آشنايي با حسابرسي سيستم هاي رايانه اي
ضرورت استفاده از رايانه در بخشهاي مختلف فعاليتهاي روزمره، به نحوي فراگير شده که به صراحت مي توان گفت جزء لاينفک چرخه فعاليت همه سازمان ها، نهادها و شرکتها و حتي اشخاص حقيقي شده است. در اين ميان فرآيند عمليات حسابرسي نيز جزء اين جريان بوده است. عواملي از قبيل برنامه هاي حسابرسي مورد استفاده در عمليات حسابرسي که توسط مديران و سرپرستان ارشد و در آغاز هر کار تهيه مي گردد، دستورالعملهاي حسابرسي و بخشهاي تجديد نظر شده آن که توسط سازمان حسابرسي در طي چندين سال ارائه گرديده، ورود رايانه بر حيطه فعاليت حسابداري و آشنا شدن بيچون و چراي حسابداران و حسابرسان، استفاده از تجربيات منحصر به فرد حسابرسان در ضمن کار، و از طرف ديگر، دغدغه فکري شرکاي مؤسسات حسابرسي براي ارائه با کيفيت گزارش حسابرسي همراه با کاهش ريسک حسابرسي و هزينه هاي انجام کار و پرداخت کارانه به پرسنل، باعث گرديد تا براي اهداف مورد نظر و در جهت بهبود روشهاي مقدماتي حسابرسي و صرفه جويي در زمان مصرف شده و هزينه هاي آن و همچنين ارائه سرويسهاي مطلوب به واحد مورد رسيدگي، مقاله زير به منظور آشنايي کليه همکاران در مؤسسات حسابرسي با دستاورد جديدي که در طي چند سال اخير در موسسه حسابرسي امجد مورد استفاده و تجربه قرار گرفته است ارائه شود .
استفاده از کاربرگهاي حسابرسي تحت اکسل (Excel) در عمليات حسابرسي و تهيه صورتهاي مالي اوليه استفاده از کاربرگهاي نهائي، اصلي و فرعي در انجام حسابرسي قطعي بوده و بايد تهيه گردد. آوردن اقلام نهائي شده سال قبل، انتقال و نوشتن اقلام طبق دفاتر و تراز آزمايشي در ستون سال مورد رسيدگي، انجام اصلاحات و تعديلات، نقل مانده تراز آزمايشي اصلاح شده پس از صدور اسناد اصلاحي، انجام اصلاحات طبقه بندي شده و تهيه مانده نهائي، عطف گذاري کاربرگهاي اصلي و فرعي بهم ديگر و تهيه کاربرگهاي نهايي اقداماتي است که گروه حسابرسي زمان قابل ملاحظه اي براي تهيه آن صرف مي کنند. کاربرگ نهايي مبنايي براي کنترل صورتهاي مالي و يا تهيه آن براي واحد مورد رسيدگي است. صدور اسناد اصلاحي پس از تهيه کاربرگها توسط صاحبکار و اصلاح کاربرگهاي فرعي تا نهايي، از مشکلاتي است که صبر و حوصله حسابرسان را کاهش ميدهد. از طرفي بجاي صرف وقت براي رسيدگي و تهيه گزارش در شرايطي که زمان کوتاهي به برگزاري مجامع باقي مانده است، روحيه افسردگي را در حسابرسان افزايش ميدهد. اين موضوع در کليه کارها و در طول چهار ماه بارها و بارها تکرار ميشود و پس از تير ماه خستگي مفرطي در روح حسابرسان باقي ميگذارد. با انجام روشي که در زير توضيح داده مي شود، حدود 30 درصد از زمان حسابرسي را که عملاð تلف مي شد، کاهش داده مي شود.
اينک مراحل انجام کار به اختصار توضيح داده مي شود:
1. فرمت کليه کاربرگهاي نهايي، اصلي و فرعي تحت نرم افزار اکسل طراحي گردد.
2. کليه کاربرگها عطف گذاري شده و مانده مندرج در کاربرگهاي فرعي به کاربرگ اصلي و از کاربرگهاي اصلي به نهايي لينک شود. بنابراين با کوچکترين تغيير در ارقام کاربرگهاي فرعي، کاربرگ اصلي و نهايي اصلاح ميگردد.
3. در اولين سال انجام اين پروژه، مانده اقلام نهايي سال قبل در کاربرگهاي فرعي بايد وارد گردد. ليکن در دومين سال اجرا، از مانده هاي نهايي کاربرگهاي سال قبل کپي برداري مي شود. بنابراين زمان تهيه کاربرگها با مانده نهايي سال قبل به حداقل زمان ممکن(کمتر از يک ساعت) کاهش مي يابد.
4. وارد کردن اقلام تراز آزمايشي در سطح تفصيلي در کاربرگهاي فرعي به دو روش امکان دارد. در روش اول، اقلام تراز آزمايشي در کاربرگهاي طراحي شده تحت نرم افزار اکسل، وارد شود که در سال اول با نوشتن در کاربرگ از نظر صرف وقت تفاوتي ندارد. ليکن بلافاصله اين اعداد در ستون مانده نهايي کاربرگهاي فرعي، و جمع آن در اصلي و نهايي جاي ميگيرد. در روش دوم با استفاده از تمهيدات نرم افزار نويسي مي توان، از بانک اطلاعاتي نرم افزار حسابداري شرکت استفاده کرد و اقلام تراز آزمايشي همراه با کد و عنوان حساب را وارد کاربرگهاي فرعي نمود. فقط زمان اندکي براي ويرايش و دسته بندي آن بايد صرف شود.
5. ثبت اسناد اصلاحي و يا اصلاحات طبقه بندي به اين شيوه عمل مي گردد که ابتدا سند اصلاحي و يا اصلاح طبقه بندي در پايين ترين سطح کاربرگهاي فرعي وارد شود. سپس به صورت خودکار همراه با شماره سند در کنار مبلغ اصلاحي در کاربرگهاي فرعي ديگر و اصلي عمل شود. سيستم، اختلافات تراز و يا عدم ثبت طرف ديگر سند اصلاحي را به ما گوشزد مي نمايد.
6. در پايان مانده نهايي کاربرگهاي فرعي، اصلي و نهايي بر روي فرمت پيش نويس صورتهاي مالي خام مي نشيند. در اين هنگام صورتهاي مالي آماده ويرايش و جمله نويسي ميگردد. همچنين صورتهاي مالي در هر لحظه از مراحل رسيدگي و بستگي به تکميل کار، آماده ويرايش مي باشد.
7. در طول عمليات حسابرسي، کاربرگها بر روي رايانه اختصاصي حسابرس ارشد در حال نمايش و استفاده ساير حسابرسان است. آنها عطفهاي رسيدگي خود را در قسمت تعبيه شده وارد مينمايند و در پايان عمليات حسابرسي، يک نسخه از کاربرگهاي نهايي چاپ ميشود و در بخشهاي مربوط به خود در پرونده جاري امضا و بايگاني ميشود. همچنين يک نسخه از کاربرگها بر روي ديسکت و يا سي�دي در فايل پرونده جاري بايگاني مي شود.
دسترسي سريعتر به پرونده دائمي
افزايش سالانه مدارک پرونده دائمي وحجيم شدن پرونده ها، اشغال فضاي دفتر کار مؤسسات حسابرسي بدليل بايگاني پرونده هاي دائمي و پرونده هاي جاري، فرسوده شدن مدارک پرونده دائمي در سنوات متمادي بدليل استفاده از آن و يا بايگاني در هواي نامطلوب انبارهاي مؤسسات، باعث گرديد روش زير را (تحت عنوان پروژه رايانه اي پرونده هاي دائمي) به کليه موسسات پيشنهاد دهيم:
1. کليه مدارک مورد لزوم و قابل استفاده شرکتي که طي چندين سال حسابرسي شده، تفکيک گردد و مدارک مازاد بر استفاده در قسمت آخر پرونده دائمي بايگاني و بر روي کاربرگ خلاصه مدارک در قسمت آخر تهيه شود.
2. کليه مدارک اسکن گرديده و سپس با استفاده از برنامه طراحي شده (با استفاده از چندين نرم افزار) کليه مدارک اسکن شده در ديوايدرهاي جداگانه رايانه اي بايگاني شود.
3. در هر ديوايدر رايانه اي عنوانها و توضيحات ضروري تهيه گردد. با کليک کردن به روي هر کدام از آنها به مشاهده مدارک اسکن شده پرداخته ميشود. به طور مثال در روي ديوايدر شماره 2 دائمي، يکي از عناوين، اساسنامه و خلاصه اي از آن ميباشد. با کليک کردن بر روي اين عنوان به صفحه خلاصه اساسنامه لينک ميشويم. در اين صفحه خلاصه مفاد اساسنامه تايپ و شماره گذاري گرديده است. سپس پس از کليک کردن روي خلاصه هر ماده به بند تفصيلي اساسنامه که اسکن گرديده لينک ميشويم. همچنين مشاهده کل اساسنامه امکان پذير است. در خصوص خلاصه صورت جلسات هيأت مديره که بايد توسط سرپرست حسابرسي تهيه گردد، جدولي در ابتدا طراحي مي شود که مشخصات جلسات هيأت مديره (شامل زمان برگزاري، شماره جلسه، تيتر موضوعات و يا خلاصه مصوبات، اعضاي شرکت کننده) در آن درج شود، سپس با کليک نمودن بر روي تاريخ يا شماره جلسه و يا موضوع جلسه به اصل صورتجلسه اسکن شده لينک ميگرديم.
4. حجم کار براي حذف پرونده دائمي و استفاده از رايانه براي مؤسسات زياد و پر هزينه است، ليکن داراي مزاياي زير ميباشد:
- در شروع عمليات حسابرسي يک نسخه از پرونده دائمي به صورت سي دي بر روي نوت بوک سرپرست حسابرسي نصب و يا به او تحويل داده ميشود تا در رايانهاي که در واحد مورد رسيدگي در اختيار گروه حسابرسي قرار گرفته، نصب شود. اعضاي تيم حسابرسي، حسب مورد و البته بستگي به سرفصل حساب مورد رسيدگي و به منظور به روز نمودن پرونده، با مشاهده سي دي، اطلاعات مورد نياز خود را از واحد مورد رسيدگي درخواست مي نمايند.
- تکميل پرونده دائمي شامل اخذ مدارک از جمله اصلاحات اساسنامه، صورت جلسات هيأت مديره و مجامع، اسناد مالکيت جديد و غيره ميباشد که تمامي آنها اخذ و به دو شيوه با آن برخورد ميشود. اگر امکانات واحد مورد رسيدگي مناسب باشد، مدارک اسکن ميشود و توسط سرپرست به داخل برنامه اضافه ميگردد. و يا زونکن مدارک جديد به دفتر مرکزي ارسال ميشود تا واحد پشتيباني مؤسسه سريعاð اقدام به اسکن و تکميل پرونده مي نمايد.
- مدير حسابرسي پس از اتمام کار جهت مطالعه پرونده دائمي از نسخه نهايي شده بر روي رايانه دفتر مرکزي استفاده ميکند.
- بايگاني پروندههاي دائمي که به طور متوسط سه عدد زونکن و براي هر شرکت ميباشد حذف مي گردد و فضايي از مکان اندک موسسات را اشغال نمي نمايد. همچنين اطلاعات شرکتها هميشه بر روي سرور مؤسسه موجود است و از فرسوده شدن آن جلوگيري ميشود.
- در صورت واگذاري کار به ديگر موسسات، امکان ارسال يک نسخه از پرونده دائمي به صورت سي دي مناسبتر ميباشد. و بنابر اين سابقه واحد مورد رسيدگي در موسسه باقي ميماند.
پاسخگوئي به وضعيت تأييديه ها، نياز اساسي واحد مورد رسيدگي
يکي از مشکلاتي که در حين عمليات حسابرسي با آن برخورد مي گردد، علي الخصوص جهت شرکتهاي بزرگ، تماس و مراجعه آنها به دفتر موسسات، قبل از شروع کار و يا در حين رسيدگي به دفتر حسابرسان مستقر در واحد مورد رسيدگي به منظور اطلاع از تعداد تأييديه هاي پاسخ داده شده و ميزان مغايرت آنها مي باشد. اين وضعيت دائمي مخصوصا در ترافيک 4 ماهه اول سال، براي حسابرسان خسته کننده است. از طرفي جمع بندي تأييديه ها و نوشتن بند حسابرسي آن، يکي از مواردي است که گروه حسابرسان به دليل تغيير لحظه به لحظه تائيديه هاي واصله از مسئوليت آن شانه خالي ميکنند. معمولا حسابرسي که درگير اين کار ميشود بايد تا انتها و جلد نمودن گزارش همراه مدير فني باشد. بنابراين روش زير در قالب پروژه تائيديه ها به کليه موسسات پيشنهاد مي گردد. پس از راه اندازي سايت اينترنتي مؤسسه قسمتي از صفحات وب را به مشتريان اختصاص دهيد. مشتري با ورود رمز به صفحه مخصوص خود راه مييابد. از سوي ديگر گروه پشتيباني در دفتر مرکزي مؤسسه کليه اطلاعات تأييديه هاي دريافتي را در جداولي که تحت اکسل تهيه شده است وارد مينمايند و در صورت لزوم اقدام به اسکن تائيديه ميشود و به رديف جدول لينک ميگرد. بنابراين تماس و يا حضور نماينده واحد مورد رسيدگي و تلف شدن وقت حسابرسان به حداقل مي رسد. در جدول طراحي شده تحت اکسل ابتدا ليست تأييديه هاي انتخابي و ارسالي توسط حسابرسان، توسط اپراتور و در بخشهاي تفکيک شده تحت هر سرفصل حساب وارد ميشود. در روزهاي آغازين حسابرسي ميتوان يک کپي از کاربرگهاي تهيه شده تحت اکسل تهيه و اطلاعات اقلام تراز آزمايشي در ستون مانده طبق دفاتر را به جدول تأييديه ها انتقال داد. پس از دريافت تأييديه ها واحد پشتيباني قبل از بايگاني نمودن اصل فرم تأييديه در پرونده حسابرسي و يا ارسال براي گروه حسابرسي، آن را در جدول تأييديه هاي هر شرکت وارد ميکند. جدول به شکلي طراحي شود تا در وهله نخست، مانده تراز آزمايشي و مانده طبق تائيديه را مقايسه نمايد. در صورت وجود اختلاف، مبلغ مغايرت در ستون مغايرت نامشخص وارد ميگردد. پس از ارائه اطلاعات از سوي واحد مورد رسيدگي، مغايرتها اصلاح ميشود. ضمن آنکه سرپرست حسابرسي هم ميتواند در محل واحد مورد رسيدگي اصلاحات مغايرات را راسا و در سايت اينترنتي وارد نمايد. بنابراين کادر مالي واحد مورد رسيدگي از آخرين وضعيت نهايي تأييديه ها در طول شبانه روز به صورت آماري و هم به صورت ريالي مطلع ميگردند. همچنين گروه حسابرسي دغدغه تهيه بند حسابرسي تأييديه ها را ندارد چرا که جدول نهايي توسط رايانه تهيه مي شود.
