تکمیل چرخه حسابداری
سیستم حسابداری باید به طور منظم تمامی اطلاعات مالی مربوط به یک مؤسسه را شناسایی، اندازه گیری، ثبت، طبقه بندی ودر قالب صورت های مالی تلخیص کند تا برای استفاده کنندگان اطلاعات مالی در اتخاذ تصمیمات اقتصادی مفید واقع گردد. فرایند عملیات حسابداری شامل یک سری مراحل است که به طور پیاپی حسابداری نامیده می شود.
عملیات حسابداری در دو مقطع زمانی به شرح زیر انجام می شود :
الف – در طول دوره مالی – مراحل حسابداری در طول دوره مالی وتوالی آن به شرح زیر است:
مرحله اول – جمع آوری اطلاعات مالی
مرحله دوم – تجزیه وتحلیل معاملات مالی در دفتر روزنامه
مرحله سوم – ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه
مرحله چهارم – انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
مرحله پنجم – تهیه تراز آزمایشی
ب-در پایان دوره مالی – مراحل حسابداری در پایان دوره مالی و توالی آن به شرح زیر است:
مرحله ششم _ اصلاح حساب های دفتر کل
مرحله هفتم _ تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
مرحله هشتم _ تهیه صورت های مالی
مرحله نهم _ بستن حساب های موقت
مرحله دهم _ تهیه تراز ازمایشی اختتامی
مرحله یازدهم _ بستن حساب های دائمی
حساب های دائمی وحساب های موقت
حساب های دفتر کل از لحاظ ارتباط با صورت های مالی به دودسته تقسیم می شوند:
1-حساب های دائمی – حساب هایی هستند که مانده آن هابه دوره مالی بعد منتقل می شود . کلیه حساب های دارایی ، بدهی وسرمایه جزء حساب های دائمی به شمار می روند. این حساب ها را حساب های ترازنامه ای نیز می گویند.
2-حساب های موقت- حساب هایی هستند که مانده آن ها در پایان دوره مالی بسته می شود. کلیه حساب های درآمد، هزینه و برداشت جزء حساب های موقت به شمار می روند. این حساب هارا، به استثنای حساب برداشت ، حساب های سود وزیانی نیز می گویند.
در طی دوره مالی ممکن است بخشی از مانده یک حساب دائمی وبخش دیگری از آن موقت باشد. این گونه حساب ها را اصطلاحا حساب های مختلط یا حساب های مخلوط می گویند.آن بخش از حساب های مختلط که موقتی باشد در پایان دوره مالی بسته می شودوبخش دائمی آن ها به دوره مالی بعد منتقل می شود. انواع مهم این حساب ها عبارتند از موجودی ملزومات، پیش پرداخت های هزینه وپیش دریافت های درآمد.
اصطلاح حساب های دفتر کل
صورت های مالی که در پایان دوره مالی در هر مؤسسه تهیه می شود باید نتیجه عملیات و وضعیت مالی مؤسسه به نحو صحیح نشان دهد.بعد از ثبت کلیه معاملات و عملیاتی مالی در دفاتر، برخی از حساب های دفتر کل مانده های صحیح را برای تعهدی ایجاب می کند که برای تطبیق حساب های ترازنامه و صورت سود وزیان با فرض دوره مالی واصل تطابق هزینه ها با درآمده،مانده برخی از حساب های دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح گردد.
ویژگی های اصلی ثبت های اصلاحی به شرح زیر است:
الف-در پایان دوره مالی در دفاتر ثبت می شوند. تاریخ ثبت اصلاحات در دفاتر حسابداری اخرین روز هر دوره مالی است.
هم بر صورت سود وزیان اثر می گذارند.
ج-به معاملات وعملیاتی مربوط می شوند که در یک دوره مالی رخ داده اند، اما آثاراقتصادی آن ها به بیش از یک دوره مالی تسری دارد.
ثبت های اصلاحی معمولا شامل موارد زیر است:
1-اصلاح حساب پیش دریافت های در آمد- پیش دریافت ها مبالغی است که برای ارائه خدمات در آینده از مشتریان دریافت می شود. حساب پیش دریافت جزء حساب های بدهی است وبیانگر تعهد انجام خدمات در آینده است. چنانچه تا پایان دوره مالی بخشی از تعهد مرتبط با پیش دریافت انجام شده باشد، درآمد مربوطه تحقق یافته تلقی شده و بایستی از حساب پیش دریافت درامد خارج وبه حساب درآمد انتقال یابد.
2-اصلاح حساب پیش پرداخت های هزینه- پیش پرداخت ها مبالغی است که برای انجام مخارج در آینده پرداخت می شود. حساب پیش پرداخت جزء حساب های دارایی است .چنانچه تا پایان دوره مالی بخشی از مبالغی که تحت عنوان پیش پرداخت ثبت گردیده ، به هزینه تبدیل شده باشد، باید معائل هزینه تحقق یافته از حساب پیش پرداخت خارج وبه حساب هزینه انتقال یابد.
3- اصلاح حساب موجودی ملزومات - ملزومات خریداری شده در طی دوره به حساب " موجودی ملزومات " منظور می شود. بخشی از ملزومات خریداری شده به تدریج در طی دوره مالی مصرف وبه هزینه تبدیل می شود، اما به دلیل ناچیز بودن مقدار ملزومات مصرف شده در هر روز معمولا مصرف ملزومات به طور روزانه در حساب ها ثبت نمی شود.در پایان دوره مالی واز طریق شمارش موجودی ها، مقدار ملزومات تعیین و سپس ملزومات مصرف شده محاسبه گردیده وباانجام یک ثبت اصلاحی از حساب موجودی خارج وبه حساب هزینه ملزومات منظور می شود.
4-ثبت درآمدهای تحقق یافته ثبت نشده- درامدهای تحقق یافته ثبت نشده درآمدهایی هستند که تا پایان دوره مالی تحقق یافته ،اما وصول نگردیده ودر حساب ها نیز ثبت نشده اند. با انجام یک ثبت اصلاحی در پایان دوره مالی،درامد ومطالبات مربوط در حساب ها ثبت می گردد.
5-ثبت هزینه های تحقق یافته ثبت نشده – هزینه های تحقق یافته ثبت نشده هزینه هایی هستند که تا پایان دوره مالی قطعیت یافته ،اما پرداخت نگردیده ودر حساب ها نیز ثبت نشده اند.ازجمله این هزینه ها می توان به هزینه های آب وبرق مصرفی در روز های پایانی سال و همچنین حقوق پرداخت نشده ایام پایان سال اشاره نمود.برای اجرای دقیق اصل تطابق هزینه ها با درآمد لازم است که در پایان دوره مالی، این گونه هزینه ها وبدهی مربوط در حساب ها ثبت گردد.
6-ثبت هزینه استهلاک دارایی های غیر جاری – دارایی هایی نظیر ساختمان ،وسائط نقلیه واثاثه عمر مفید محدودی دارند که طی آن دارایی مورد استفاده قرار می گیرد. برای اجرای دقیق اصل تطابق هزینه ها با درآمد باید بهای تمام شده این دارایی ها در طول سال هایی که دارایی مورد استفاده قرار می گیرد به حساب هزینه منظور شود. بدین منظور در پایان هر سال بخشی از بهای تمام شده دارایی به عنوان هزینه استهلاک در دفاتر ثبت می شود . این عمل با بدهکار کردن حساب " هزینه استهلاک " و بستانکار کردن حساب " استهلاک انباشته " انجام می شود.
حساب "استهلاک انباشته " یک حساب کاهنده دارایی است که در ترازنامه بعد از حساب دارایی مربوط منعکس شده و از بهای تمام شده دارایی کسر می شود تا ارزش دفتری دارایی به دست آید.
تهیه تراز ازمایشی اصلاح شده
پس از ثبت اصلاحات در دفتر روزنامه و انتقال آن ها به حساب های دفتر کل، برای حصول اطمینان از صحت نقل اقلام مذکور تراز آزمایشی جدیدی از مانده حساب های دفتر کل تهیه می شود که به آن تراز آزمایشی اصلاح شده می گویند. تراز ازمایشی اصلاح شده مانده صحیح حساب های مؤسسه را نشان می دهد و مبنای تهیه صورت های مالی (صورت سود وزیان، صورت حساب سرمایه وترازنامه) قرار می گیرد .
تهیه صورت های مالی
با اهمیت ترین مرحله در چرخه حسابداری، تهیه صورت های مالی (صورت سود وزیان ، صورت حساب سرمایه و ترازنامه ) است.
بستن حساب های موقت
منظور از بستن حساب های موقت ، انتقال مانده حساب های موقت (درآمد ها، هزینه ها و برداشت ) به حساب سرمایه است . برای بستن حساب های درآمد و هزینه از یک حساب واسطه به نام "خلاصه سود وزیان " استفاده می شود.
حساب های موقت معمولا به ترتیب زیر در پایان دوره مالی بسته می شوند:
1-بستن حساب های درآمد – تک تک حساب های درآمد معادل مانده ای که دارند بستانکار ودر مقابل حساب خلاصه سود وزیان معادل جمع اقلام درامد بستانکار می شود.
2-بستن حساب های هزینه – تک تک حساب های هزینه معادل مانده ای که دارند بستانکار و در مقابل حساب خلاصه سود وزیان معادل جمع اقلام هزینه بدهکار می شود.
3- بستن حساب خلاصه سود وزیان- پس از بستن حساب های درآمد و هزینه به حساب خلاصه سود وزیان، مانده حساب مذکور به حساب سرمایه بسته می شود. چنانچه مانده حساب خلاصه سود وزیان بستانکار باشد نشان دهنده سود خالص است که در این صورت حساب خلاصه سود وزیان بدهکار ودر مقابل حساب سرمایه بستانکار می شود وچنانچه مانده حساب خلاصه سود وزیان بدهکار باشد نشان دهنده زیان خالص است که در این صورت حساب خلاصه سو وزیان بستانکار ودر مقابل حساب سرمایه بدهکار می شود.
4-بستن حساب برداشت – حساب برداشت نیز جزء حساب های موقت است، اما به دلیل آن که بر سود یا زیان دوره مالی تأثیری ندارد به حساب خلاصه سود وزیان بسته نمی شود، بلکه مستقیما به حساب سرمایه بسته می شود، بدین ترتیب که حساب برداشت بستانکار ودر مقابل حساب سرمایه بدهکار می شود.
تهیه تراز ازمایشی اختتامی
پس از بستن حساب های موقت ، تراز آزمایشی دیگری از مانده حساب های دفتر کل تهیه می شود که تنها شامل حساب های دائمی (یعنی دارایی ها ، بدهی و سرمایه ) بوده وبه ان تراز آزمایشی اختتامی گویند. هدف از تهیه تراز آزمایشی اختتامی حصول اطمینان از توازن مانده های بدهکار با مانده های بستانکار حساب های دائمی است.
بستن حساب های دائمی
پس از تهیه تراز آزمایشی اختتامی و حصول اطمینان از توازن مانده حساب های دائمی ، آخرین مرحله در چرخه حسابداری ، بستن حساب های دائمی است. برای بستن حساب های دائمی دوروش وجود دارد:
1-کلیه حساب هایی که مانده بدهکار دارند به تفکیک بستانکار شده و معادل جمع آن ها یک حساب واسط به نام " تراز اختتامی " بدهکار می شود. همچنین کلیه حساب هایی که مانده بستانکار دارند به تفکیک بدهکار شده ومعادل جمع آن ها حساب " تراز اختتامی" بستانکار می شود. بدین ترتیب کلیه حساب های دائمی بسته می شود.
2-کلیه حساب هایی که مانده بدهکار دارند به تفکیک بستانکار شده ودر مقابل کلیه حسابهایی که مانده بستانکار دارند به تفکیک بدهکار می شوند . بدین ترتیب مانده کلیه حساب ها صفر شده وحساب های دائمی بسته می شود.
انتقال مانده حساب های دائمی به دفاتر سال جدید
با استفاده از یکی از دوروشی که برای بستن حساب های دائمی بیان شد، حساب های دائمی در سال جدید افتتاح می شود .
