صورت های مالی :
خزانه داری کل و ذیحساب جمعیت صورت های مالی دریافتی از مراکز استان ها و واحد های جمعیت مرکز را طبق ماده (79) این آئین نامه دریافت داشته و نظرات خود را به اطلاع دبیر کل جمعیت خواهد رسانید .
صورت جلسات :
خزانه داری کل موظف است صورت جلسات عملکرد هر سال مالی را حداکثر تا پایان شهریورماه سال بعد طبق تقسیمات و عناوین درآمد و سایر منابع تأمین اعتبار و اعتبارات مندرج در بودجه سال مربوطه تهیه و همراه با صورت گردش نقدی حاوی صورتجلسات دریافت ها و صورتجلسات پرداخت های خزانه به هیأت اجرایی جمعیت تسلیم نماید .
تعریف حسابداری:
حسابداری عبارتست از حق ثبت، طبقه بندی، عناصر بنیادی حسابداری، تلخیص، فعالیت ها و وقایع مالی یک مؤسسه در قالب ارقام و تجزیه و تحلیل نتایج حاصل از آن.
ثبت:
عبارت است از نوشتن وقایع مالی در دفاتر روزنامه به ترتیب تاریخ.
طبقه بندی:
عبارت است از جدا کردن و یا تفکیک حسابها بر اساس یک وجه مشترک که در آنها وجود دارد ونقل آن به روزنامه یه دفتر کل.
عناصر بنیادی حسابداری:
عناصر بنیادی حسابداری که ابزار مالی برای انتقال گزارش اطلاعات به شمار می رود.
عبارتند از:
- دارایی ها
- بدهی ها
- حقوق ماهیانه
- درآمد
- هزینه ها
عناصر مذکور جز عناصر اصلی حسابداری می باشند که عنصر اول جز اقلام ترازنامه و دو عنصر بعد مربوط به سود وزیان واحد های تجاری می باشند.
تلخیص: عبارتست از خلاصه حسابها (تهیه گزارش مالی)
روش حسابداری در دفاتر اداره مرکزی و واحد
بعضی از موسسات دارای چندین واحد در مناطق مختلف می باشد در چنین شرایطی برای ثبت عملیات حسابداری واحد و اداره مرکزی به صورت زیر عمل می گردد :
1- سیستم عملیات حسابداری متمرکز : که در این حالت کلیه مدارک و رویدادهای واحد در دفاتر اداره مرکزی ثبت و نگهداری می شود واحد صورت های مالی تهیه نمی نماید . به عبارت دیگر واحد ، فاقد دفاتر قانونی می باشد .
2- سیستم عملیات حسابداری غیر متمرکز : در این حالت واحد دارای دفاتر مستقل بوده و کلیه رویدادها را دفاتر ثبت می کند و در پایان دوره مالی جهت تهیه صورت های مالی ترکیبی ، خلاصه عملیات واحد به مرکز ارسال می گردد.
نظر به شرایط و قوانین و مقررات ، حسابهای مالی دانشگاه از نوع دفاتر متمرکز پیروی می کند.
حساب کنترل مرکز و حساب کنترل واحد
حساب کنترل مرکز و حساب کنترل واحد حساب های کنترلی می باشند و در پایان دوره مالی در کاربرگ ترکیبی با هم تهاتر شده و حذف می شوند و صرفا ً نگهداری آنها جهت حفظ دو طرفه بودن حسابها و کنترل عملکرد واحد می باشد . شایان ذکر است دو حساب مذکور باید دارای مانده برابر باشند . در غیر این صورت بیانگر مغایرت می باشد . (ارسال کالا و یا وجه نقد از طرف مرکزی به واحد و یا برعکس و عدم ثبت متقابل)
تفاوت سازمانهای انتفاعی و بازرگانی با سازمان های غیر انتفاعی دولتی :
1- انگیزه :
هدف اصلی تشکیل سازمان های بازرگانی عموما ً سود است اما سازمان های دولتی بنا به ضرورت های اجتماعی و قانونی تاسیس می شوند و سود نمی تواند انگیزه ای برای تشکیل آنان باشد .
2- مالکیت :
مالکیت سازمان های دولتی اصولا ً عمومی است و سهامدارن آن همه مردم کشور می باشند و مالکیت فردی یا به صورت سهام قابل خرید و فروش در سازمان های دولتی وجود ندارد .
3- منابع مالی :
الف : در موسسات دولتی عموما ً از طریق مالیات تامین می شود .
ب : در موسسات بازرگانی از طریق سهامدارن خصوصی تامین می شود .
ج : در سازمان های دولتی هزینه ها با درآمد ها مربوط نیستند .
د : هدف از وصول مالیات بیشتر توسط دولت تمرکز ثروت نیست بلکه هدف توزیع عادلانه ثروت و تقویت بنیه مالی برای خدمات بیشتر به جامعه است .
مقایسه حسابداری دولتی و حسابداری بازرگانی
موارد افتراق :
1- صورت های مالی آنها با هم متفاوت است چون انگیزه تاسیس سازمان های بازرگانی تحصیل سود است و لذا صورت سود و زیان یکی از صورت های مالی اساسی موسسات بازرگانی است ، در حالیکه در حسابداری موسسات دولتی به صورت دریافت و پرداخت یا صورت درآمد و هزینه اکتفا می شود.
همچنین در حسابداری بازرگانی ، ترازنامه وضعیت دارائی ها و بدهی ها و حقوق صاحبان سهام را در یک تاریخ معین نشان می دهد ، در حالی که در حسابداری دولتی دارئی های ثابت به محض خرید به حساب هزینه منظور می شوند و انعکاس آنها در ترازنامه میسر نیست لذا این ترازنامه نمی تواند وضعیت مالی موسسه را در یک تاریخ معین نشان دهد .
2- لزوم رعایت کنترل بودجه ای :
در حسابداری دولتی نگهداری حساب درآمد و هزینه عمدتا ً به منظور کنترل بودجه مصوب صورت می گیرد ، لذا اهمیت کنترل بودجه در سازمان های دولتی کمتر از اهمیت اندازه گیری سود ویژه در حسابداری بازرگانی نیست . کنترل بودجه در موسسات بازرگانی به اندازه حسابداری موسسات دولتی قابل ملاحضه نمی باشد .
3- لزوم نگهداری حساب های مستقل :
در حسابداری دولتی هر منبع مالی یک حساب مستقل محسوب و از نقطه نظر حسابداری مانند یک موسسه مستقل با آن برخورد می شود . لزوم نگهداری حساب های مستقل موجب می شود که سیستم حسابداری مورد استفاده متناسب با یان ضرورت تغییر نماید . بنابراین حسابداری حساب های مستقل در دولت با حسابداری بازرگانی تفاوت هایی دارد .
4- تفاوت در نحوه ثبت دارائی های ثابت :
در حسابداری دولتی دارائی های ثابت به محض خرید به حساب هزینه منظور می شوند در حالی که در حسابداری بازرگانی دارائی ها در موقع خرید به بهای تمام شده به حساب دارایی منظور می گردند و سپس به تدریج و بر اساس عمر مفید به حساب هزینه منعکس می شوند .
در نظام های حکومتی مردم سالار ، دولتمردان و کلایی هستند که مردم اداره امور مشترک خود را بر پایه یک وفاق اجتماعی به آنان می سپارند و البته روشن است که چنین وکالتی ، مسئولیت متعددی به دنبال دارد .
از جمله این مسئولیت ها ، تهیه و ارائه اطلاعات لازم برای پاسخگویی در رابطه با امور تحت مدیریت دولتمردان است ، پاسخگویی مسئولین دولتی با موازین شرعی منطبق ، از لحاظ قانونی لازم الاجرا و از نظر منطقی برای اداره موثر امور مردم ضرورتی اجتناب ناپذیر است . مسئولین دولتی عملا ً باید تسهیلات لازم برای پاسخگویی در زمینه مسائل اقتصادی و مالی – نحوه مصرف کارای منابع محدود – را فراهم سازند .
با توجه به محدودیت منابع و لزوم پاسخگویی ، برنامه ریزی کنترل امور اقتصادی توسط دولت جزء مسائل استراتژیک مملکت است و غفلت در این امور ممکن است صدمات مخرب و جبران ناپذیر اجتماعی به دنبال داشته باشد . (مهدوی 1379)
می توان گفت سیستم حسابداری فعلی توانایی ارائه اطلاعات لازم را برای مدیران دولتی به منظور اندازه گیری و محاسبه بهای تمام شده خدمات و کالاهای بخش دولتی علاوه بر سایر موارد مورد لزوم را ندارد . در کشور ما در سال های اخیر شواهدی مبنی بر افزایش آگاهی در بین کارگزاران دولتی در رابط با نیاز به نظم مالی بیشتر در مدیریت دستگاه های بخش عمومی دیده می شود . در این روش نیازهای گزارشگری مالی بخش عمومی با بخش خصوصی یکسانند. حسابداری تعهدی را به عنوان خدمت گذاری صرف برای مجموعه ی محدودی از اهداف برگرفته از اصالت اقتصادی دولت های غربی یا دولت های اسلامی معرفی می کنند . بنابراین برداشت اولیه حاکی از آن است که به بکارگیری این سیستم در بخش عمومی کشور می تواند به دولت در نیل به هدف اصلی اش مبنی بر تلاش برای بهبود رفاه مادی و معنوی کلیه شهروندان از طریق بهبود کارایی در مصرف منابع یاری دهد . (مهدوی 1379)
