برنامه استاندارد رسيدگي به طرحهاي عمراني ( تملك داراييهاي سرمايه اي )
برنامه استاندارد رسيدگي
حسابرس براي رسيدگي به صورتهاي مالي يك مؤسسه دولتي در مورد طرحهاي عمراني ( تملك داراييهاي سرمايه اي ) بايستي برنامه استاندارد مدون داشته باشد، در اين مبحث به شرح اين برنامه هاي استاندارد مي پردازيم اهم موارد مورد رسيدگي توسط حسابرس به شرح عناوين زير مي باشد:
1- برنامه ريزي و كنترل عمليات حسابرسي
2- بررسي كلي صورتهاي مالي طرح عمراني ( تملك داراييهاي سرمايه اي)
3- هزينه هاي مربوط به خريد كالا
4- هزينه هاي پيمانكاري
5- هزينه هاي مهندسين مشاور
6- موجوديهاي جنسي و مصرف آن
7- پيش پرداختهاي پرداختي به اشخاص
8- علي الحسابهاي پرداختي به اشخاص
9- پيش پرداخت اعتبارات اسنادي
10- بانكها ( وجوه نقد)
11- تنخواه گردان پرداخت
12- وجوه دريافتي از خزانه از محل تملك داراييهاي سرمايه اي
13- درآمدهاي وصولي و ارسالي غير قابل انتقال
14- درآمدهاي عمومي وصولي و ارسالي
15- وجوه دريافتي از خزانه در سنوات قبل
16- گروه حساب دارايي در جريان تكميل يا ايجاد
17- نظارت بر انبار گرداني
18- گزيده اي از قوانين ناظر بر طرحهاي عمراني ( تملك دارييهاي سرمايه اي )
بررسي هزينه هاي مربوط به خريد كالا
هدف حسابرس در رسيدگي به هزينه هاي خريد كالا حصول اطمينان از موارد مشروحه زير مي باشد:
الف) كليه خريدهاي انجام شده طبق ضوابط و مقررات انجام شده است.
ب) كليه كالاها و تجهيزات خريداري شده كه در حسابها ثبت شده است به دستگاه اجرايي مورد رسيدگي تحويل گرديده است.
ج) كليه خريدهاي تحقق يافته در حسابهاي ذيربط بموقع و به درستي انعكاس يافته است
د) شواهد كافي شامل اسناد و مدارك جهت احراز مالكيت واحد مورد رسيدگي نسبت به خريدهاي انجام شده در طي سال موجود است.
هـ) كليه مخارج مربوط به خريدها طبق اسناد و مدارك لازم در حسابها ثبت شده است.
و) كليه خريدهاي انجام شده در صورت وضعيت مالي طرح طبق اصول متداول حسابداري دولتي ناظر بر طرحهاي عمراني به نحو مناسب ارائه و افشاء شده است.
روشهاي رسيدگي
1- تعدادي نمونه از خريدهاي انجام شده در طي سال مالي انتخاب گرديده و كنترلهاي زير انجام مي گيرد:
الف) در خواست ( سفارش ) هاي خريد كالا با مندرجات موافقتنامه طرح مطابقت گرديده و اطمينان حاصل شود كه موضوع درخواست خريد از نظر نوع و مشخصات و ميزان و مبلغ كالاي مورد سفارش در موافقتنامه پيش بيني گرديده است.
ب) بررسي شود كه آيا در خواستهاي خريد توسط مجري طرح تصويب شده است؟
ج) آيا مفاد آيين نامه معاملات دولتي ( مواد 79 تا 89 قانون محاسبات عمومي و قانون مناقصات) در رابطه با خريدهاي انجام شده رعايت شده است؟ ( براساس چك ليست رعايت آيين نامه معاملات و قانون مناقصات بررسي شود)
د) آيا در خواست خريد قبل از انجام تشريفات معاملات تأمين اعتبار شده است؟
هـ) چنانچه خريدهاي انجام شده از محل ساير منابع انجام گرديده، اطمينان حاصل شود كه خريدها در چارچوب و ضوابط آيين نامه معاملات مورد عمل و قانون مناقصه كه توسط مقامات ذيصلاح تصويب گرديده، انجام پذيرفته است.
و) اطمينان حاصل شود كه ثبت مربوط به خريد كالا و تجهيزات متكي بر حداقل مدارك لازم از قبيل درخواست سفارش تصويب شده، فاكتور يا صورتحساب معتبر، استعلام، رسيد انبار و ... مي باشد.
ز) اطمينان حاصل شود كه در صورت ضرورت، كالاي تحويل شده از نظر كيفي، توسط كارشناس ذيصلاح تأييد شده است.
ح) اطلاعات مندرج در مدارك خريد را با يكديگر مطابقت دهيد.
ط) محاسبات مربوط به مدارك خريد را كنترل نماييد.
ي) از ثبتهاي صحيح و بموقع خريد انجام شده در دفاتر مالي، كارت حسابداري انبار، كاردكس انبار اطمينان حاصل نماييد.
ك) اطمينان حاصل نماييد كه بهاي كالاي خريداري شده به طور صحيح محاسبه و به ذينفع پرداخت شده است.
ل) كليه ضمايم سند خريد داراي شواهد رسيدگي مستقل مي باشد.
م) كليه مدارك خريد به منظور عدم استفاده مجدد، نشانه گذاري شده است.
2- پرونده مربوط به سفارش هاي انجام شده را اخذ و تعدادي نمونه انتخاب و موارد ذيل را كنترل نماييد:
الف) سفارشهاي خريد متكي به مدارك از قبيل درخواست كالا از انبار، درخواست خريد كالا توسط انبار، موافقتنامه طرح ، حواله مصرفي و ... بوده و به تصويب مجري طرح رسيده باشد.
ب) مشخصات كالا و تجهيزات از نظر كمي و كيفي، توسط مقامات مسئول ( مهندس مشاور، دفتر في مجري طرح و ... ) تعيين شده باشد.
ج) در رابطه با نمونه هاي انتخاب شده آزمونهاي بند (1) فوق الذكر انجام گردد.
3- پرونده مربوط به نگهداري فرمهاي درخواست (سفارش) خريد كالا اخذ شده و ضمن بررسي آنها اطمينان حاصل شود كه فرمهاي مزبور داراي شماره سريال چاپي مي باشد. در صورت عدم وجود برخي از درخواستها در محل خود، مراتب پيگيري و علت مشخص شود.
4- پرونده سفارشات خاتمه يافته اخذ و علل بازماندن كليه سفارشات باز و نيمه تمام را مشخص نماييد.
5- به منظور حصول اطمينان معقول از عدم تجزيه معاملات، مداركي از قبيل موافقتنامه طرح، پرونده درخواست خريد، صورتجلسه كميسيون مناقصه و هيأت ترك مناقصه ، پرونده رسيدهاي انبار، حساب پيش پرداختها، علي الحسابهاي پرداختي ، دفاتر تأمين اعتبار را مورد ارزيابي و بررسي اجمالي قرار دهيد.
توضيح) مواردي از قبيل تكرار منبع خريد و يا تعدد خريد يك نوع كالا از يك فروشنده خاص و ... مي تواند شواهدي در اين زمينه به دست دهد.
6- تعدادي نمونه از رسيد انبارهاي صادر شده طي سال مالي مورد رسيدگي قرار گرفته و كنترلهاي مندرج در بندهاي (و) تا (م) بند (يك) انجام گيرد.
7- پرونده مربوط به فاكتورها يا صورتحسابهاي پرداخت نشده اخذ گرديده و در مواردي كه اين مدارك بيش از مدت متعارف معوق باقيمانده باشد علل آن مشخص گردد.
8- با بررسي خريدهاي انجام شده در اواخر سال مالي و هزينه هاي سنوات قبل در سال بعد ( كنترل انجام انقطاع زماني) اطمينان حاصل نماييد كه خريدهاي انجام شده بموقع و در سال مربوط به حساب مربوطه منظور شده است.
9- در صورتي كه جهت خريد كالا و تجهيزات قبلا وجوهي تحت عنوان پيش پرداخت به فروشنده پرداخت شده باشد از موارد مشروحه زير اطمينان حاصل شود:
الف) پيش پرداخت پرداخت شده به اشخاص مطابق شرايط پيش بيني شده در قرار داد اوليه يا اصلاحيه هاي آن انجام پذيرفته است.
ب) پيش پرداخت پرداخت شده مطابق با شرايط پيش بيني شده در قرار داد اوليه يا اصلاحيه آن مستهلك و تسويه گرديده است.
ج) تضمين لازم ( ضمانتنامه بانكي و ...)در قبال پيش پرداخت پرداخت شده مطابق با مفاد قرار داد اخذ شده باشد.
د) تضمينهاي مربوط پس از تكميل خريد مطابق شرايط مندرج در قرار داد به فروشنده مسترد شده باشد. يا بموقع و طبق مقررات مبلغ آن تقليل يافته باشد.
10- در صورتي كه خريد كالا و تجهيزات از طريق قرار دادهاي منعقده انجام گرفته است، مفاد قرار داد دقيقاً از نقطه نظر مؤعد تحويل، محل تحويل، جرايم متعلقه، تضمينهاي اخذ شده، تعيين اينكه هزينه حمل به عهده كداميك از طرفين قرار داد مي باشد، بسته بندي، تست و بازرسي و ... كنترل شود
11- از عدم وجود خريدهاي قطعي شده مندرج در حسابهاي پيش پرداختها و علي الحسابها اطمينان حاصل شود.
در صورت وجود چنين مواردي صورت ريز آنها تهيه شده و در كاربرگ مربوط درج گردد.
12- اطمينان حاصل شود كه خريدهاي انجام شده طبق اصول متداول حسابداري دولتي ناظر بر طرحهاي عمراني ( تملك داراييهاي سرمايه اي ) در صورتهاي مالي به نحو مناسب ارائه و افشاء شده است.
بررسي هزينه هاي پيمانكاري
حسابرس مي بايست در مورد هزينه هاي پيمانكاري در موارد ذيل اطمينان حاصل كند:
الف- رعايت قوانين و مقررات در انتخاب پيمانكار، وجوه پرداختي به پيمانكار، دريافت انواع وثايق از پيمانكار واسترداد آن.
ب- ثبت مناسب و كامل صورت وضعيتهاي ارسالي توسط پيمانكار در دفاتر .
ج- صورت وضعيتهاي پرداخت شده متكي به تأييد دستگاه نظارت و بر اساس فهرست بها و مقادير بوده و در چارچوب بودجه تخصيص يافته طرح مي باشد.
د- وجود تناسب معقولي بين كارهاي انجام شده و يا دارايي مادي ايجاد شده و مراحله متناظر مربوط در طرح انجام شده .
هـ - كليه پرداختهاي انجام شده به پيمانكار طبق اصول متداول حسابداري دولتي ناظر بر طرحهاي عمراني در صورتهاي مالي طرح به نحو مناسب ارائه و افشاء شده است.
روشهاي رسيدگي مناسبي با توجه به موارد مشروحه زير تعيين نموده و بر اساس آنها اقدام نمايد:
1- ليست قرار دادهاي مورد اجرا در سال مورد رسيدگي شامل ( تاريخ و شماره قرار داد، مبلغ اوليه قرار داد، كاهش يا افزايش مبلغ قرار داد ، تاريخ شروع قرار داد، موضوع پيمان، نام پيمانكار، مدت اجراي قرار داد تغيير در مقادير اوليه قرار داد، تاريخ تحويل موقت ، تاريخ تحويل قطعي ، نام پروژه و ... ) اخذ گردد.
2- براي تعدادي از پيمانكاران فرم درخواست تأييديه ارسال و نتايج حاصل از مقايسه پاسخ هاي دريافتي با دفاتر در كاربرگ رسيدگي درج گردد.
3- تعدادي از قرار دادهاي مندرج در بند (1) فوق را انتخاب نموده و ضمن مراجعه به پرونده هاي مكاتباتي مربوط ( مكاتبه با پيمانكاران ذيربط) و اسناد و مدارك مناقصه موارد زير را كنترل نمايد:
الف) بررسي موافقتنامه مصوب طرح و حصول اطمينان از پيش بيني موضوع مورد مناقصه، در موافقتنامه طرح مذكور.
ب) حصول اطمينان از اينكه برگزاري مناقصه به صورت مقرر در آيين نامه معاملاتي دولتي و قانون مناقصه و يا آيين نامه معاملات داخلي دستگاه اجرايي ذيربط ( حسب مورد) انجام گرفته است( چك ليست مربوط به نحوه انجام مناقصه )
ج) در صورت عدم برگزاري مناقصه، موضوع قرار داد با مفاد مواد 83 و 84 قانون محاسبات عمومي كنترل گردد( چك ليست نحوه انجام معامله )
د) سپرده شركت در مناقصه طبق مقررات دريافت شده باشد.
4- تصوير احكام اعضاي كميسيون مناقصه اخذ گرديده و مشخصات آنها با اسامي ذيل صورتجلسه كميسيون مناقصه مطابقت داده شود. همچنين امضاء اعضاي كميسيون مناقصه در صورتجلسات با نمونه امضاء هاي مربوط مطابقت گردد.
5- اطمينان حاصل شود كه همراه اسناد مناقصه ، برآوردي از مقادير كار يا قيمت هاي واحد، قيمت كل ، قيمت مصالح پاي كار كه به تصويب دستگاه اجرايي رسيده است، توسط مشاور در اختيار شركت كنندگان در مناقصه قرار گرفته است.
6- بررسي شود كه پيمانكاران شركت كننده در مناقصه طبق ضوابط، تعيين صلاحيت شده باشند. ( صلاحيت آنان به تأييد سازمان مديريت و برنامه ريزي رسيده و نام آنها در كتابچه تعيين صلاحيت درج شده باشد.
7- بررسي شود كه با توجه به مبلغ قرار داد، پيمانكار ذيربط در گروهي قرار گيرد كه صلاحيت واگذاري كار به مبلغ فوق يا بيشتر را داشته باشد.
8- قيمتهاي واحد حسب مورد مطابق با فهرست بها سازمان مديريت و برنامه ريزي و در صورت فقدان فهرست بها مربوط از فهرست بهاي پيشنهادي مشاور استفاده شده است.
9- اطمينان حاصل شود كه كميسيون مناقصه با توجه به قيمت هاي پيشنهادي توسط شركت كنندگان، با توجيهات لازم مناسبترين پيشنهاد را كه به هر حال نبايد بيشتر از 110 درصد و كمتر از 90 درصد مبلغ برآوردي باشد انتخاب نموده است ( با توجه به مفهوم پلوس و مينوس).
10- ضمن مقايسه صورتجلسات كميسيون مناقصه با قرادادهاي منعقد شده، اطمينان حاصل شود كه قرار داد با برنده واقعي مناقصه منعقد شده باشد.
11- بررسي شود كه قبل از انعقاد قرار داد با برنده مناقصه ، سپرده هاي شركت در مناقصه نفرات اول و دوم آزاد نشده باشد.
12- قرار داد منعقده با نمونه قرار دادهاي تيپ سازمان مديريت و برنامه ريزي مطابقت گرديده و در مواردي كه از نمونه قرار دادهاي ديگر استفاده شده باشد ( صرفا در رابطه با وجوه ساير منابع اطمينان حاصل شود كه حداقل موارد ضروري مندرج در قرار دادهاي تيپ سازمان مديريت و برنامه ريزي مراعات شده باشد.
