کنترلهای داخلی درآمد و هزینه
درآمد و هزینه موسسات مختلف را می توان تحت سر فصل های کلی زیر طبقه بندی کرد .
1- فروش و یا درآمد ( شامل درآمد سرمایه گذاری ، فروش ، دارایی )
2- مواد مصرفی ( خرید)
3- دستمزد
4- سربار (تولیدی و اداری )
نظام کنترل داخلی در مورد هریک از سرفصل های فوق بستگی به عوامل مختلف از جمله حجم فعالیت ، نوع فعالیت ، گستردگی شرکت و دیگر عوامل دارد و نمی توان چارچوب کنترل مشخصی که در برگیرنده ، تمامی شرکتها باشد بدست آورد بعنوان مثال کنترل داخلی فروش یک کارخانه هواپیماسازی با کنترل داخلی فروش یک سوپر مارکت تفاوت های فراوان دارد .
از این رو هدفهای کلی مورد نظر در مورد سیستم های مربوط تشریح می گردد .
1 – فروش
1-1- سیستم کنترل داخلی باید طراحی گردد تا تمامی فروش ها در دفاتر انعکاس باید بدین منظور می بایست ترتیبی اتخاذ شود که از طریق صدور فاکتور یا به صورت حساب فروش که دارای شماره سریال چاپی بوده گزارش هر فقره فروش ( منفرداً یا به صورت جمع عملیات روزانه به امور مالی گزارش شود و سپس از طریق کنترل شماره ردیف ها اطمینان حاصل گردد که تمامی فروشها در دفاتر انعکاس یافته است .
2-1- کلیه فروشها به بهای تمام تصویب شده یا مناسبترین قیمت انجام شود . برای این منظور لازم است که قیمت ها از پیش توسط مقامات مسئول شرکت تعیین و تثبیت شد . رشد یا در غیر این صورت در ضمن تصویب و امضاء هر فاکتور یا صورت حساب فروش مقام مسئولی از مناسب بودن قیمت فروش اطمینان حاصل نمایید .
3-1- درآمد عملیاتی حاصل از فروش کالا فقط در صورت تحقق شرایط زیر شناسایی شود . الف : واحد فروشنده مزایا و مخاطرات مالکیت کالای مورد معامله از فروشنده و خریدار منتقل شدهت باشد .
ب: واحد مربوطه هیچگونه دخالتی در مدیریت مستمر در حدی که معمولاً همراه با مالکیت است یا کنترل مؤثری نسبت به کالای فروش رفته اعمال نکند .
ج: مبلغ درآمد عملیاتی را بتوان به گونه ای اتکاء پذیر اندازه گیری شود .
د: جریان منابع اقتصادی مرتبط با معامله فروش به درون واحد متحمل باشد .
هـ: هزینه هایی که در ارتباط با کالای فروش رفته واقع شده یا می شود ،گونه اتکاء پذیر قابل اندازه گیری است.
4-1- مدارک اولیه فروش مانند برگه دریافت سفارش ، نسخه های بعدی و مکمل فاکتور فروش مانند حواله خروج کالا نیز می بایست دارای شماره سریال چاپی باشند .
5-1- فروش نسیه صرفاً به مشتریانی که اعتبار آنها تایید شده باشد انجام پذیرد و در هر مرحله فروش حد اعتبار مشتریان مورد بازنگری قرار گیرد .
6-1- تخفیفات فروش بر اساس جداول مصوب یا با تایید مقام ارشد مسئولی انجام شود .
7-1- فاکتور های فروش می بایست توسط افرادی مستقل از دریافت کنندگان سفارش و هم خیلی مسئولین ثبت حسابهای دریافتنی کنترل شود .
8-1- کلیه نسخ باطل شده فاکتورهای فروش در شرکت بایگانی گردد .
9-1- فاکتور های فروش باید قبل از تطبیق به وسیله شخص یا مقام مستقلی از لحاظ تطابق مقدارکالا با سفارش فروش و حواله انبار و تطبیق قیمت های بکار رفته با لیست مصوب قیمت ها و همچنین از لحاظ شرایط پرداخت و صحت محاسبات مورد رسیدگی و کنترل قرار گیرد .
10-1- هرگونه برگشت از فروش باید بوسیله صدور برگه بستانکاری ( اعلامیه بستانکار) تحت کنترل امور مالی درآید . برگه های بستانکاری باید دارای شماره سریال چاپی بوده و برای صدور آنها کلیه کنترلهای مربوط به صدور فاکتور فروش در نظر گرفته شود .
2- خرید
1-2- وظایف صدور دستور یا اجازه ، خرید، انجام عمل خرید ، دریافت کالا ، پرداخت وجه مربوطه و بالاخره ثبت معاملات مربوطه باید از یکدیگر تفکیک گردیده و حتی المقدور توسط افراد یا ادارت جداگانه و مستقل از یکدیگر انجام شود .
2-2- انجام عملیات خرید ( خصوصاً ) باید توسط کسانی غیر از درخواست کنندگان کالا و متصدیان پرداخت و ثقبت اسناد صورت گیرد و چانچه وسعت دستگاه ایجاب کند اداره ویژه ای مأمور این کار باشد . ایجاد یک اداره خرید در جمع آوری تخصصها ، تمرکز و کارآمدی بیشتر در امر خرید و تحصیل بهترین شرایط خرید نقش عمده ای دارد و درنتیجه کنترلهای داخلی از این لحاظ تقویت می شود .
3-2- صدور درخواست خرید باید متکی به دریافت « درخواست خرید کالا » باشد . مواردی ممکن است پیش آید که به علت شرایط مناسب بازار ، خرید قابل توجهی بدون در نظر گرفتن احتیاجات دستگاه مناسب داشته باشد در هر صورت این نوع خرید ها باید با توجه به سیاست مالی دستگاه با اجازه ارکان عالیه و تصمیم گیر صورت گیرد .
4-2- درخواست خرید کالا باید از طریق انبار ، به عمل آید و ادارات درخواست کننده کالا می بایست نخست درخواست خود را به انبار تسلیم نمایند و انبار پس از اطمینان از نبود کالا اقدام به صدور درخواست خرید نمایند.
5-2- تعداد و کیفیت کالای خریداری در بدو ورود به شرکت می بایست مورد بازرسی قرار گیرد .
6-2- پرداخت وجه بابت خرید کالا باید در مقابل دریافت کالا به مقدار و کیفیت سفارش انجام گیرد .
3- حقوق و دستمزد
هدفهای کلی که از برقراری هر سیستم کنترل داخلی در مورد حقوق و دستمزد مورد توجه است به طور خلاصه آن است که از موارد زیر اطمینان حاصل شود :
1-3- کسانی که حقوق یا دستمزد دریافت می دارند واقعاً در استخدام دستگاه بوده و ضمناً اسامی کلیه حقوق بگیران در لیستها منظور می شود .
2-3- حقوق یا دستمزدی که پرداخت می شود در مقابل کار انجام شده پرداخت می گردد و یا در ازاء ایام مرخصی یا بیماری کارکنان واقعاً به آنها تهلق می گیرد .
3-3- نرخهای ساعتی ، پارچه کاری ، روزانه یا ماهانه حقوق و دستمزد و همچنین هرگونه تغییر در آن مورد تصویب مقامات ذیصلاح قرار گرفته است .
4-3- حقوق و دستمزد ناویژه ( یعنی قبل از کسور ) و همچنین مبلغ خالص ان بدرستی محاسبه شده است و جمع کل صورتهایی که ثبت حسابداری به موجب آن به عمل می آید صحیح است .
5-3- کلیه کسور متعلق در مورد هریک از کارکنان به درستی محاسبه شده و به حسابهای صحیح منظور می شود .
6-3- مبلغ خالص دستمزد یا حقوق به افرادی که واقعاً تعلق می گیرد پرداخت می شود و از انها رسید ( یا چیزی معادل آن ) گرفته می شود .
