حسـابداري شهـرداريها در مقام مقايسـه با حسـابداري بازرگاني جزئي از حسابداري دولتي ميبـاشد وكلـيه خصوصيـات قائل شده در كتـب و منابـع مخـتلف حسـابـداري دولتي در مورد حسابداري شهـرداريها نيز صـادق است ولي حسـابداري شهرداريهـا در مقايسـه با حسـابداري دولتـي داراي ويژگي خاص ميباشد . دستگاه هاي اجرائي دولتي كه اعتبار بودجه برنامه اي آنان از محـل اعتبار كل كشور تأمين و پرداخت ميگردد ايجاد كننده تعهدات و پرداخت كنندة هزينـه هاي انجـام شـده خـواهنـد بود و هزينـه هاي انجـام شده را در دفاتر خود ثبت مينمايد و درآمد دولت در دستـگاه ديگـري متمـركـز ميگـردد. در صورتيكـه در شهـرداريها حسابداري درآمـد و هزينـه در يك واحد مالـي مجتـمع و در دفـاتر منعـكس خواهـد شد و ميتـوان حسـاب هاي درآمد شهـرداري را توأم يـا غيـرمتمـركز و به طور جداگانه عمل نمـود.
روش حسـابداري:
از نقطه نظـر مباني ثبت فعاليت هاي مالي روش حسـابداري در شهرداريها روش نقدي خواهد بود« بدين معني كه درآمـد از جمع اقـلام وصـول شده تا پايان سـال مالـي و نيز هزينـه از جمع اقلام پرداخـت شده تا پايان دوره عمـل بودجه كه 15 ارديبهشـت سـال بعـد ميباشد تشكيل ميشـود»در مـورد درآمد هائيكه عملاًبرگ تشخيص و يا پيش آگهي صادر ميشود و يا دين مـودي نسبت به آنها تحقـق پيدا ميكنـد حسابهاي انتظامي تشكيل و در آنها ثبـت ميگـرددتا اقـلامي از درآمـد هاي مـذكور كه در طول سال مالي به حيطه وصول درنيامده اســت عند اللزوم در پيش بيني درآمدهاي بودجـه سال بعـد منظـور شود. در مورد هـزينـه هاي آن قسـمت كه در طول سال مالي تحقق يافته ولي پرداخت آن تا پايـان دوره عمـل بودجـه صـورت نگـرفته اسـت در حساب ديـوان شهرداري منظـور ميگردد تا از محل اعتباراتي كه در بودجـه بعنـوان پرداخـت ديوان پايـدارو به تصـويب ميرسـد و پرداخـت شـود. جمـع اقـلام درآمدهاي وصـول نشده تا پايان سـال مالـي نسـبت به هر يك از منـابع درآمـد و هـزينـه هـاي تحقــق يافته پرداخت نشده تا پايان دورة عمل بودجه بايد در گزارش وضـع مالي سـالانه كه همـراه با تفـريغ بودجه جهت رسدگي و تصويب انجمـن تسليم ميگردد درج و صورت هاي ريز اقـلام مذكور زمينه گـزارش فوق الذكـر شـود.
برنامه و فعاليتها:
وظايف ـ مجموع كوششهاي سازمان يافتة شهرداري و واحدهاي تابعة آن است كه خدمات مشخصي را براي شهر در بر ميگيرد . انجام هر وظيفه يك هدف اصلي براي شهرداري محسوب ميشود . هر وظيفه شامل چند برنامه و هر برنامه مشتمل بر چند فعاليت مي باشد .
برنامه ـ كارهاي اجرائي شهرداري براي انجام مسئوليتهايي است كه در داخل يك وظيفه به آن محول مي شود .
فعاليت ـ قسمتي از كارهاي همگن در يك برنامه است كه معمولاً توسط يكي از واحدهاي سازماني تابعه شهرداري به منظور رسيدن به هدفها و مقاصد برنامه صورت مي گيرد .
طرح ـ جزء مشخص از يك فعاليت كه در دورة زمانمعيني به انجام برسد طرح ناميده مي شود مانند ايجاد يك ساختمان ؛ احداث يك خيابان و يا اسفالت يك خيابان .
فهرست طبقه بندي وظايف ـ برنامه ها و فعاليتها كه در بودجة شهرداري مورد عمل قرار مي گيرد شماره هاي قراردادي آنها طبق فهرست شمارة 1 پيوست مي باشد .
در مورد تفاوت فعاليت وطرح توضيح لازم در فصل اول اين دستورالعمل داده شده است .
طبقه بندي درامد شهرداري ها و شمارة قرارداري آنها :
درآمد و منابع مالي شهرداريهاي كشور به9 طبقه بشرح اين جدول تقسيم گرديده است كه هر طبقه شامل چند منبع مي باشند . شماره هاي قراردادي درآمد ها دو رقمي است كه رقم اول ( سمت چپ ) نشان دهندة شماره طبقه و رقم دوم ( سمت راست) شمارة منبع داخل در هر طبقه را مشخص مي سازد .
لزوم رعايت فهرستهاي طبقه بندي و شماره هاي قراردادي آنها :
كلية شهرداريهاي كشور در موقع تنظيم بودجه و نگاهداري حساب اعتبارات بودجه موظف خواهند بود عناوين طبقه بندي و شماره هاي قراردادي آنها را رعايت كنند .
شهرداريهائي كه فاقد بعضي وظايف ؛ برنامه ها وفعاليتها يا درآمدها و هزينه هاي مندرج در فهرستهاي طبقه بندي باشند بايد از ذكر شماره هاي قراردادي و عناوين مربوط در بودجه خودداري كنند .
در صورتيكه در هر شهرداري بر حسب مقتضيات محلي برنامه ها يا فعاليتها يا درآمدهائي وجود داشته باشد كه در فهرست طبقه بندي صريحاً ذكر نشده است بايد با رعايت طبقات مندرج در فهرست رديف مناسبي براي آنها در نظر گرفته شمارة قراردادي آنها مشخص نمايد .
فرمها و صفحات بودجه بايد طوري دنبال يكديگر قرار گيرد كه حتي الامكان ترتيب شماره طبقه بندي وظايف و برنامه ها و فعاليتها در آن رعايت شده باشدو سازمان شهرداري نيز بايد حتي الامكان به نحوي برقرار گرديده به تصويب برسد كه اين ترتيب را تسهيل نمايد .
بايد از فرم شماره 5 پيوست براي برآورد مجموع هزينه ها و از فرم شماره 6 براي تعادل درآمد و هزينه و از شماره 8 پيوست براي استخراج خلاصه اعتبارات عمراني مستخرجه از وظايف ؛ برنامه ها و فعاليتهاي مختلف استفاده كرد .
مبناي قرار دادن برنامه در تنظيم بودجه
به رعايت مواد 23 و 25 آئين نامة مالي شهرداريها بودجه هر شهرداري بايد بر اساس برنامه ها و وظايف و فعاليتهاي مختلف و هزينة هريك از آنها تنظيم گردد .
هريك از شهرداريهاي كشور مكلف خواهند بود برنامه 5 ساله عمليات نوسازي و عمران و اصلاحات شهري را در اجرا مادة 15 قانون نوسازي و عمران شهري و بر طبق دستورالعملي كه از طرف وزارت كشور صادر گرديده است تهيه و به تصويب رسانده و آنرا مبناي تنظيم بودجة سالانة شهرداري قرار دهد .
رعايت مقررات مندرج در دستورالعمل طرح و تنظيم برنامة 5 ساله عمليات نوسازي و عمران شهري برنامة مذكور بايد طوري تهيه گردد كه بتوان بودجة سالانة شهرداري را بر مبناي آن قسمت از فعاليتها و طرحها كه براي اولين سال در برنامة 5 ساله منظور گرديده برنامة تفضيلي آن تهيه مي شود تنظيم نمود .
در صورتيكه تا 15 آبان هر سال برنامة 5 ساله عمليات نوسازي و عمران شهري قطعيت نيافته و به تصويب مراجع ذيربط نرسيده باشد اقدام در تهيه و تنظيم بودجه سال بعد نبايد به همين علت به تعويق افتد و شهرداري و مسئولين واحدهاي تابعه آن مكلف خواهند بود با تنظيم برنامه موقت سالانه اقدامات لازم را براي تنظيم بودجه بعمل آورند .
حقوق
حقوق پرسنل اعم از قراردادي و رسمي از طريق بودجه جاري پرداخت مي شود تمام اطلاعات كسورات و اضافات در طول ماه بوسيلة اپراتور به كامپيوتر داده مي شودكسورات احكام و اضافات احكام محاسبه شده و توسط اپراتور به كامپيوتر داده مي شود و بعد از وارد كردن ميزان حقوق شخص تعيين و سند حسابداري زده مي شود .
بعد از سند حسابداري تهيه كننده سند آن را امضاء مي كند بعد از رسيدگي و طبق نظر مسئول حسابداري بررسي امضاء شده و اعتبارات را درج و مسئول اعتبارات نسبت به مبلغ سند حسابداري اقدام و امضاء نموده و بعد از آن رئيس امور مالي ( ذيحساب امور مالي ) تأييد و بعد به رياست سازمان جهاد نسبت به صدور چك اقدام مي كند .
وقتي يك سند حسابداري تأييد مي شود صدور چكها آغاز مي شود و بدين ترتيب براي هر يك از موارد مندرج در سند يك چك صادر مي شود مانند بيمه ، بازنشستگي ، وام و…..
بعد از صدور چك ذيحساب آن را تأييد مي نمايد و در دفاتر ثبت و در حسابهاي مختلف خود نوشته مي شود .
سازمان جهاد سازندگي استان قزوين در بعضي مواقع دستمزد كارگران موقت خود را توسط يك برگه بنام دستمزد كارگران موقت تهيه مي كند ممكن است اين كارگران مدت كوتاهي خدمت كنند به همين دليل كارگراني كه كار كمتري انجام داده اند و نياز به قرارداد ندارند كارت مربوطه را قسمت حسابداري تكميل به طوري كه كسورات قانوني را پس از كسر ، مبلغ باقي مانده را به شخص مورد نظر عودت مي دهند .
طريقه پرداخت مساعده :
به علت داشتن مشكلات پرسنل و پايين بودن حقوق كارمندان طبق توافق معاونت ادارة امور مالي و ذيحسابي سازمان جهاد ، قرار بر اين شده ماهانه از دهم هر ماه مبلغي را به عنوان مساعده كه كاركنان درخواست مي كنند پرداخت مبلغ مساعده 3/1 حقوق شخص مي باشد كه به صورت علي الحساب پرداخت و در پايان هر ماه پس از پرداخت حقوق اصلي شخص مبلغ فوق از حقوق كارمندان درخواست كننده مساعده كسر مي شود .
اضافه كار :
مسئول هر قسمت 25 هر ماه نسبت به كاركردي كه از نيروي انساني انجام شده است طبق سقف مجاز كه به مسئول هر قسمت اعلام شده است بين اعضاء خود نسبت به كاركرد افراد خود اضافه كار داده مي شود كه طريقة محاسبه اضافه كار به شرح ذيل است :
اضافه كار = ساعات اضافه كار× 175 افزايش سنواتي + افزايش شغل+ حقوق مبنا
در سازمان جهاد سازندگي فرمي به نام گواهي انجام كار مي باشد كه اين فرم مربوطه تأييد مي نمايد ، كه كار انجام شده در پروژه مورد نظر انجام شده است كه بايد در اين فرم كارهاي انجام شده نوشته شود اگر كارها به نحو احسن انجام شده باشد مقام مجاز بعد از ديدن كارهاي انجام شده فرم مربوط را تأييد مي نمايد .
به استناد تبصره ماده 29 قانون مقررات اداري و مالي و تشكيلاتي جهاد سازندگي اگر كالاي خريداري شود به طوري كه كالاي مورد نظر واجب و لازم باشد و اين خريد ما بدون فاكتور باشد ، فرم برگ خريدهاي بدون فاكتور تهيه مي شود
محدوديتهاي تراز عمليات
اگر تراز عمليات دفتر كل توازن نداشته باشد ، مسلماً اشتباهي در جريان كار مالي رخ داده است و بايد حسابدار در كشف و اصلاح آن بكوشد . ليكن چنانچه تراز موازنه باشد ، دليل بر صحت كامل عمليات مالي نمي تواند باشد زيرا ممكن است اشتباهاتي رخ داده باشد كه تاثيري در توازن تراز نداشته باشد . اشتباهات فوق الذكر عارتست از:
1ـ اشتباه در سر فصل حساب ،چنانچه در تشخصي و تعيين سر فصل حساب اشتاه شود ،مثلا بجاي حسابهزينه برنامه بهداشتي اشتباهاً حساب هزينه برنامه درماني بدهكار شود ، با اينكه دو حساب اشتباه است ليكن تراز عمليات موازنه مي باشد .
2ـ حذف آرتيكل ، ممكن است يك چند و تيكل از قلم افتاده باشد .
3ـ تكرار آرتيكل ، د صورتي كه يك يا چند آرتيكل بطور تكراري ثبت شده باشد .
4ـ اشتباهات متقابل در ارقام و يا بدهكار حسابها بطوريكه تاثير يك اشتباه با اشتباه ديگر جبران شود .
مراحل كشف اشتباهات :
اگر تراز عمليات موازنه نباشد ،بايد با كنترل كارهاي مالي اشتباه را كشف و اصلاح نمود . براي انجام اين كار بهتر است عمليات را معكوس مراحل حسابداري ،كنترل نمود . يعني به ترتيب زير :
1ـ كنترل جمع بندي تراز عمليات
2ـ كنترل نقل جمع هاي بدهكار و بستانكار از دفتر كل بهتراز
3ـ كنترل جمع هاي دفتر كل
4ـ كنترل نقل ارقام روزنامه به دفتر كل
5ـ كنترل دفتر روزنامه با اسناد هزينه و حسابداري
بديهي است با كنترل هاي فوق حتماً اشتباه معلوم خواهد شد و لازمست با توجه به اصول حسابداري اصلاحات لازم دردفاتر بعمل آيد .
چگونگي اصلاح اشتباهات در دفاتر
هدف از اصلاح و رفع اشتباهات ،تحقق سه مطلب زير است :
1ـ تعيين تاثير اشتباه در حسابها و تعيين ميزان آن
2ـ ازبين بردن آثار اشتباه از حسابها و دفاتر
3ـ ثبت آرتيكل صحيح در دفاتر
عمليات حسابداري پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفين
عمليات حسابداري پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفين با عمليات حسابداري پرداخت حقوق شاغلين متفاوت است . بدين ترتيب كه اولاً از نظر نحوه پرداخت ، مشكلات بسياري وجود دارد و نمي شود حقوق وظيفه را از طريق سيستم بانكي پرداخت نمود و ثانياً حقوق بازنشستگي وظيفه خالص مي باشد و ماليات بازنشستگي ندارد (بجز حق بيمه درماني و يا بدهي) و ثالثا مبلغ تقريباً ثابت مي باشد .
نحوه پرداخت
پرداخت حقوق بازنشستگي از طريق سيستم بانكي و با افتتاح حساب پس انداز صورت مي گيرد . ليكن پرداخت حقوق وظيفه از طريق ادارات حسابداري انجام مي شود .
عمليات حسابداري سپرده ها (حسابهاي مستقل براي وجوه سپرده)
هر سازمان دولتي ممكن است مبالغي تحت عنوان «سپرده» از اشخاص حقيقي يا حقوقي دريافت كند . مانند سپرده شركت در مناقصه يا مزايده . سپرده حسن انجام كار و غيره . اين سپرده ها مي بايست در حساب خاص بانكي واريز شده و طبق قانون مسترد يا نگهداري شود . عمليات حسابداري سپرده بشرح زير مي باشد :
1ـ واريز سپرده بحساب بانكي
2ـ استرداد سپرده
3ـ واريزسپرده به حساب شماره 3 خزانه
عمليات حسابداري درآمد و هزينه اختصاصي (حسابهاي مستقل براي درآمد و هزينه اختصاصي)
در بودجه كل كشور ، علاوه بر در آمدها و هزينه هاي عمومي ، درآمدها و هزينه هاي اختصاصي مشخص مي گردد . البته موارد هزينه هاي اختصاصي بايد در قانون مربوطه ذكر شده باشد تا دستگاه وصول كننده درآمد مجاز به هزينه اشد بعد از انقلاب اسلامي محدوديتهاي بسياري براي مصرف درآمدهاي اختصاصي ايجاد شده است باستثناي چند مورد بقيه درآمدهاي اختصاصي مي بايست به حسابهاي دولت واريز گردد . چنانچه يك سازمان دولتي بموجب قانون مجاز به وصول درآمدها اختصاص و پرداخت و هزينه اختصاصي مي باشد ، اين وضع ممكن است براي سازمان مركزي در تهران و واحدهاي تابع آن در شهرستانها وجود داشته باشد .
عمليات حسابداري بانك و تهيه صورت مغايرت بانكي
سازمانهاي دولتي ملزم هستند باستثناي موارد بسيارجزئي ،كليه دريافتها و پرداختهاي خود را با افتتاح حساب جاري از طريق شبكه بانكي انجام دهند . حسابهاي بانكي مورد نياز روش نگهـداري حسـاب
روش نگهــداري حساب هاي شهرداري طبق مادة 43 آئين نامة شهرداري بايد مترادف يا دوبل باشـد. براي اينكـه روش حسـابداري شهرداريهاي كشـور متحد الشكل باشد تا تنظيـم آمارهاي سالانه از درآمد و هزينه ها و دارايي و بدهي شهرداريها و تجزيه تحليـل آنها را توسط وزارت كشور امكان پذير سازد. كليه شهرداريها بايد سرفصـل حساب هـاي درآمـد و هزينـه و ساير حسابهاي مربوط را بر اسـاس مقـررات اين دستورالعمل و ساير
دستورالعمل هاي مالي شهرداريها كه توسط وزارت كشور ابلاغ شده يا ميشود تنظيم و از فرم هاي مقـرر در اين دستورالعمل استفاده نمايند.
حسـاب اختصـاصـي
براي فعاليت هائيـكه جنبة اختصـاصي دارد« يعنـي تمـام ياقسـمتي از هزينة هاي آن از محـل درآمـدهاي حاصل از همـان فعاليت يا برنامه و وظيفه تامين و پرداخت ميشود يا درآمد خــاص براي آن اختصـاص داده ميشـود بايـد در هـر مورد حسـاب هاي جداگانه تنظـيم گــردد». مـلاك تشـخيص فعـاليت هـاي اختصـاصي در هر شهـرداري بودجـة شهرداري خواهد بود كه براي هر يك از فعاليت هاي اختصاصي طبـق دستورالعمـل مربوط يك بودجه اختصـاصي تنظـيم و به تصويب ميرسد. در موارديكه شهـرداري داراي فعاليت اختصاصي و حساب اختصاصي بـراي هر فعاليـت باشد در استقـراض از يك حسـاب براي استفاده در حساب ديگــر بايد مقررات ماده 39 آئين شهرداريها رعايـت شــود.
به شرح زير مي باشد :
1ـ بانك ـ حساب درآمد عمومي
2ـ بانك ـ حساب پرداخت عمومي
3ـ بانك ـ تمركز درامد اختصاصي
4ـ بانك ـ حساب پرداخت هزينه اختصاصي
5ـ بانك پرداخت حقوق شاغلين
6ـ بانك پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفين
7ـ بانك ـ حساب سپرده
بديهي است در تهران حسابهاي دستگاههاي مالي توسط خزانه در بانك مركزي ايران افتتاح مي شود و در استانها و شهرستانها ، ساير بانكهاي استان و ملي از طرف بانك مركزي اين موظيفه را بعهده دارد .
حسابهاي عمومي ( با مانده بدهكــار)
بانك ـ پس از تهيـه صـورت مغايرات بانكـي در پايان هر ماه اين حسـاب به مبلغ جمع دريافتـي ها بدهكار و به ميزان چكهاي صادره و هزينـه هاي بانكي بستانكـار ميشـود و در صورتيكه حسابهاي متعدد از طرف شهرداري در بانك افتتـاح شده باشد براي هر يك از آنهـا يك حساب جداگانه در دفتر كل به منظور و بترتيب فوق عمل خواهد شـد .
تنخواه گردان ـ مطالبات تحقق يافته شهرداري از اشخـاص و مؤسسات اعم از موسسـات دولتـي و غيردولتـي در بدهـكار اين حسـاب منظور ميشود( طرف اين حسـاب از لحاظ عوارض در حسابهاي با مانده بستانكار ذخيره مطالبات قابل وصول است .
مطالبـات از حسـاب مخصـوص ـ در صورتيـكه براي فعاليتهـاي اختصاصـي يك گـروه جداگانه ايجـاد گردد بدهي آن گروه حسابها بگروه حساب هاي عمومي ، در اين حسـاب ثبت ميگـردد.
درآمـدهاي پيش بيني شـده ـ اين حسـاب در ابتـداي سال نسبت به جمع كلّ درآمدهاي مصـوب در بودجة بدهكار و حساب مازادبودجه به همان ميزان بستانكار ميشود. در پايان هر ماه معادل جمـع درآمدهاي وصولي كه در دفتر معين درآمد ثبت گرديده اين حساب بستانكار و طرف آن ( حساب مازاد بودجه) بدهكار ميشود.
پيش پرداختهـا ـ براي ثبـت پيش پرداخـت به فروشنـدگان يا پيمـانكاران بر اســاس قـراردادهاي منعقده يا سفارشهاي كه داده ميشود بمبلغ پرداختي حساب پيش پرداخت بدهكار و به بستـانكار حساب بانك منظور ميگـردد.
حسابهاي عمومي ) با ماندة بستانكار(
مازادبودجه ـ طرف اين حساب درآمدهاي پيش بيني شده است .
ذخيره مطالبات قابل وصـول ـ طـرف اين حسـاب در گـروه حسابهـاي با ماندة بدهكار حسـاب بدهكـارن ميباشـد .
درآمدها ـ با وصول درآمدها كه قاعدتاً از طرف بانك صورت ميگيرد اين حساب بستانكار ميشود.
پيش دريافتها ـ تين حساب در مقابل دريافتها زودتر از موعد بستانكار ميشود.
بستانكارن
اسناد پرداختي
ذخيرة مطالبات مشـكوك الوصـول ـ آن قسمت از درآمدهاي قابل وصول را كه مشكوك قلمداد ميگردد ميتوان از حساب ذخيره مطالبـات قابل وصول خارج ساخته و دراين حساب منظور نمود) در صورتيكه به طرق بازرگاني اداره گــردد(
حسابهاي انتظامي دارايي هاي ثابت
ـ زميـن
ـ ماشين آلات و وسايل نقليه
ـ اثـاثـه
ـ كار در جريان ساخت
ـ سرمايه گذاري براي دارايي ثابت
بانك
اصطـلاح بانك يا موجـودي بانكي معـمولاً به آن قسمـتي از نقدينگـي مؤسسـه اطـلاق ميگردد كه در حسابهاي مربوطـه در بانك تحت عنـاوين مختلفي از قبيل حساب جاري ، حساب پـس انـداز و حساب سپرده نگهـداري ميشود.
در مؤسسات دولتـي و شهرداريها دريافت و پرداخـت ها به استثناء پرداختهاي جزئي كه از محل تنخواه گردان قابل پرداخت است كلاً ميبايست از طريق بانك مركزي يا بانك ملي به نمايندگي از طرف بانك مركزي انجام پذيرد.
وجه نقد و موجودي نزد بانك ***
دريافتني ***
بابت دريافتي از بدهكاران
هزينه ماده . . . . ***
وجه نقد موجودي نزد بانك ***
بابت هزينه ها
صنـدوق
اصطـلاح صندوق معمولاً به وجوهي اطلاق ميگردد كه در داخل مؤسسه نگهداري ميشود. نگهداري هر گونه نقدينگي اعم از اسكناس و مسكوك، چك ، حواله بانكي و اوراق بهادار همـواره با خطراتي از قبيل : سـرقت ، حـريق و اخـتلاس ميباشد كه مـيبايست به هـر نحـو ممكن از وقـوع احتمالي آن جلوگـيري شود .
دقت در انتصاب فرد يا افرادي واجد شرايط بعنوان صندوقدار يا متصدي امور صندوق، ايجاد يك سيستم كنترل داخلـي، برقـراري مقـررات مالـي خود ميتواند تا حـدودي سازمان را به اين مقصود نزديك سـازد.
مؤسسات دولـتي و شهرداريهـا به موجب قانون موظف اند كليه دريافتها و پرداخـتهاي خود را از طريق بانك انجام دهند مگر موارد بسيار جزئي ، لذا در مورد دريافتهائي جزئي كه ارزش آنرا ندارد مـؤدي، براي پرداخت آن به بانك هـدايت شود در اينـگونه مـوارد درآمدهائي جـزئي ميبــايست مستقيماً توسط تحصيلدار يا صندوقدار وصول و روزانه بحساب جاري بانك واريـز گردد، در هــر حال از جمعداران كه مسئوليت تحويل و تحول و نگهـداري وجوه و نقدينه ها و سپـرده ها و اوراق بهـادار شهرداري بعهـده آنان واگذار شده است ميبـايست طبق مقررات مورد عمل در مؤسسات دولتي تضمين كافي دريافـت گــردد. ماده 75 قانون شهـرداري مصوب 1334 در اين مورد چنين مقرر ميدارد« عوارض درآمـد شهرداري بوسيله مأمورين مخصوص كه از طرف شهرداري بنام مأمور وصول تعين ميشود دريافـت خواهـد شد و مأمـورين وصـول بايد بر طبـق مقــررات امـور مالـي تضميـن كافـي بسپـارنـد. براي ثبـت عمليـات مربوط به وجوه نقـدي از «حساب صندوق» استفـاده ميشود و كليه دريافتها بر اساس مدارك مربوطـه بحـساب صندوق صندوق بستانكار خواهـد شـد. مـا به التفاوت جمع گردش بدهكار و بستانكار حساب صندوق مانده و يا موجودي صنـدوق را نشان ميـدهد كه برابر موجودي شمارش شده صندوق خواهـد بـود.
پيش پرداخت و علي الحسـاب
بموجـب ماده 34 آئيـن نامـه مالي شهرداريهـا مصـوب تيرماه 46 ،« كلـيه پرداختهاي شهـرداري، بايد با توجـه به ماده 79 قانون شهرداري با اسنـاد مثبته انجـام گـردد و در مورد هزينه هائيكه تنظيم اسناد مثبته آن قبل از پرداخت ميسر نباشد ممكن است بطور علي الحسـاب پرداخـت و اسنـاد هزينه آن د راسـرع وقـت تكميل و بحسـاب قطعـي منـظور گردد، نوع هزينه هائيكه بطور علي الحساب قابل پرداخت است و طرز استفاده از تنخواه گردان بموجـب دستوالعملي كه وزارت كشور ابلاغ خواهد نمود تعيين خواهد شد. هر چند در آئين نامه مالي شهرداريها اصطلاح پيش پرداخت و علي الحساب به يك معنا توصيف شده است با اين همه دستـور الـعمل صادره از طرف وزارت كشور علي الحساب را به شـرح زير تعريف مينمايد:
» علي الحساب عبـارت اسـت از پـرداختـي كـه بمنظـور اداي قسمتـي از تعهـد صورت ميگــردد. «
و بلا فاصله اضافه مينمايد: در مورد پرداخت پيش پرداختها و مبالغ علي الحساب رعايت نكات زير لازم اســت :
1. تأييد قبلي شهرداري يا كسي كه از طرف شهردار به او تفويض اختيارشده است .
2. مقررات شهرداري يا قرارداد اجازه چنين پرداختي را داده باشد.
3. تضمين كافي براي استرداد يا احتساب آن اخذ شده باشد.
بدين ترتيب ميتوان گفت(( پيش پرداخت عبارت از پرداختي است كه از محل اعتبـارات مصـوب طبـق مقررات مربوطه و احكـام و قراردها پيش از انجام تعهد صورت ميگـيرد و علي الحساب عبارت است از پرداختي كه به منظور اداي قسمتي از تعهد صورت ميگيرد))
در هر حال پيش پرداخت و علي الحساب در حدود اعتبارات مصوب از محل تنخواه گردان حسابداري پرداخت خواهد شد و ثبت عمليات آن به ترتيب زير است :
حساب پيش پرداخت آقاي . . . **
بحساب بانك ـ جاري هزينه **
بابت پيش پرداخت ماموريت
حساب علي الحساب ـ شركت پيمانكار **
بحساب بانك ـ جاري هزينه **
بابت پرداخت علي الحساب صورت وضعيت شماره 1
در صـورتيكه اسنـاد پيـش پرداخـت يا علـي الحسـاب در همـان سال مالي تكميل و بحساب قطعي منظور گردد حساب پيش پرداخت يا علي الحساب به همان مبلغ بستانكار و تسويه خواهد شد و معـادل مبلـغ پرداختي و منظور شده بحساب قطعـي ، درخواست وجه ميگــردد.
تعريف تنخواه گــردان
تنخواه گردان عبارتست از وجوهي كه از محل اعتبارات مصوب براي پرداخت هزينه هاي جـاري از طـرف ذيحسـاب در اختيـار مأمورين يا واحدهاي ذيربـط قـرار ميگـيرد تا به تدريـج كه هزينـه هاي مربوطه انجـام ميشـود اسناد هزينه تحويل، مجدداً معادل همان اسنـاد دريافـت دارنــد
انواع تنخواه گــردان
با توجه به مـوارد اشـاره شـده در تعـريف فوق كه عينـاً از دستـورالعمل صادره از طرف وزارت كشـور اسـتخراج گرديده اسـت لـزوم دو نوع تنخواه گردان در شهــرداريها به شرح زير ضروري به نظر ميـرسـد :
1. تنخواه گردان حسابداري
2. تنخواه گردان پرداخت
تنخواه گـردان حسابداري
تنخـواه گـردان حسابداري مبلغـي است كه بنا به درخواست رئيس حسابداري و يا مدير امور مالي و بموجـب موافقـت شهـردار( ذيحسـاب ) برقـرار و از محـل كليه اعتـبارات بودجه مصـوبه بمنظـور پرداخت هزينه هاي جاري و تعهدات سالهاي قبل در اختيار واحد حسابداري قرار داده ميشود.
ميزان و مبلغ تنخواه گردان حسابداري معمولاً معـادل ميزان و مبلغ پرداختي سـه ماه با توجه به پرداختـي سال قبل كه از سه دوازدهـم اعتبارت مصوب تجاوز نكند خواهد بود، يا به عبارت ديگر ميزان تنخواه گردان حسابداري ميبايست حداقل پرداخت هاي سه ماه شهرداري را كفايت نمايد.
واگذاري تنخواه گردان حسابداري
ثبت عمليات مربوط به واگـذاري تنخـواه گردان حسـابداري در دفاتر مالـي شهـرداري به ترتيبـي خواهـد بود كه ابتـدا حسـاب بانكـي درآمد بابت پرداخـت تنخواه گــردان حسابداري بستانكار و حساب اعتبارات تخصيصي به همان مبلغ بدهكار ميگردد سپس بر اسـاس اعلاميـه بانكـي مبـني بر انتقــال مبلغ فوق بحساب جاري هزينه حساب بانكي هزينه بدهكار و حساب تـنخواه گردان حسـابداري بستانكار خـواهد شـد، ثبت عمليات فوق الذكر به ترتيب زير است :
حساب اعتبار تخصيصي ***
بحساب بانكها ـ جاري درآمد ***
پرداختي بابت واگذاري تنخواه حسابداري
حساب بانكها ـ جاري هزينه ***
بحساب تنخواه گردان حسابداري ***
دريافتي بابت واگذاري تنخواه حسابداري
پرداخت هزينه هااز محل تنخواه گردان حسابداري
بعد از انتقال مبلـغ تنـخواه گردان حسـابداري از حسـاب بانكي درآمد بحسـاب جاري هزينه و ثبت عمليات مربوطه دردفاتر مالي، واحد حسابداري با رعايت كامل مقررات و بر اساس نسخ اول حواله هاي واصله مبادرت به پرداخت هزينه ها و تعهـدات خواهد نمـود ثبت عمليات مربوط به پرداخـت هزينه هـاي جـاري از محل تنخواه گردان حسابداري به ترتيـب زير اسـت :
حساب هزينه برنامه ... ماده . . . ***
بحساب بانكي ـ جاري هزينه ***
بابت پرداخت هزينه هاي انجام شده
پرداخت حقوق و دستمزد كارمندان شهرداري
متصـدي پرداخت حقوق و دستمزد ليـست حقوقي كاركنـان شهرداري را براي هر برنامه بطـور جداگانه و براساس آخرين حكم كارگزينـي بموقـع تهيـه و پس از كسـور قانونـي مبلغ خالص آنرا با صدور چك از محل موجودي حســاب جاري هزينه برداشت و بحساب جاري مخصــوص كه براي پرداخت حقوق كارمندان و كارگــران در بانك افتتاـح شـده اسـت (حساب موقت بانـكي) واريز مينمايد تا طبق ليست پيوست چك ارسالي بحسـاب ذينفع منظـور گــردد.
ليست حقوق كاركنان به دو قسمت تقسيم ميشود در قسمت اول عــلاوه بر حقوق ثابت، مزايـاي كاركنـان شامل مزاياي شغـل ، فوق العاده بدي آب و هوا، فوق العاده تسهيـلات زندگي و ساير مزايا نيز درج و يكجا در ستـون حقـوق و مـزايا منعكـس خواهد شد. ودر قسمت دوم كسور قانوني شامل كسـور بازنشستگـي ، ماليـات، بيمـه ، بدهـي به سـاير مؤسسات درج و جمع آنها در ستـون مربوطــه منعكس خواهد شد تا بدين ترتيب مبلغ پرداخت به تفكيك براي انتقال بحساب جاري يا پس انداز كاركنان مشخص گردد.
ليسـت پيوسـتي كه به ضميـمه چك حقوق و دستمزد جهت واريز بحسـاب كارمندان و كارگـران به بانك ارائه ميگردد بشكل فوق كامل نبوده بلـكه فقط به ذكر اسامي كاركنان و شمـاره حسـابجـاري قابل پرداخـت به آن محـدود ميگــردد، علاوه بر ليست حقوق صورتحسابي نيز ميبايست براي كاركنان تهيه و به آنان تحويل شود تا از كم و كيف حقوق دريافتي آگاهي حاصل نمايد، يك نمونه از ليست كاركنان در صفحه ملاحظه ميگردد. بموجب قانون محاسبات عمومي گواهي بانك دائر به انتقال وجه بحساب ذينفـع پرداخت محسوب ميشود .
لذا مادام كه گواهي بانك مبنـي بر انتقال وجه پرداختي بحسـاب كاركنان به شهـرداري واصل نشده باشد، اينگونه پرداختها در حكم پيش پرداخت بوده و نميــتوان آنرا بحساب هزينه قطعي منظور نمودثبت عمليات مربوط به پرداخت هزينه حقوق و دستمز كارگران و كارمندان شهرداري به شرح زير است :
حساب موقت بانكي)پيش پرداختها ***(
بحساب بانكها ـ جاري هزينه ***
بابت توديع خالص حقوق كاركنان بحساب موقت بانكي
پس از گواهي بانك مبني بر انتقال وجه حساب جاري يا پس انداز كاركنان خواهيم داشت:
حساب هزينه برنامه . . . . ماده يك ***
حساب هزينه برنامه . . . .ماده دو ***
بحساب بستانكاران ـ ماليات پرداختني ***
بحساب بستانكاران ـ كسور بازنشستگي ***
بحساب موقت بانكي
شرح : بابت منظور نمودن حقوق كاركنان باستناد گواهي بانك مبني بر انتقال بحساب ذينفع
در صورتيكـه بوسيـله شهــرداري حسـاب جاري مخصوص(حساب موقت بانكي) بـراي پرداخت حقوق كاركنـان و كارگــران در بانك افتتاح نشود، در موقع ارسال چك حقوق به بانك حسـاب«پيش پرداخت حقوق» به جاي حساب «موقت بانكي» بدهكار ميگردد و ماداميكه گواهي بانك مبني بر انتقال وجه بحساب جاري كاركنان واصل گـردد، در مقابل بدهكاركردن حساب هزينه قطعي«پيش پرداخت حقوق» بستانكار خواهد شد.
حساب موقت بانكي)پيش پرداخت حقوق***(
بحساب بانك ـ جاري هزينه ***
بابت واريز خالص حقوق به حساب جاري كاركنان
حساب هزينه برنامه . . . . ماده يك حقوق ***
حساب هزينه برنامه . . . . ماده دو مزايـا ***
به حساب بستانكاران ـ ماليات پرداختني ***
به حساب بستانكاران ـ بازنشستگي ***
به حساب موقت بانكي(پيش پرداخت حقوق) ***
پرداخت ساير هزينه ها
اسناد هزينه هالي انجام شده بر اساس مدارك مثبتة تنظيم و پس از رسيدگي باصدور چك در وجه دائن يا دائين پرداخت و بحساب هزينه قطعي منظور ميگــردد.
كاهش يا افزايش تنخواه گردان
واريز تنخواه گردان
تنخواه گردان پرداخت
تامين اعتبار
حساب هزينه برنامه **
ماده . . . . **
ماده . . . . **
بانك ـ جاري هزينه ها **
كاهش يا افزايش تنخواه گردان حسابداري
به ترتيبي كه ملاحظه ميگردد روش تنخواه گردان در حسـابداري شهـرداري روش ثابت است بدين معني كه مانده حساب تنخواه گردان از اول دوره مالي تا پايان سال مالي ثابت خواهد ماند مگر در اثر افزايش تنخواه گردان و يا كاهش آن، كاهش تنخـواه در دو حالت امكان پذير است يكي در اثر بازپرداخـت قسمتي از تنخـواه واگذار شـده بحساب جاري درآمـد كه آنرا كاهش نقـدي يا مستقيـم ميگوينـد، و ديگـري منظور نمودن حواله هاي پرداختي بحسـاب تنخـواه گـردان حسـابداري كه به كاهش غير نقدي و يا غير مستقيم موسوم ميباشد ثبت عمليات مربوط به افزايـش يا كاهش تنخواه گردان بشرح زير است :
حساب تنخواه گردان حسابداري ***
حساب بانكها – جاري هزينه ***
پرداختي بابت كاهش تنخواه
حساب تنخواه گردان حسابداري ***
حساب اعتبار نامه. . . ماده . . ***
منظور نموده 24 فقره حواله پرداختي بابت كاهش تنخواه
واريز تنخواه گردان حسابداري
بمنظور واريز تنخواه گردان حسابداري ابتدا كليه هـزينه هاي تعهد شده و پرداخت نشده و بحساب هزينه قطعي منظور ميگردد و آنگاه حواله هـاي پرداخت شده بحساب تنخـواه گردان حسابداري بدهكار و در مقابل حساب اعتبـار برنـامه هاي مربوطه بستانكار خواهد شد، سپس معادل مانده بستانكار حساب تنخـواه گـردان حسابداري كه برابر مـوجـودي حساب جاري هزينه ميباشد برداشت و بحساب جاري درآمد منتقل و بدين تريتب تنخواه
واگذار شود تسويه ميگردد، ثبت عمليات مربوط به واريز تنخواه گردان حسابداري بشرح زير است :
حساب هزينه برنامه . . . ماده . . . . ***
بحساب بانكها – جاري هزينه ***
بابت پرداخت تعهدات انجام شده
حساب تنخواه گردان حسابداري ***
بحساب اعتبار برنامه . . ماده . ***
بابت منظور نمودن حواله هاي پرداخت شده و در خواست نشده
حساب بانكها جاري درآمد ***
بحساب اعتبار تخصيصي ***
بابت واريز تنخواه گردان حسابداري
حساب تنخواه گردان حسابداري ***
بحساب بانكها ـ جاري هزينه ***
بابت واريز تنخواه گردان حسابداري
تنخواه گردان پرداخت
تنخواه گردان پرداخت عبارت است از وجهي كه از محل تنخواه گردان حسابداري از طرف ذيحساب با تاييد وزير يا رئيس موسسـه و يا مقامات مجاز آنها براي انجام برخي از هزينه هاي در اختيار واحدها و يا مامورينـي كه به موجب اين قانـون و آئين نامههاي اجرائي ان مجاز به دريافت تنخواه گردان هستنـد قرار ميگيرد تا بتـدريج كه هزينـه هاي مربوطـه انجام ميشود اسناد هزينه تحو يل و مجـدداً وجه پرداخـت دارند، از تعريف فوق چنيـن مستفاد ميگردد كه اولاً تنخواه گردان ازمحل تنخواه گردان حسابداري تامين خواهد شد در ثاني تنخواه گردان پرداخت براي انجـام پاره اي هزينـه هاي جزئي ميباشد در اختيار جمعدار كه ممكن است مأمور خريد يا واحد تداركات و يا كارپرداز ناميده شود قرار ، مبلغ تنخواه گردان پرداخت با تنظيـم سنـد و صدور چك از محــل حساب جاري هزينه بابت خريدهاي جزئي و متوسط در حدود پرداخت هاي يكماه در اختيار واحد تداركات يا مامور خريد قرار داده ميشـود و معمولاً در قبال اين پرداخت از متصدي تنخـواه گردان تضمين كافي گرفته ميشـود.
ثبت عمليات مربوط به واگذاري تنخواه گردان پرداخت
حساب تنخواه گردان پرداخت ـ آقاي . . **
حساب تنخواه گردان پرداخت ـ كارپردازي **
حساب تنخواه گردان پرداخت ـ تداركات **
حساب تنخواه گردان پرداخت اداره **
حساب بانك ها ـ جاري هزينه **
تأمين اعتبار
تأمين اعتبار تخصيـص تمام يا قسمتـي از اعتبـار موجود ميباشد كه براي هزينه معينـي ذخيره ميگردد و تا زمانيكه هزينه مورد نظر قطعـي نشده باشد و يا موضوع هزينه منتفي نگردد، اعتبار تأمينشده همچنان پايدار و به قوت خود باقي خواهد ماند و نبايد به مصرف هزينـه ديگـري برسـد.
تأمين اعتبار يا به اصطلاح حسابداران دولتي«تعهدات» ميبايد بر اساس اصول حسابداري بودجه در دفاتر مالي ثبت گردد تا ضمن مشخص شدن ميـزان بدهي احتمالي ذخـيره اي براي اعتبار تعهد شده و پرداخت نشده شهرداري منظور گــردد.
طريقه ثبت عمليات در رابطه با تأميـن اعتبار در دفاتر مالـي به ترتيبي خواهـد بود كـه معادل قيمت برآوردي «حساب تعهـدات» بدهكار و معادل همين مبلغ«حسـاب ذخيــره تعهدات» بستانكار ميگردد و در صـورت انجام و يا منتفي شدن هزينه هاي تعهـد شـده عمليات فوق معكوس ميگــردد.
بدهكار بستانكار
حساب تعهـدات ***
بحساب ذخيره تعهدات ارزي ***
بابت تأمين ملزومات اداري
هرگاه قيمت واقعي ملزومـات درخواستي در بازار 000/10 ريال بيشتر از مبلغ برآورد شده باشد مامور خريد ميبايد قبل از انجام معامله به حسابداري مراجعه و نسبت به بقيه اعتبار مورد نياز اقدام نمايد در آنصورت تعديلات مربوطه به شرح زير است :
بدهكار بستانكار
حساب تعهدات ***
بحساب ذخيره تعهدات ***
بابت افزايش اعتبار
بدهكار بستانكار
حساب هزينه برنامه ... ماده 7 .. ***
بحساب بانكها- جاري.... ***
بابت خريد ملزومات اداري
حساب ذخيره تعهدات ***
بحساب تعهدات ***
بابت برگشت اعتبار تأمين شده
