حسابهای معین اگر برای همه حسابهای مورد نیاز موسسه ،در دفتر کل سر فصل جداگانه ای ایجاد شود، تعداد حسابها به طور قابل ملاحظه ایی افزایش خواهد یافت مثلأ در موسسه امید که ارائه کننده خدمات رایانه ای است ، بیش از پانصد مشترک از خدمات پست الکترونیکی استفاده میکنند که برای هر یک از آنها می بایست حساب جداگانه ای نگهداری شود. اگر برای هر یک از مشتریان موسسه یک حساب در دفتر کل ایجاد شود، بیش از 500 حساب دفتر کل فقط به مشتریان اختصاص خواهد یافت این در حالی است که تعداد فروشندگان و تامین کنندگان مواد و قطعات مصرفی موسسه نیز قابل توجه اند و موسسه ناچار از نگهداری حساب برای هر یک از کارکنان خود است.به این ترتیب تعداد حسابهای دفتر کل افزایش خواهد یافت هر گونه ثبتی در دفتر کل می بایست قبلا در دفتر روزنامه ثبت شود ،افزایش تعداد حسابهای دفتر کل موجب افزایش حجم ثبت های دفتر روزنامه نیز خواهد شد و احتمال بروز اشتباه در تحریر دفاتر قانونی را افزایش خواهد داد.
جهت جلوگیری از افزایش تعداد حسابهای دفتر کل ،حسابداران اقدام به نگهداری حسابهای معین برای هر یک از حسابهای دفتر کل می کنند .
معرفی سند حسابداری:
پس ازثبت رویداد درسندحسابداری،جمع ستونهای بدهکاروبستانکاربایدموازنه شود.همه اسنادتنظیمی پس ازامضای تنظیم کننده،ازبابت تشخیص حسابها ومحاسبات احتمالی وچگونگی ثبت ارتیکل مربوطه ورعایت مقررات وایین نامه های موسسه،موردرسیدگی وکنترل قرارمیگیردوپس ازتصویب مقام مجازموسسه،امادهثبت دردفترروزنامه میشود.دردفترروزنامه،فقط حسابهای کل واردمیشودوبااستفادهازشرح مبسوط نوشتهشده درسندحسابداری،شرح مختصری ازرویداددردفترروزنامه نوشته میشود.
پس ازخاتمه عملیات ثبت سنددردفترروزنامه،اسنادثبت شده اماده ثبت دردفترمعین است.حسابهای معین ازطریق سندحسابداری به دفترمعین منتقل میشودوذکرشماره صفحه حساب معین درسندحسابداری به نشانه انتقال اطلاعات ازسند حسابداری به دفتر معین است.
پس ازانتقال حسابهای معین،سندحسابداری به همراه مدارک ضمیمه،به ترتیب شماره سریال اسنادحسابداری،بایگانی میشود.
