تكميل چرخه حسابداري در مؤسسات بازرگاني

[زهرا شريفي]

تكميل چرخه حسابداري در مؤسسات بازرگاني
در مؤسسات بازرگاني نيز همانند مؤسسات خدماتي ، پس از ثبت معاملات و عمليات مالي در دفتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر كل و تهيه ترازآزمايشي، چرخه حسابداري را مي توان با استفاده از كاربرگ و يا بدون استفاده از كاربرگ تكميل كرد.
از آنجايي كه كاربرگ ، اطلاعات لازم براي تهيه صورت هاي مالي و ثبت عمليات مربوط به اصلاح و بستن حساب ها را به طور يكجا فراهم مي كند، لذا تكميل چرخه حسابداري با استفاده از كاربرگ تشريح مي گردد.
در صورت استفاده از كاربرگ، توالي مراحل حسابداري در پايان دوره مالي به شرح زير است:
مرحله ششم – تهيه كاربرگ
مرحله هفتم – تهيه صورت هاي مالي
مرحله هشتم – اصلاح حساب هاي دفتر كل
مرحله نهم – بستن حساب هاي موقت
مرحله دهم – تهيه تراز آزمايشي اختتامي
مرحله يازدهم – بستن حساب هاي دائمي
در ادامه هر يك از مراحل فوق تشريح مي گردد.
تهيه كاربرگ
نحوه تهيه كاربرگ در مؤسسات بازرگاني همانند مؤسسات خدماتي است و تنها تفاوت آن به عناوين حساب هاي خريد و فروش وموجودي كالا مربوط مي شود.كاربرگ مؤسسات بازرگاني همانندكاربرگ مؤسسات خدماتي از بخش هاي زير تشكيل مي شود:
1-بخش تراز آزمايشي – اين بخش دقيقا اقلام مندرج در تراز ازمايشي مي باشد. همچنين مي توان مانده حساب هاي دفتر كل را مستقيما به اين بخش كاربرگ منتقل نمود.
2-بخش اصلاحات – اصلاحات پايان دوره مالي، به همان ترتيبي كه در مؤسسات خدماتي وجود دارد ،به بخش اصلاحات كاربرگ منتقل مي شود. لازم به ذكر است كه براي اصلاح حساب موجودي كالا در ستون اصلاحات كاربرگ، موجودي كالاي ابتداي دوره با بدهكار كردن حساب  خلاصه سود وزيان وبستانكار كردن حساب موجودي كالا بسته شده و سپس موجودي كالاي پايان دوره با بدهكار كردن حساب موجودي كالا و بستانكار كردن حساب خلاصه سود وزيان در كاربرگ ثبت مي شود.
3-بخش ترازآزمايشي اصلاح شده- پس از ثبت اصلاحات در بخش اصلاحات كاربرگ ،‌‌ اقلام مزبور با اقلام مندرج در ترازآزمايشي جمع جبري شده ودر بخش تراز ازمايشي اصلاح شده نوشته مي شود . تنها موردي كه از اين قاعده مستثني است حساب خلاصه سود وزيان است كه ارقام بدهكار وبستانكار آن عينا به بخش ترازازمايشي اصلاح شده كاربرگ منتقل مي شود. با توجه به اين كه رقم بدهكار حساب خلاصه سود وزيان كه مربوط به موجودي كالاي ابتداي دوره است در واقع بخشي از بهاي تمام شده كالاي آماده براي فروش مي باشد و رقم بستانكار آن نيزكه مربوط به موجودي كالاي پايان دوره است و براي تعيين بهاي تمام شده كالاي فروش رفته بايد از بهاي تمام شده كالاي آماده براي فروش كسر شود، واين دور رقم براي تهيه صورت سود وزيان ضروري مي باشند، لذا عينا به ستون هاي بدهكار وبستانكار بخش ترازآزمايشي اصلاح شده و ازآنجا به ستون هاي بخش سود وزيان منتقل مي شوند.
4-بخش هاي سود وزيان و ترازنامه – ارقام مندرح در ستون ترازآزمايشي اصلاح شده، سطر به سطر و به ترتيبي كه در كاربرگ منعكس شده اند، با توجه به نوع وماهيت آنها به يكي از چهار ستون سود وزيان يا ترازنامه كاربرگ منتقل مي شوند.البته بايد توجه داشت كه دورقم مندرج در حساب خلاصه سود وزيان عينا به ستون هاي بخش سود وزيان كاربرگ منتقل مي شود. پس از انتقال كليه اقلام به ستون هاي بخش  سود وزيان وترازنامه، سود يا زيان خالص محاسبه مي گردد.
تهيه صورت هاي مالي
تهيه صورت هاي مالي از روي كاربرگ بسيار ساده است، زيرا كه كليه اطلاعات لازم براي تهيه صورت هاي مالي در ستون هاي بخش سود وزيان و ترازنامه كاربرگ منعكس مي باشد. به طور كلي ، صورت هاي مالي را مي توان به شكل ساده يا به شكل طبقه بندي شده تهيه نمود. در صورت هاي مالي طبقه بندي شده اقلامي كه داراي ويژگي هاي مشترك هستند در يك گروه قرار مي گيرند و از اقلام داراي ويژگي هاي متفاوت تفكيك مي شوند. صورت هاي مالي طبقه بندي شده تجزيه وتحليل صورت هاي مالي را براي استفاده كنندگان اطلاعات مالي تسهيل مي كند.
صورت سود وزيان طبقه بندي شده
در صورت سود وزيان طبقه بندي شده كه صورت سود وزيان چند مرحله اي نيز ناميده مي شود، درآمدها و هزينه هاي عملياتي از درآمدها وهزينه هاي غير عملياتي مجزا شده وهزينه هاي عملياتي در گروه متجانس دسته بندي ودر چند مرحله از درآمد كسر مي شود. در اين شكل از صورت  سود وزيان ابتدا بهاي تمام شده كالاي فروش رفته از فروش خالص كسر شده و مبلغ سود ناخالص به دست مي آيد ، سپس هزينه هاي عملياتي – اعم از هزينه هاي عمومي ، اداري وفروش – گزارش وجمع آن از سود ناخالص كسر شده وسود وزيان عملياتي به دست مي آيد ودر نهايت با احتساب درآمدها وهزينه هاي غير عملياتي ، سود يا زيان خالص محاسبه مي شود.
عناوين اصلي يك صورت سود وزيان طبقه بندي شده عبارتند از:
1-فروش خالص يا درآمد خاصل از فروش
2- بهاي تمام شده كالاي فروش رفته
3- سود ناخالص
4-هزينه هاي عملياتي
5-سود يا زيان عملياتي
6- درآمدها و هزينه هاي غير عملياتي
7- سود يا زيان ناخالص



صورت حساب سرمايه
براي تهيه صورت حساب سرمايه از اطلاعات مندرج در ستون هاي بخش ترازنامه كاربرگ استفاده مي شود. بدين ترتيب كه به سرمايه ابتداي دوره مالي كه در ستون بستانكار بخش ترازنامه منعكس گرديده، سود خالص اضافه شده و سپس برداشت صاحب مؤسسه از آن كسر مي شود تا سرمايه پايان دوره مالي به دست آيد.
ترازنامه طبقه بندي شده
در ترازنامه طبقه بندي شده ، دارايي ها معمولا در سه گروه فرعي شامل دارايي هاي ثابت وساير دارايي ها وبدهي ها در دوگروه فرعي شامل بدهي هاي جاري و بدهي هاي بلند مدت طبقه بندي مي شوند. تغييرات مربوط به سرمايه مؤسسات فردي نيز در صورت حساب سرمايه منعكس مي شود.
اصلاح حساب هاي دفتر كل
اطلاعات لازم براي اصلاح حساب هاي دفتركل از بخش اصلاحات كاربرگ به دست مي آيد. ثبت هاي لازم براي اصلاح حساب هاي مؤسسه كه در بخش اصلاحات كاربرگ منعكس گرديده،در دفتر روزنامه ثبت مي گردد.
پس از انتقال ثبت هاي اصلاحي از دفتر روزنامه به حساب هاي مربوط در دفتر كل، مانده حساب هاي دفتر كل بايد با مانده حساب هاي منعكس در ستون بخش ترازآزمايشي اصلاح شده كاربرگ و همچنين صورت هاي مالي مطابقت نمايد.
بستن حساب هاي موقت
نحوه بستن حساب هاي موقت در مؤسسات بازرگاني همانند مؤسسات خدماتي است، در پايان دوره مالي براي بستن حساب هاي مربوط به سود وزيان از يك حساب واسط به نام  " خلاصه سود وزيان " استفاده مي شود.
اطلاعات لازم براي بستن حساب هاي مربوطه به سود وزيان از بخش سود وزيان كاربرگ و براي بستن حساب برداشت از بخش ترازنامه كاربرگ به دست مي آيد. حساب هاي موقت معمولا به ترتيب زير در پايان دوره مالي بسته مي شوند :
1-بستن حساب هاي بدهكار بخش سود وزيان كاربرگ – كليه حساب هايي كه در  ستون بدهكار بخش سود وزيان كاربرگ درج شده اند ( به استثناي حساب خلاصه سود وزيان ) معادل مانده اي كه دارند بستانكار شده ودر مقابل مقابل حساب خلاصه سود وزيان معادل جمع اين اقلام بدهكار مي شود.
2- بستن حساب هاي بستانكار بخش سود وزيان كاربرگ – كليه حساب هايي كه در ستون بستانكار بخش سود وزيان كاربرگ درج شده اند ( به استثناي حساب خلاصه سود وزيان ) معادل مانده اي كه دارند بدهكار شده ودر مقابل حساب خلاصه سود و زيان معادل جمع اين اقلام بستانكار مي شود.
3- بستن حساب خلاصه سود وزيان – پس از نقل ثبت هاي 1و2فوق به حساب خلاصه سود وزيان، حساب  مذكور مانده گيري شده و مانده آن به حساب سرمايه بسته مي شود.
4- بستن حساب برداشت – مانده حساب برداشت كه يك حساب موقت است ، به حساب سرمايه بسته مي شود.
تهيه ترازآزمايشي اختتامي
پس ازبستن حساب هاي موقت ، براي حصول اطمينان  از توازن مانده هاي بدهكار وبستانكار حساب هاي دائمي، تراز آزمايشي اختتامي تهيه مي شود.
بستن حساب هاي دائمي
پس از تهيه ترازآزمايشي اختتامي و حصول اطمينان از توازن مانده حساب هاي دائمي، آخرين مرحله از چرخه حسابداري ، بستن حساب هاي دائمي است . بدين منظور كليه حساب هايي كه  مانده دارند به تفكيك بستانكار شده ودر مقابل كليه حساب هايي كه مانده بستانكار دارند به تفكيك بدهكار مي شوند. بدين ترتيب مانده كليه حساب ها صفر شده و حساب هاي دائمي  بسته مي شود.
اصول حسابداري 1
مؤلف : جمشيد اسكندري