سیستم حقوق و دستمزد
اهمیت سیستم حقوق و دستمزد
هزینه حقوق و دستمزد نشان دهنده سهم نیروی کار در تولید محصولات و ارائه خدمات و از مهم ترین هزینه های عملیاتی اغلب موسسات است. وظایف حسابداران در مورد هزینه حقوق و دستمزد ساده و در عین حال با اهمیت است. محاسبه و پرداخت درست و مناسب حقوق و دتمزد یکی از عوامل مؤثر در ایجاد رابطة مطلوب بین کارکنان و کارفرما است. مدارک سیستم حقوق و دستمزد که به درستی تهیه و به آسانی قابل فهم باشند نیز یکی دیگر از عوامل با اهمیت در برقراری رابطة مناسب بین مدیریت مؤسسات ، کارکنان و مقامات قانونی از قبیل ادارات کار ، بیمه ، مالیاتها و ... است.
تعریف سیستم حقوق و دستمزد:
در مؤسسات مختلف پرداخت حقوق و دستمزد به هر یک از کارکنان می تواند بر اساس ساعات کار به صورت دستمزد روزانه یا هفتگی یا حقوق ماهانه باشد. هنگام پرداخت حقوق و دستمزد اطلاعات مربوط به دریافتی هر یک از کارکنان باید همراه با ریز محاسبات و مبتنی بر مدارک کارکرد وی پردازش و ارائه شود. بنابراین می توان سیستم سیستم حقوق و دستمزد را به صورت زیر تعریف کرد: سیستم حقوق و دستمزد مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته در یک مؤسسه است که داده های مربوط به سهم نیروی کار در تولید محصولات و یا ارائه خدمات را به صورت ها و اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می کند. داده های مربوط به سهم نیروی کار عبارتند از: نام کارمند، شماره تأمین اجتماعی ، ساعات کارکرد ، نرخ دستمزد ، اضافه کاری ، کسورات بیمه و مالیات و ... .
کنترل داخلی سیستم حقوق و دستمزد:
کنترل داخلی مناسب برای سیستم حقوق و دستمزد مانند سایر روش های کنترل داخلی شامل تقسیم دقیق وظایف و مسؤلیت ها در سیستم حقوق و دستمزد است. در اغلب مؤسسات وظایف و مسؤلیتهای حقوق و دستمزد بین دوایر زیر تقسیم شده است:
1-دایره کارگزینی
2-دایره ثبت اوقات کار
3-دایره حقوق و دستمزد
4-دایره پرداخت
1-دایره کارگزینی:
وظیفه عمده این دایره تأمین نیروی کار لازم برای قسمتهای مختلف مؤسسه است. دایره کارگزینی علاوه بر انجام وظیفه بالا ، آیین نامه های استخدامی را تهیه می کند و به برنامه های آموزشی و شرح وظایف و ارزیابی مشاغل می پردازد. استخدام کارکنان جدید ممکن است برای جایگزینی با کارکنان دیگر و یا برای توسعة فعالتهای مؤسسه صورت گیرد. این دایره با هماهنگی مسؤلین سایر دوایر ، شرایط و تعداد کارکنانی را که باید استخدام شوند تعیین و با رعایت مقررات استخدامی مؤسسه اقدام به استخدام کارکنان جدید می کند. مقررات استخدامی هر مؤسسه علاوه بر مطابقت با مقررات داخلی خاص آن مؤسسه باید با قوانین و دستورالعمل های وزارت کار و امور اجتماعی ، سازمان تأمین اجتماعی و سایر نهاد های مربوط هماهنگی داشته باشد. پس از انجام مراحل مختلف استخدام ، دایره کارگزینی سوابقی را که نشان دهنده تاریخ استخدام ، نرخ حقوق و دستمزد تصویب شده و کسور مربوط به کارمند جدید را به دایره حقوق و دستمزد ارسال می کند. تغییر نرخ حقوق و دستمزد و احیاناً خاتمه کار کارکنان بباید سریعاً به دایره حقوق و دستمزد اطلاع داده شود تا موضوع را در هنگام محاسبات و تنظیم لیستهای مربوطه در نظر داشته باشند.
2-دایره ثبت اوقات کار:
نگهداری مدارکی که نشان دهنده اوقات کار هر یک از کارکنان در دوره های مشخص هفتگی یا ماهانه باشد، اولین و مهمترین مرحله از مراحل جمع آوری داده های مربوط به سیستم حقوق و دستمزد است. برای انجام درست این امر از وسایل زیر استفاده می شود:
الف)کار ساعت:
کار ساعت محکم ترین و گویا ترین مدرک حضور کارکنان در محل کار از ساعت ورود تا ساعت خروج است.کارت ساعت در دایره ثبت اوقات کار ، کنترل و جمع آوری می شود. چون دریافتهای هریک از کارکنان مبتنی بر کارت ساعت است و از طرفی پس از امضای کارت ساعت توسط فرد مسؤل است که محاسبه و پرداخت نهایی صورت می گیرد، کارت ساعت و دقت و صحت آن نقش بسیار با ارزشی در رابطه بین کارکنان و کارفرما ایفا می کند . در بیشتر اوقات تلقی کارکنان جدید از وضعیت کنترل داخلی در یک مؤسسه بستگی به دقت دایره ثبت اوقات کار دارد . کارت ساعت شامل: نام و شماره استخدامیکارکنان است و هر کارت معمولاً یک دوره حقوق و دستمزد را در بر می گیرد. یک کارت ساعت تکمیل شده نشان دهنده ساعت شروع و خاتمه کار هر یک از کارکنان و اضافه کاری آنها در هر روز یا نوبت کاری است.
ب)ماشین ساعت زن:
ماشین ساعت زن وسیله ای برای ثبت اوقات حضور کارکنان روی کارت ساعت است. در یک سیستم مناسب، یک شماره کارت ساعت به هر یک از کارکنان اختصاص داده می شود. این شماره در حکم شماره شناسایی کارکنان در لیست حقوق و دستمزد است . معمولاً مسؤلین اوقات کار هنگام ورود و خروج کارکنان در نزدیکی محل ماشین ساعت زن مستقر می شوند تا از نحوه صحیح ثبت ساعات کار اطمینان حاصل شود. در برخی از مؤسسات از سیستم دستی برای کنترل حضور و غیاب و تعیین ساعات کار کارکنان استفاده می شود. در اینگونه مؤسسات کارت اوقات کار معمولاً توسط سرپرستان و افراد مسئول و مورد اعتماد تکمیل می شود. روشهای دستی از دقت و صحت روش کارت ساعت و ماشین ساعت زن برخوردار نیستند. کارتهای ساعت پس از تکمیل و امضاء شدن در دایره ثبت اوقات کار ، برای محاسبه و تنظیم لیستهای حقوق و دستمزد به قسمت حقوق و دستمزد ارسال می شود.
3-دایره حقوق و دستمزد:
محاسبه و تعیین حقوق و دستمزد ناخالص، کسورات،و خالص دریافتی هر یک از کارکنان و تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد بر اساس کارتهای ساعت ارسال شده از دایره ثبت اوقات کار ، در دایره حقوق و دستمزد انجام می شود. وظایف و عملیات این دایره به وسعت و حجم عملیات مؤسسه بستگی کامل دارد . دایره حقوق و دستمزد مدارک مربوط به هر یک از کارکنان را به تفکیک نگهداری و چکهای حقوق و دسمزد را تنظیم و با سایر مدارک لازم برای پرداخت به دایره پرداخت و یا مسؤل پرداخت حقوق و دستمزد ارائه می کند. بنابراین، داده های به دایره حقوق و دستمزد شامل: گزارش ساعت کار ، نرخ حقوق و دستمزد و کسورات است و پس از پردازش ستاده ها شامل موارد ذیل خواهد بود:
الف) لیست حقوق و دستمزد به عنوان مدارک مؤسسه برای ارسال به سازمان تأمین اجتماعی و اداره مالیات حقوق
ب) سوابق و محاسبات انفرادی درآمد و کسورات هر یک از کارکنان
ج) صدور چک حقوقی
4-دایره پرداخت حقوق و دستمزد:
در مؤسساتی که تعداد کارکنان آنها زیاد نیست ، پرداخت حقوق و دستمزد معمولاً در یک روز انجام می شود و تناوب پرداخت ممکن است هفتگی ، دو هفته یکبار ، یا ماهانه باشد.
بهترین روش پرداخت حقوق و دستمزد پرداخت توسط چک از حساب جاری بانکی است. در صورتی که به دلایل مختلف پرداخت حقوق توسط چک امکان پذیر نباشد و به شکا نقدی انجام می شود، به میزان جمع مبلغ مورد نیاز برای پرداخت خالص لیست حقوق و دستمزد وجه نقد از بانک دریافت و در اختیار دایره پرداخت حقوق و دستمزد یا مسؤل پرداخت قرار داده می شود. در این حالت مبلغ خالص حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان در پاکت های مخصوص که بر اساس شماره کارمند و یا حروف الفبا مرتب شده اند قرار داده می شوند. پس از کنترل جمع مبالغ پاکتها و موازنة آن با جمع خالص قابل پرداخت لیست حقوق و دستمزد در مورد پرداخت و اخذ امضاء از کارکنان اقدام می شود.
حسابداری هزینه حقوق و دستمزد:
هزینه حقوق و دستمزد متشکل از جمع مبالغ پرداختی به کارکنان مؤسسه به صورت روزانه ، هفتگی یا ماهانه است. به غیر از دستمزد ثابت(پایه) که بر مبنای ساعات کارکرد یا میزان انجام کار و یا محصول تولید شده ، محاسبه می شود، هزینه حقوق و دستمزد شامل موارد دیگری از قبیل اضافه کاری ، فوق العاده پرداختی بابت کار در روزهای جمعه و تعطیلات رسمی ، پاداش افزایش تولید ، عیدی ، سهم از سود مؤسسه و ... محاسبه و به کارکنان پرداخت می شود.گذشته از موارد بالا مزایای نقدی شامل : حق مسکن و خواربار ، حق اولاد و از این قبیل ، و مزایای غیر نقدی شامل:مسکن و اتومبیل که توسط مؤسسه در اختیار کارکنان قرار می گیرد و سایر موارد مشابه نیز در محاسبه هزینه حقوق و دستمزد منظور می شود همه این موارد به موجب قانون کار « حق السعی» نامیده می شود.
منبع: اصول حسابداری 2
مؤلف: یحیی حساس یگانه
