موضوع :گزارشگری حساب رسی داخلی
چگونگی استفاده حساب رسان از گزارش حساب رس
1-گزارشها(ی حساب رسان )هدف، دامنه و نتایج کار حساب رسی را برای حساب رسان خلاصه میکند. گزارشهای حساب رسان ،مدارکی است از کارهای حساب رسی انجام شده .آنها مدیریت را از فعالیت های حساب رسی داخلی آگاه میکنند و مدرکی کتبی از عملکرد حساب رسی داخلی می باشند. گزارشهای حساب رسان ،منبع اصلی برای ارزیابی کار انجام شده توسط حساب رس است.
2-گزارشها(ی حساب رسان )عاملی است برای تقویت کنترل ها. حساب رسان ،مدافع کارایی، اثر بخشی فعالیت ها و کنترل هایی هستند که سازمان را در دستیابی به هدف های خود یاری می کند . مواردی که به گونه ای رسمی گزارش می شوند معمولا حس توجه ،تعهد و بر طرف کردن دشواریها را بیشتر بر می انگیزانند تا مواردی کان ) به صوری غیر رسمی گزارش می شود.
3-گزارشهای (حساب رسان ) کار آموزش و تربیت کارکنان حساب رسان را آسان می کند . حساب رسان ، با شکل گیری یک گزارش حساب رس ،آموزش های لازم را درباره سازماندهی و تربیت ارائه نظر و ایده های حساب رسی فرا میگیرند . تهیه، ویرایش ،برسی ،تکمیل و ارائه گزارش حساب رس ،سطح مهارت های فنی و گفتاری حساب رسان را بالا می برد.
4-گزاذشهای (حساب رسان) ارزیابی کار حساب رسان را آسان می کند. مهارت های فنی و تخصصی حساب رسان در گزارش حساب رس آشکار می شود. برسی گزارش حساب رس توسط یکی از مدیران حساب رسی ،مکان ارزیابی مهارتهای فردی و پیشرفت حساب رسانی را فراهم می کند که گزارش را تهیه کرده اند.
مقدمات تهیه گزارش حساب رس و معیارهای موفقیت
گزارش حساب رس نشانگر مهارتها و تخصص حساب رس است . خوانندگان آن، نه تنها از درستی یافته ها و پیشنهاد های حساب رس آگاه می شوند. بلکه ،به چگونگی تربیت ارائه اطلاعات آن نیز توجه می کنند.
مقدمات تهیه گزارش در ابتدای کار حساب رسی آغاز می شود نه در پایان واقعیت یابی های حساب رسی. گزارش حساب رسی مانند هر خلاقیت ارزشمندی باید پیش از تحریر و تهیه در ذهن حساب رس پرورش یابد. این کار ،ذهن خلاق حساب رس را به تکاپو وا می دارد.
برای مثال ،روش بیان و جمله بندی عبارتهای گزارش حساب رس را می توان ملایم و جذاب کرد. عنوانها را با کلمه های توصیفی مطرح نمود. وقایع و شرایط را به گونه ای شفاف و همراه با جزییات کافی بیان کرد تا بهتر درک شود. شکل گزارش را به گونه ای تهیه کرد که خواننده آن به آسانی بتواند به اطلاعات کلیدی مورد نظر خود ،دست یابد . مطالب با اهمیت تر را در ابتدای گزارش بیاورید .خلاصه مطالب حاوی رئوس مطالب و نکات اصلی روی گزارش ارائه شود.
هماهنگی کوشش دیگر نویسندگان گزارش حساب رس
در مواردی که دو یا چند حساب رس در تهیه گزارش مشارکت دارند. یکی از آنان باید نقش یکنواخت کننده شکل و محتوای گزارش را به عهده بگیرد. از آنجا که یافته ها و پیشنهاد های حساب رسی ،بخش بزرگی از گزارش را تشکیل می دهد ،کار برگ های یافته های حساب رسی وسیله موثری برای این منظور می باشد . سرپرست گروه حساب رسی باید در اوایل کار حساب رسی با دیگر دست اندر کاران تهیه گزارش نشستی داشته باشد تا بر سر چگونگی تهیه کاربرگ های یافته های حساب رسی توافق کنند .سرپرست گروه معمولا نکات پایانی را به گزارش می افزاید ،گزارش را اصلاح و بخشهای رسمی آن را تهیه می کند.
ارائه نظرهای حساب رس داخلی در گزارش
حساب رس داخلی اغلب نظری ارائه می کنند که خلاصه ای کلی از ارزیابیهای به عمل آمده از فعالیت مورد رسیدگی را برای مدیریت فراهم می کند . مدیریت اغلب می پرسد که "نظر شما درباره فعالیت هایی که حساب رسی کرده اید چیست "در اینگونه موارد ،مدیریت به دنبال اظهار نظر کلی حساب رسان است. آیا همه چیزخوب است ؟یک نظر حساب رس می تواند همه چیز را برای مدیریت جمع بندی کند یا درباره مسائل و موارد احتمالی ،به مدیریت هشدار دهد.
مزایا و معایب اظهار نظر های حساب رسی داخلی
اظهار نظرها ،دیدگاه کلی را از محتوای گزارش بدست میدهند. آنها ، نتیجه گیریهای حساب رسان را درباره فعالیت های حساب رسی شده، به مدیریت انتقال میدهند. مدیریت میتواند از این دیدگاه کلی ،برداشت ها و تفسیر های بدست آورد.
معایب اظهار نظر های حساب رسی داخلی از مزایای آن ناشی می شود. مدیریت ارشد قسمت های مورد رسیدگی معمولا در برابر اظهار نظر های حساب رس واکنش شدید نشان می دهد و سایر اطلاعات مهم را نادیده می گیرند. از آنجا که نتایج حساب رسی همواره در هم آمیخته می شود، اظهار نظر کلی بدون ایجاد توازن بین نتایج مثبت و منفی ،کاری دشوار است .
برای مثال ،حساب رسان ممکن است به این نتیجه رسیده باشند که کنترل های داخلی یک سیستم در کل خوب است اما، انجام پاره ای اصلاحات در آن ضرورت دارد. ارائه نظر موافق ممکن است باعث شود تا قسمت مورد رسیدگی به این نتیجه برسد که پون اظهار نظر حساب رس ، موافق بوده است دیگر نیازی نیست درباره مسائل و پیشنهاد های ارائه شده در گزارش ،اقدامی صورت گیرد. از سوی دیگر، نظر نا موافق کلی ممکن است اثر هر گونه نکته مثبت مطرح شده را از بین ببرد. به خاطر داشته باشید که هدف حساب رسی ، کمک به مدیریت و هیات مدیره در انجام وظایف و مسئولیت شان است نه صرفا ارائه نظر .
گزارش گری میان دورهای
گاه، شرایط کار حساب رسی ایجاب می کند که "گزارش میان دورهای" یعنی گزارش پیش از این کار حساب رسی داخلی به پایان برسد. این گونه گزارشها معمولا در مواقعی که (1) کار حساب رسی ، بیش از اندازه به درازا بکشد ،(2) یک یافته حساب رسی چنان عمده باشد که توجه فوری و بیش از درج آن در گزارش نهایی ضرورت داشته باشد یا (3) مدیریت بخواهد از مسائلی خاص به سرعت آگاه گردد ، تهیه میشود.
گزارش میان دورهای دست کم چهار مزیت دارد:
1- بازخورد به موقع به قسمت مورد رسیدگی.
2- احتمال اقدام زودتر در مقایسه با آمدن آن در گزارش نهایی .
3- گزارش نهایی مطلوب تر در صورت اقدام فوری توسط قسمت مورد رسیدگی.
منبع: کتاب حساب رسی داخلی
مترجمان: عباس ارباب سلیمانی–علی کمالی زارع
مرکز تحقیقات تخصصی حسابداری و حساب رسی سازمان حساب رسی
مولفان: ویلیام جی .مکفارلند
