كاربرگهاي حسابرسي: كنترل كيفيت حسابرسها
كاربرگ حسابرسي چيست؟
کاربرگهاي حسابرسي، حلقه ارتباطي بين مدارك حسابداري صاحبكار و گزارش حسابرسان است. كاربرگها كليه كارهاي انجام شده توسط حسابرس را مستند و گزارش حسابرسان را توجيه مي كند. سومين استاندارد اجراي عمليات حسابرسي چنين مقرر مي دارد:
شواهد كافي و قابل اطمينان بايد از راه بازرسي، مشاهده، پرس وجو و دريافت تاييديه كسب شود تا مبناي معقول براي اظهار نظر نسبت به صورتهاي مالي مورد رسيدگي بدست آيد.
كابرگهاي حسابرسي مي تواند به شكلهاي گوناگوني باشد، برخي به شكل صورت مغايرت بانك يا تجزيه و تحليل حسابهاي دفتر كل، پاره اي به صورت فتوكپي صورتجلسات هيات مديره و نمودار سازماني يا نمودگر سيستم كنترل داخلي صاحبكار است. تمام جداول، فهرستها، يادشتها،و مداركي مانند كاريرگهاي نهايي، برنامه هاي حسابرسي، پرسشنامه كنترلهاي داخلي، تاييديه هاي دريافتي از صاحبكار و مشاور حقوقي آن و پاسخ درخواستهاي تاييديه نيز گونه هايي از كاربرگهاي حسابرسي است.
بدين ترتيب، واژه كاربرگهاي حسابرسي يك اصطلاح كاملا جامع است. شريكي كه گزارش حسابرسان را امضاء مي كند، بيشتر روشهاي رسيدگي را خود انجام نداده است. شكل گيري نظر حسابرسان اساسا با مطالعه و بررسي كاربرگهايي صورت مي گيرد كه توسط افراد تيم رسيدگي تهيه شده است. بنابراين، كاربرگهاي حسابرسي بايد حاوي كليه اطلاعات مربوط به اظهار نظر درباره مطلوبيت ارائه صورتهاي مالي صاحبكار باشد.
نقش كاربرگهاي حسابرسي
كاربرگهاي حسابرسي به چند طريق حسابرسان را ياري مي دهد:
الف- تامين وسيله اي براي تقسيم كار بين كاركنان و هماهنگ كردن كار حسابرسي
ب- كمك به سرپرستان، مديران وشركاي موسسه در نظارت و بررسي كار حسابرسان
پ- تامين پشتوانه ايبراي گزارش حسابرسان
ت- مستند كردن رعايت استانداردهاي پذيرفته شده حسابرسي مربوط به اجراي عمليات
ث- كمك در برنامه ريزي و انجام حسابرسيهاي دوره هاي آينده
علاوه بر موارد بالا، كاربرگهاي حسابرسي در زمينه ارائه ساير خدمات حرفه اي، مانند تنظيم اظهار نامه مالياتي، ارائه پيشنهاد براي بهبود كنترلهاي داخلي و ارائه خدمات مشاوره مديريت، نيز اطلاعات مفيدي را فراهم مي آورد.
مالكيت كاربرگهاي حسابرسي
مالكيت كاربرگهاي حسابرسي متعلق به حسابرسان است نه صاحبكار. صاحبكار هرگز نمي تواند حسابرسان را موظف كندتا كاربرگهارا در اختيار وي قرار دهند. كاربرگها پس از اختتام رسيدگي نيز در اختيار حسابرسان باقي مي ماند. صاحبكاران ممكن است، گهگاه، مراجعه به اطلاعات مندرج در كاربرگهاي سالهاي قبل حسابرسان را مفيد تشخيص دهند. حسابرسان نيز معمولا مايلند اين گونه اطلاعات را در اختيار آنان قرار دهند، اما كاربرگهاي حسابرسي هرگز نبايد جايگزين مدارك حسابداري صاحبكار حسابداري صاحبكار تلقي شود. حسابرسان بايد به عنوان ارائه بخشي از هر كار حسابرسي، كليه اطلاعاتي را كه بايد در مدارك حسابداري صاحبكار ثبت شود، در اختيار وي قرار دهند.
كاربرگهاي حسابرسي و مسئوليت حسابرسان
كاربرگهاي حسابرسان، مدارك اصلي و اساسي براي نشان دادن ميزان روشهاي اجرا شده و شواهد گردآوري شده طي كار حسابرسي است. چنانچه حسابرس پس از انجام دادن كار به سهل انگاري متهم شود، كاربرگهاي وي وسيله مهمي براي رد يا تاييد اتهام وارد به او است. كاربرگهاي حسابرسي اگر به نحوي درست و مناسب تهيه نشود، همان اندازه كه مي تواند برله حسابرس باشد، ممكن است عليه وي نيز استفاده شود.
اگر دعوايي عليه حسابرسان در دادگاه اقامه شود، شاكي براي يافتن شواهدي از موارد ضد و نقيض، از قلم افتادگي يا هر گونه مدركي حاكي از بي دقتي يا تقلب، كاربرگهاي حسابرسي را موشكافه بررسي مي كند. چنين احتمالي ايجاب مي كند كاربرگها در پايان هر رسيدگي توسط موسسه حسابرسي به دقت بررسي شود.حسابرس بايد حين انجام دادن اين گونه بررسيها توجه داشته باشد كه هر مورد ضدو نقيض در كاربرگها، يا شواهدي كه با اظهار نظر وي هماهنگ و يكسو نباشد، مي تواند در آينده به عنوان مدركي براي درست انجام نشدن حسابرسي مورد استناد قرار گيرد. بخشي از مشكلات مربوط به پيشگيري از انعكاس شواهد متناقض و ناهماهنگ در كاربرگها از آنجا ناشي مي شود كه اكثر كاربرگها را كاركنان كم تجربه تهيه مي كنند.
كنترل كيفيت در موسسات حسابرسي
موسسات حسابرسی باید رویه ها و روشهای کنترل کیفیت مناسبي تدوين كنند تا از رعايت استانداردهاي پذيرفته شده حسابرسي در انجام شدن هر يك از كارهاي حسابرسي اطمينان يابند. انجمن حسابداران رسمي آمريكا براي راهنمايي موسسات حسابرسي در تدوين دستورالعملهاي كنترل كيفيت، بيانه استاندادهاي كنترل كيفيت-شماره 1و در آن 9 "عنصر" كنترل كيفيت را شناسايي كرده است. اين "عناصر" مي تواند به عنوان زمينه هايي تلقي شود كه انجمن مزبور داشتن روشهاي كنترل كيفيت را در آن زمينه ها، مناسب مي داند.
انجمن مزبور هيچ گونه روش بخصوصي را براي كنترل كيفيت الزامي ندانسته است. در حقيقت، انجمن مزبور اعلام مي دارد كه روشهاي خاص كنترل بايد با اندازه، تعداد شعبه ها و نوع و ماهيت كارهاي موسسه متناسب باشد. بدينسان، روشهاي كنترل كيفيتي كه در يك موسسه بين المللي با 200شعبه اعمال مي شود با روشهاي معمول در يك موسسه كوچك كه تنها واحدهاي تجاري كوچك را حسابرسي مي كند، بسيار متفاوت خواهد بود. از لحاظ فني، بيانه استانداردهاي كنترل كيفيت به آن گروه از خدمات حسابرسي و حسابداري مربوط مي شود كه انجمن براي آن استاندارد حرفه اي وضع كرده است. اما اعملا هر موسسه حسابرسي بايد روشهاي كنترل كيفيتي داشته باشد كه در مورد كليه جنبه هاي كار حرفه اي موسسه قابل اعمال باشد. بطور كلي، " كنترل كيفيت " به معناي آن است كه موسسات حسابرسي بايد كنترلهايي را برقرار كنند تا از ايفاي مسئوليت خود در برابر صاحبكاران و جامعه اطمينان يابند.
اين شكل زمينه هاي نه گانه اي را نشان مي دهد كه انجمن حسابداران رسمي آمريكا داشتن كنترل كيفيت در آن زمينه ها را مناسب مي داند. به علاوه، جدول مزبور هدفهاي بنيادي هر زمينه را تشريح و مثالي از روشهاي دستيابي به آن هدفها را براي موسسات حسابرسي ارائه مي كند.
عناصر كنترل كيفيت هدفهاي بنيادي نمونه اي از روش كنترل كيفيت
استقلال
تقسيم كار
مشاوره
سرپرستي
استخدام
آموزش حرفه اي
ترفيعات
پذيرش و تداوم كار با
صاحبكاران
بازرسي كاركنان موسسه بايد ضوابط استقلال مقرر در آيين رفتار حرفه اي را رعايت كنند
كار بايد توسط افرادي انجام شود كه داراي تجربه كافي بوده و آموزش فني مناسب نيز ديده باشند.
براي حل مسائل پيچيده بايد از نظرات افراد صلاحيتدار استفاده شود
كاركنان بايد به درستي سرپرستي شوند
كاركنان جديد بايد داراي ويژگيهاي لازم براي انجام دادن كار خود باشند
كاركنان بايد همواره دانش خود را افزايش دهند تا مسئوليتهاي خود را بهتر انجام دهند
افرادي كه ترفيع مي يابند بايد شايستگي لازم را براي مسئوليتهاي جديد، دارا باشند.
از قبول كار صاحبكاراني كه درستكار نيستند بايد خوداري شود
كنترلهايي بايد برقرار شودتا از اجراي موثر روشهاي كنترل كيفيت موجود، اطمينان حاصل گردد.
پيش از پذيرفتن صاحبكار جديد، در مورد استقلال موسسه تحقيق مي شود.
هر چند گاه يك بار جلسه مديران حسابرسي براي تقسيم كار بين كاركنان تشكيل مي شود.
در موسسات حسابرسي بزرگ يك مركز تخصصي براي انجام دادن تحقيقات و ارائه خدمات مشورتي به شعبه هاي موسسه تشكيل مي شود.
كاربرگها توسط سرپرست و در محل انجام شدن رسيدگي، بررسي و هرگونه نارسايي آن با تهيه كننده در ميان گذاشته مي شود.
كاركنان جديد توسط مسئول امور استخدامي و يك شريك متخصص در زمينه هاي فني مربوط به كاري كه شخص بايد انجام دهد،مصاحبه مي شوند
هريك از كاركنان حرفه اي بايد در هر سال
لااقل 40ساعت آموزش ببيند
افراد حرفه اي در پايان هر كار حسابرسي توسط سرپرست خود ارزيابي مي شوند.اين ارزيابي در پرونده استخدامي آنان ضبط مي گردد.
سوابق هر صاحبكار در شرف پذيرش، گردآوري و قبول از پذيرش، در جلسه شركا مطرح مي شود.
شريك مسئول كنترل كيفيت بايد هر چند گاه يك بار كاربرد روشهاي كنترل كيفيت را آزمون كند.
بخش موسسات حسابرسی
انجمن حسابداران رسمي آمريكا در سال 1977با تاسيس بخش موسسات حسابرسي، گام ديگري در راه برقراري استانداردهاي كنترل كيفيت در حرفه حسابرزسي برداشت.اين عمل، واكنش مثبتي بود در برابر ايرادهايي كه مقامات قانون گذار و ساير منقدين به سيستم خود نظمي حرفه ابزار مي داشتند. پيش از تشكيل اين بخش، حسابرسان تنها بطور فردي به عضويت انجمن در مي آدند، هيچ مكانيزمي وجود نداشت كه موسسات حسابرسي را به رعايت استانداردهاي حرفه اي مجبور سازد. عضويت در بخش موسسات حسابرسي، تنها براي موسسات حسابرسي است نه اشخاص.
بخش موسسات حسابرسي در واقع شامل دو قسمت جداگانه، قسمت حسابرسي شركتهاي سهامي عام و قسمت حسابرسي شركتهاي غير سهامي عام است. موسسات حسابرسي بر اساس نوع صاحبكاراني كه دارند، داوطلبانه به عضويت يك يا هر دو قسمت در مي آيند. هر دو قسمت مزبور اعضاي خود را ملزم به داشتن يك سيستم مناسب كنترل كيفيت و رعايت پاره اي شرايط ويژه عضويت مي كند. براي مثال، قسمت حسابرسي شركتهاي سهامي عام اعضاي خود را ملزم مي كند تا شريك مسئول رسيدگي به صاحبكاران پذيرفته شده در بورس اوراق بهادار را حداقل هر هفت سال يك بار تغيير دهند. كار رسيدگي اين گونه صاحبكاران بايد توسط شريك ديگري بررسي شود. همچنين، اعضاي قسمت حسابرسي شركتهاي سهامي عام از انجام دادن پاره اي خدمات مشاوره مديريت، مانند امور استخدامي پاره اي از سطوح مديريت، براي صاحبكاران پذيرفته شده در بورس منع شده اند. بررسي مستمر كنترل كيفيت كار موسسه توسط همپيشگان و تداوم آموزش اجباري كاركنان موسسه (120ساعت در هر سه سال) از ضروريات در هر يك از دو قسمت است.
كميته اجرايي هر يك از دو قسمت مزبور مي تواند موسساتي را كه كيفيت كار آنها پايين تر از استاندارد است، جريمه كند. جريمه مي تواند الزام به آموزش بيشتر كاركنان، بررسيهاي اختصاصي همپيشگان، جريمه نقدي و لغو عضويت را شامل شود.
