گیری عملکرد  مشورت دهنده و تسهیل کننده عملکرد   دوره ارزیابی[/t]  گذشته  آینده   استانداردهای ارزیابی[/t]  نظر سازمان و مدیران  خود استاندارد گذاری   هدف[/t]  کنترل  رشد ، توسعه و بهبود   سبک[/t]  دستوری  گفتگو                                         نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد : ارزيابي عملكرد مي­تواند بازخورد لازم را در موارد زير ارايه دهد: 1-   ميزان اجراي موفقيت آميز سياستهاي تدوين شده. 2-   ميزان تدوين صحيح سياستها. 3-   ارايه شاخص رشد سازماني. 4-   كسب اطلاعات از وضعيت موجود سازماني و اينكه در چه مرحله از دستيابي به اهداف است . 5-   شناسايي موارد بهبود عملكرد يا نقاطي كه نيازمند بهبود هستند يا بايستي براي تأمين نيازهاي فعلي يا آتي ساختار سازمان تنظيم شوند . 6-   كارايي و اثر بخشي برنامه‌ها و فعاليت‌ها 7-   اطمينان از روند مستمر بهبود عملكرد 8-   شناخت مشكلات ، فرصت‌ها و محدوديت‌ها 9-   چشم انداز آينده­و­سمت­و­سوي برنامه‌ها در فضاي ملي و بين­المللي 10-   نحوه تخصيص منابع و امكانات و منابع انساني و ميزان مشاركت كاركنان در اجراي برنامه مصوب . 11-   فرآیند ارزیابی ميزان پاسخگويی ویژگیهای بودجه ریزی عملیاتی در راستای ارزیابی عملکرد مدیران : با توجه به اینکه مهمترین هدف از بودجه ریزی عملیاتی شفاف سازی برنامه ها و بودجه از طریق ایجاد ارتباط بین هزینه ها و نتایج عملکرد فعالیتها ، افزایش کارایی و اثربخشی منابع و مخارج سازمان ، اصلاح فرآیند مدیریت و برنامه ریزی و کمک به مدیریت سازمان است ، از این رو این فرآیند می بایست دارای ویژگیهای اساسی ذیل باشد : -       ارزیابی پاسخگویی مدیران واحدهای اجرایی بر اساس معیار نتایج فعالیتهای آنان ، دامنه تأثیر گذاری آنها جهت نیل به دستاوردها و بودجه و امکاناتی که برای تحقق دستاوردها به مصرف رسیده است . -       ارزیابی پاسخگویی مدیران واحدهای اجرایی به مسئولین ذیربط بر اساس محصولاتی که باید تولید کنند و سایر امکاناتی که برای تولید این محصولات بکار می گیرند . -       استقرار نظام بودجه ریزی ستانده محور -       دادن اختیارات لازم به مدیران در انتخاب نهادهای لازم برای تولید محصولات مورد نظر -       ارزیابی مستمر عملکرد مدیران و مبنا قرار دادن نتایج عملکرد به عنوان یکی از معیارهای تخصیص اعتبارات راهکارهای پیشنهادی : -       برنامه های عملیاتی واحدهای اجرایی جهت تحقق اهداف بخش ذیربط بازبینی ، اصلاح و نهایی شود . -       یک نظام نظارتی و گزارشگری مستمر در سازمان مستقر شود . -       یک نظام هزینه یابی محصول در سازمان مستقر شود . -       تعیین و اولویت بندی اهداف به صورت کمی و قابل سنجش -       اعطای اختیارات لازم به مدیران­در­جهت­تحقق­مسئولیتهاو انجاموظایف جمع بندی و نتیجه گیری : اطلا‌عات عملکرد، بیشتر مورد استفاده مدیرانی است که مایلند  کارایی عملیاتی برنامه­ها و فرایندهای کاری خود را افزایش دهند. شاخص های ارزیابی عملکردی وجود دارند که برای سازمان و مدیران و مردم یک جامعه حائز اهمیت هستند . این شاخص ها عبارت از کارایی ، حجم کار ، کیفیت خدمات و رضایت مشتری می باشند . با توجه به اینکه بودجه ریزی عملیاتی به مواردی مثل شفاف سازی ، افزایش کارایی و اثربخشی و صرفه اقتصادی و ارائه مبنایی صحیح برای تصمیم گیری در خصوص تخصیص منابع و ارتباط بین آنها بها می دهد ، می تواند مبنای مناسبی برای ارزیابی عملکرد مدیران بخش دولتی و بهبود عملکرد آنان باشد . تشویق مدیران به استفاده از بودجه­بندی عملیاتی، مستقیمترین پیوند میان اطلا‌عات عملکرد و افزایش کارایی و کیفیت خدمات است . در نهایت بودجه ریزی عملیاتی راهی به سوی ارزیابی عملکرد مدیران و بهبود عملکرد سازمان است . بودجه ريزي عملياتي با آگاه كردن تصميم گيران به اطلاعات بهتر درباره نتايج هر برنامه ومجموعه برنامه هايي كه براي رسيدن به اهداف مشتركي به كار مي رود، توانايي تصميم گيران را درارزيابي درخواست هاي بودجه اي دستگاه هاي اجرايي افزايش مي دهد. در واقع بودجه ريزي عملياتي به دنبال افزايش درك تصميم گيران از پيو ند هاي منابع درخواستي و نتايج عمليات مورد نظر است . اين مسأله براي حفظ و نهادينه كرن اصلاح مديريت عملياتي نيز داراي اهميت است. اگر نتيجه اين عمل، اطلاعات عملكردي بهتر و قابل اتكا تر باشد، مي تواند فرآيند بودجه ريزي را به عنوان مهمترين فرآيندهاي مالي ساليانه دولت كه به بررسي وبازبيني منظم برنامه ها و فعاليت ها مي پردازد، بهبود بخشد