موضوع کنترل داخلی از مسائل بسیار مهم و گسترده ی علوم مالی است . کنترل داخلی شامل مجموعه مقررات . روش ها و کنترل هایی است جهت حفظ و نگهداری دارایی ها . پرداخت به موقع بدهی ها . جمع آوری و نگهداری مدارک قابل اطمینان . نظارت بر اجرای صحیح سیاست ها و روش های ارزیابی عملیات توسط مدیریت شرکت تعیین می شود .
طبق تعریف فوق . کنترل داخلی صرفا به مسائل مالی محدود نشده و دامنه وسیع تر از مالی را نیز در برگرفته است . چرا که روش های کنترلی لازم جهت حفاظت از دادایی های مورد استفاده جمع آوری و نگهداری مدارک قابل اطمینان نظارت بر جریان امور و ارزیابی و کارایی عملیات بخشی از سیستم کنترل داخلی است . این امر نشان می دهد . هدف سیستم کنترل داخلی ارائه اطمینان معقول به مدیریت است مبنی بر این که شرکت به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت دست می یابد
*اهمیت کنترل های داخلی
در شرکت هایی که از لحاظ عملیاتی وسعت چندانی نداشته و کارکنان آن از تعداد انگشتان یک دست هم فراتر نمی رود . مالک شرکت می تواند با نظارت مستقیم و جزء به جزء بر کلیه فعالیت های شرکت احاطه کال داشته باشد. اما در شرکت هایی که به لحاظ عملیاتی از وسعت بالایی برخورد دردار بود و دارای هزاران نفر کارمند میباشد اعمال روش های ساده کنترلی همانند آن چه که در شرکت های کوچک عملی است ، نمی تواند کار ساز باشد و الزاما مدیریت مالکان و صاحبان سرمایه چنین واحد هایی نیاز به ابزار یا سیستمی دارند که به آن ها اطمینان نسبی از دستیابی اهداف سازمانی بدهد . مدیران اجرایی واحد های بزرگ نمی توانند صرفا مشاهدات شخصی خود را مبنای تصمیم گیری های خورد قرار دهند بلکه نیاز به اطلاعات و گزارشات مالی حاوی وضعیت جاری شرکت از جنبه های گوناگون دارند وجود این گونه اطلاعات مدیریت را قادر به رهبری سازمان می نماید . منظور از اطلاعات ، اطلاعات قابل اتکا و به موقع است که از یک سیستم فرعی " حسابداری " واقع در سیستم کنترل داخلی اثر بخش قابل دستیابی است اجرای صحیح تصمیمات متخذه ، مدیریت نیز به واسطه وجود یک سیستم کنترل داخلی میسر است . ضمن این که حسابرسان نیز در برسی های خود وجود کنترل داخلی و کیفیت آن توجه بسیار دارند و بخش عمده ای از اظهار نظرشان بر مبنای مطالعه و ارزیابی مستقیم کنترل داخلی است .
* ویژگی هاای یک سیستم کنترل داخلی
عمده ویژگی های مهم یک سیستم کنترل داخلی قوی عبارت اند از:
1- نیروی انسانی متخصص پایبند به اصول اخلاقی
2- مدیریت و نحوه رهبری آن
3- طرح سازمانی
4- سیستم حسابداری مجهز به مکانیزم بودجه
5- حسابرسی داخلی
هر یک از ویژگی های فوق در کارآمدی یک سیستم کنترلی تاثیر بسزایی دارد اما آن چه که به عنوان بستر اولیه و شرط وجودی سیستم کنترل داخلی است طرح سازمانی می باشد
" طرح سازمانی به معنای تفویض اختیار تفکیک مسئولیت ها و وظایف کارکنان شرکت است "
تفویض اختیار بدین معنا است که معمولا سلزمان ها دارای یه سری مقررات و رویه های مشخص می باشند که اجرا و رعایت آن در شرایط عادی توسط مجموعه تحت امر مدیریت الزامی است اما در بعضی شرایط لازم است یک سری اختیارات برای بعضی مدیران و یا سرپرستان در سازمان قائل شد
تفکیک مسئولیت و وظایف ، بدین معنا که هیچ فرد و یا یک قسمت از سازمان به تنهایی عهده دار انجام تمامی مراحل یک کار نباشد به این ترتیب احتمال سوء استفاده و تقلب تا حدود بسیر زیادی کاهش یافته و این موضوع ، صحت و قابلیت اتکای اطلاعات سیستم حسابداری را افزایش می دهد.
* تفکیک وظایف به معنی:
- تفکیف وظایف عملیاتی مثل خرد فروش و تولید از وظیفه حسابداری
- تفکیک وظیفه نگهداری دارایی ها از وظیفه حسابداری است
- تفکیک وظایف در انجام معاملات
- تفکیک وظایف حسابداری بدین معنی که یک حسابدار نباید به تنهایی مسئولیت ثبت در یافت ها و پرداخت های نقدی را عهده دار باشد
اهمیت و کارکرد و کنترل های داخلی در مورد تمام اقلام حسابداری سازمان است که در این بخش صرفا کنترل های نقدینگی سازمان مورد بحث و برسی قرار می گیرد انتخاب بحث کنترل های داخلی نقدینگی ، به جهت اهمیت این حساب ها و احتمال بیشتر انحرافات ، سوء استفاده ها و تقلب در آن می باشد
(cash)* وجوه نقد
وجوه نقد پول های در دسترس در شکل های مختلف مانند پول نقد ، چک های بانکی، جساب های جاری نزد بانک ها ، مسکوکات و اجرای اسکناس ، موجودی صندوق ، موجودی تنخواه گردان و موجودی های ارزی می اشد . باید توجه داشت وجوهی که در حساب های بانکی سپرده شده و برداشت از آن حسای ها تحت شرایط خاص می باشد (نوعی محدودیت محصوب می شود و برداشت در هر زمان ممکن نیست) نباید تحت عنوان موجودی نقد گزارش شود . این نوع وجوه تحت عنوان سایر دارایی ها در تراز نامه گزارش می شود وجوه نقد به عنوان اولین رقم تشکیل دهنده دارایی های جاری در تراز نامه شرکت ها منعکس می شود
(Internal control over cash)* کنترل های داخلی مربوط به وجوه نقد
موجودی نقد به دلیل نقدینگی ، بیشتر از سایر دارایی ها در معرض سوء استفاده و اشتباه قرار دارد لذا بیش از سایر دارایی ها نیاز به حفاظت و کنترل دارد . از جمله کنترل های که برای وجوه نقد می توان اعمال نمود تفکیک مسئولیت ها می باشد . یعنی این که هیچ شخصی نباید به تنهایی عهده دار انجام تمام مراحل یک رویداد مالی باشد . مثلا در ثبت نام و انتخاب واحد یک دانشجو ، یک کارمند نباید هم از دانشجویان پول دریافت کند و هم اقدام به انتخاب واحد به این دانشجو نماید . چرا که انجام این عمل موجب فراهم آمدن شرایطی جهت اشتباهات سهوی و عمدی می شود .
کنترل های داخلی وجوه نقد به سه طبقه ذیل تقسیم بندی می شود .
الف) کنترل داخلی تنخواه گردان
ب) کنترل داخلی صندوق
ج) کنترل داخلی موجودی نزد بانک
(Petty cash) حسابداری موجودی نقد تنخواه گردان
به منظور تسریع در انجام امور جهت اعملیات مربوط به مخارج تنخواه گردان دو روش عمده وجود دارد که عبارت اند از :
Fixed Petty Cash Fund الف) تنخواه گردان ثابت
Revolvinj The Pettycash Fund ب) روش تنخواه گردان متغیر
از کتاب اصول حسابداری(2)
مولفین : مرتضی حاجی عباسی – محمود صمدی لرگانی
