کنترل های داخلی
ساختار کنترل داخلی در این فصل در سه بخش اصلی مورد بحث قرار می گیرد . اول ، توصیف معنای ساختار کنترل داخلی و اهمیت آن . دوم ، بیان اقدامات لازم برای استقرار و نگه داری یک ساختار کنترل داخلی قوی . سوم، نشان دادن نحوه کسب شناخت از ساختار کنترل داخلی توسط حسابرسان . در این فصل جزئیات روش های کنترل داخلی مربوط به هر یک از اقلام دارایی یا انواع معاملات مانند خرید یا فروش ارائه نمی شود . جزئیات مربوط به روش های مظهور در فصل های بعد به همراه با ارائه هر یک از مراحل رسیدگی حسابرسان توضیح داده خواهد شد .
معنای کنترل داخلی
بسیاری تصور می کنند کنترل های داخلی یعنی اقدامات واحد تجاری برای جلوگیری از تقلب کارکنان . در واقع این اقدامات جزئی از کنترل داخلی است بطور کلی ساختار کنترل داخلی یک سازمان ( که به آن سیستم کنترل داخلی نیز گویند) شامل سیاست ها و روش هایی است که برای تامین اطمینان نسبی از دستیابی به هدف های سازمانی بوجود می آید . اطمینان نسبی بدان معناست که هیچ ساختار کنترل داخلی ایده ال نیست. مخارج کنترل داخلی یک واحد تجاری نباید بیش از منافع مورد انتظار آن باشد . این منافع شامل توانایی ساختار کنترل داخلی برای (1) حفاظت دارایی ها در برابر ضایع شدن ، تقلب و استفاده نادرست (2) افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری (3) تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش و میزان رعایت رویه ها .(4) ارزیابی کارایی است . به طور خلاصه ساختار کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می آید و مدیریت اطمینان یابد هرچیز به گونه ای که باید عمل می کند . سیستم کنترل داخلی مسائلی فراتر از وظایف مستقیم حسابداری و مالی را در بر می گیرد دامنه آن تمامی شرکت را در بر گرفته و با کلیه فعالیت های آن سروکار دارد . ساختار کنترل داخلی ، شیوه های مدیریت ارشد برای تفویض اختیار و تعیین مسئولیت انجام دادن اموری چون خرید ، فروش ، حسابداری و تولید را شامل می شود. سیستم کنترل داخلی همچنین شامل برنامه های مربوط به تهیه ، بازبینی و توضیح گزارش ها و تجزیه و تحلیل های جاری بین سطوح مختلف سرپرستی است تا مدیران اجرایی بتوانند برفعالیت ها و وظایف گوناگونی که شالوده یک واحد تجاری بزرگ را تشکیل می دهد کنترل داشته باشد . استفاده از فنون بودجه بندی ، استاندارد های تولید ، آزمایشگاه های کنترل کیفیت ، بررسی زمان و حرکت و برنامه های آموزش حین خدمت کارکنان موجب استفاده از مهندسان و تکنسین هایی می شود که هیچ ارتباطی با امور مالی ندارند اما تمامی این موارد جزئی از مکانیزمی است که امروزه به نام ساختار کنترل داخلی شناخته می شوند .اهمیت یک چنین مفهوم کلی وفراگیر زمانی روشن می شود که آن را از دید یک واحد صنعتی بزرگ بین المللی بررسی کنیم زیرا سیستم کنترل داخلی به یک فن حساس وحیاتی برای مدیریت واحدهای تجاری تبدیل شده است تا بتوانند به نحوی موثر انجام وظیفه کنند . از آنجا که کنترل داخلی در شرکتهای بزرگ از اهمیت بیشتری برخوردار است مطالب این فصل عمدتا به کنترل داخلی شرکتهای بزرگ اختصاص یافته است .اما بخش آخراین فصل به مشکلات مربوط به دستیابی به کنترل داخلی شرکتهای کوچک می پردازد .
ضرورت وجود کنترل های داخلی
روند دراز مدت تبدیل شرکتها به سازمانهای غول آسا ازجمله شرکتهایی با فعالیت هایی فنی و تخصصی و ده ها هزار پرسنل سبب شده است تا مدیران اینگونه شرکت ها نتوانند مستقیما بر عملیات آن نظارت شخصی و دست اول داشته باشند.
مدیران اجرایی شرکت ها که دیگر نمی توانند برای ارزیابی نتایج عملیات و وضعیت مالی شرکت بر مشاهدات شخصی خویش اتکا کنند ناگزیر بر جریان گزارشهای مالی و آماری متکی می شوند. گزارشهای مزبور خلاصه ای از رویدادهای جاری و شرایط موجود در شرکت را در اختیار قرار می دهد. معیار سنجش در این گونه گزارشها نه تنها ریال، بلکه ساعات کار کارگران ، وزن مواد اولیه ، تعداد مشتریان ، تعداد کارکنان برکنار شده و معیارهای دیگر است.
اطلاعات مندرج در این گزارشها ، مدیریت را قادر به کنترل و هدایت واحد تجاری می کند . ا ین گونه گزارشها مدیریت را نسبت به اعمال رویه های شرکت، رعایت مقررات دولتی، مناسب بودن و ضعیت مالی، سودآوری عملیات شرکت و هماهنگی روابط بین دوایر شرکت ، آگاه می سازد.
تقریبا تمامی تصمیمات تجاری تا حدی براساس اطلاعات حسابداری گرفته می شود. دامنه این تصمیمات از مسایل کوچکی چون صدور مجوز کار یا خرید، ملزومات اداری تا تصمیم گیری درباره تغییر نوع تولید یا انتخاب بین خرید یا اجازه بلند مدت یک کارخانه جدید ، گسترده است. سیستم کنترل داخلی درباره قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری که مبنای اخذ این گونه تصمیمات قرار می گیرد به مدیریت اطمینان لازم را می دهد . کنترل های داخلی به صورت رویه های شرکت درمی آید واین رویه ها باید به تمام قسمت های شرکت ابلاغ واجرای آن به طور منظم پیگیری شود تا موثر باشد .سیستم کنترل داخلی نسبت به رعایت رویه ها ی یاد شده اطمینان لازم را به وجود می آورد .مدیریت همچنین مسول مستقیم نگهداری از مدارک حسابداری وتهیه صورت های مالی مناسب وقابل اتکاست .ساختار کنترل داخلی از ایفای چنین مسولیتی اطمینان می دهد .کنترل های داخلی برای حسابرسان نیز به همان اندازه حایز اهمیت است کیفیت کنترل های داخلی بیش از هر عامل دیگری تعیین کننده نحوه رسیدگی های حسابرسان است . حسابرسان مستقل شناختی از کنترل داخلی به دست می آورند تا حسابرسی را برنامه ریزی کنند ونوع وزمان بندی ومیزان سایر عملیات حسابرسی لازم برای اظهار نظر درباره مطلوبیت ارایه صورتهای مالی را تعیین نمایند .
