بسمه تعالی
اصلاح اشتباهات:
1- طبقه بندی اشتباهات:
وقوع اشتباهات در حسابداری امری اجتناب ناپذیر است تا جایی که لوکا پاچیولی بنیانگذار حسابداری گفته است:
«کسی که هیچ کاری نمی کند هیچ اشتباهی نمی کند،کسی که هیچ اشتباهی نمی کند هیچ چیز یاد نمیگیرد.»
عواملی چون عدم اطلاعات کافی در مورد رویداد های مالی، تنوع و پیچیدگی موضوعات،حجم زیاد کار،خستگی،کسالت،فقدان دانش کافی در زمینه حسابداری،بی دقتی و عملیات تکراری،احتمال وقوع اشتباه را در انجام عملیات حسابداری را افزایش می دهد.در برخی موارد ممکن است به قصد سوء استفاده، مخفی کردن ویا ارائه نادرست اطلاعات مالی بعضی از عملیات حسابداری به نحو اشتباه انجام داده شود.
اشتباه اعم از عمدی یا سهوی ممکن است در موارد زیر روی دهد:
1- تجزیه و تحلیل معاملات.
2- ثبت معاملات در دفتر روزنامه.
3- عدم ثبت رویدادهای مالی (از قلم افتادگی).
4- نقل اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل.
5- مانده گیری حسابها.
6- نقل ماند حسابهای دفتر کل از یک صفحه به صفحه دیگر.
7- انتقال ماند ها به تراز آزمایشی.
8- اصلاح حسابها.
اشتباهات دفتر داری را از لحاظ امکان کشف در جریان عادی عملیات حسابداری می توان به دو دسته زیر تقسیم کرد:
الف) اشتباهایی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شوند.
ب) اشتباهایی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی نمی شوند.
از قلم افتادگی
این اشتباه زمانی رخ می دهد که یک یا چند معامله به دلایلی نظیر کم شدن اسناد و مدارک اولیه در دفتر روزنامه ثبت نمی گردد. مثلاً، برخی از اقلام فروش کالا در دفتر روزنامه ثبت نمی گردد و در نتیجه،به حسابهای دفتر کل نیز انتقال نیابد.
تجزیه و تحلیل غلط یک معامله
در تجزیه و تحلیل یک معامله ممکن است حسابهایی که باید بدهکار یا بستانکار شوند، به درستی تعیین نشود ویک قلم به حساب نامناسبی منتقل گردد. مثلا هزینه تعمیرات یک ماشین اشتباهاٌ به حساب دارایی مربوط نقل شود. اینگونه اشتباهات را اشتباه اصولی نیز می نامند.
اشتباه در نقل اقلام
این اشتباه زمانی رخ می دهد که معاملاتی به درستی در دفتر روزنامه ثبت نگردد ولی مبلغ صحیح بدهکار یا بستانکار،اشتباهاٌ به بدهکار یا بستانکار حساب یا حسابهای دیگری نقل شود. مثلاٌ ممکن است در نقل یک قلم که در دفتر روزنامه به درستی به حساب صندوق بدهکار شده است اشتباهاٌ به جای حساب صندوق،حساب اساسه اداری بدهکار شود.
اشتباهات متقابل و خنثی کننده
گاه اثر یک اشتباه با وقوع اشتباه دیگری، دقیقاٌ به همان مبلغ، خنثی می شود. مثلاٌ،مانده یک حساب دارایی در دفتر کل اشتباهاٌ معادل 200،000 ريال بیش از واقع محاسبه می شود و در عین حال، ماند یک حساب بدهی نیز به همین مبلغ اضافه تر منظور می گردد و این دو اشتباه یکدیگر را خنثی کنند.
بسیاری از اشتباهات مذکور در جریان کار و در اثر دریافتها و پرداختها،مقابله اسناد ومدارک با حسابها ودر رسیدگی به حسابها، کشف می شوند. ولی این احتمال هم وجود دارد که اشتباهی مدتها کشف نشده باقی بماند.
2- تصحیح اشتباهات
احتمال وقوع اشتباه در ثبت دفاتر و مدارک حسابداری همواره وجود دارد و برای تصحیح اشتباهات راه حلهای مناسبی بر حسب مورد، طراحی شده است.در اینجا، فقط روشهای تصحیح اشتباهات دفتر داری که پیش از تهیه و ارائه صورتهای مالی کشف می شوند، مورد بحث قرار می گیرند. از منظر تصحیح اشتباهات، آنها را می توان به دو دسته زیر طبقه بندی کرد:
الف) اشتباهات در ثبت دفتر روزنامه.
الف) اشتباه در ثبت دفتر روزنامه
به طوری که گفته شد، در تحریر دفتر روزنامه ممکن است اشتباهات زیر رخ دهد:
1- ثبت کردن بدهکار و بستانکار نامساوی برای یک معامله.
2- ثبت کردن یک معامله به مبلغی بیشتر یا کمتر از واقع.
3- تجزیه و تحلیل نادرست یک معامله و بدهکار و بستانکار کردن حسابهای نادرست.
اشتباه در ثبت دفتر روزنامه ممکن است هنگام جمع زدن دفتر روزنامه،مقابله اسناد و مدارک مربوط به معاملات و عملیات مالی با دفاتر و سایر عملیات دفتر داری، قبل از انتقال به حسابهای دفتر کل ویا پس از انتقال به حسابهای دفتر کل در جریان تعیین مانده حسابها و یا تهیه تراز آزمایشی پیدا شود.
تصحیح اشتباه در ثبت دفترروزنامه قبل از نقل به دفتر کل
اشتباهاتی که قبل از نقل به دفتر کل کشف می شوند معمولا با کشیدن خط روی مبلغ یا عنوان حساب غلط و نوشتن مبلغ یا نام حساب صحیح در بالای آن تصحیح می شود. حسابداری که این تصحیح را انجام می دهد معمولا حاشیه دفتر را پراف می کند.
کشف اشتباه در دفتر روزنامه پس از نقل به دفتر کل
اشتباهاتی که پس از نقل به دفتر کل کشف می شوند با تهیه سند اصلاحی، ابتدا باید ثبت اولیه صحیح مشخص می شود و سپس این ثبت با ثبت نادرست نوشته شده در دفترروزنامه مقایسه و سرانجام ثبتی ارائه شود که با انجام آن ثبت نادرست قبلی تصحیح گردد.
ب) اشتباه در نقل اقلام از دفترروزنامه به دفترکل
در مواردی که ثبت اولیه معاملات و عملیات مالی در دفترروزنامه به درستی انجام گرفته،ممکن است یک قلم به مبلغ،به طرف نادرست حساب و یا به حساب نامربوط نقل شود. بسیاری از اشتباهات ناشی از نقل اقلام به حسابهای دفتر کل در جریان مانده گیری حسابها و تهیهتراز آزمایشی ماهانه کشف می شود. اما برخی از آنها مانند نقل مبالغ به حسابهای نامربوط ممکن است حتی پس از این مرحله نیز آشکار نشود. اشتباهاتی را که درنقل اقلام رخ می دهد می توان به دودسته کلی تقسیم کرد.
ب-1 اشتباه در نقل اقلام که موجب عدم توازن ترازآزمایشی می شود.
اشتباهاتی نظیر انتقال یک قلم به مبلغ غلط یا به طرف نادرست حساب موجب عدم توازن ترازآزمایشی می شود. این گونه اشتباهات را می توان به یکی از دو طریق زیر تصحیح کرد:
طریق اول:کشیدن خط روی مبلغ غلط و نوشتن مبلغ صحیح در بالای آن و یا در ستون مناسب حساب مربوط در دفتر کل.
طریق دوم: تعیین تفاوت مبلغ غلط و مبلغ صحیح و ثبت آن در حساب مربوط در دفتر کل به نحوی که اثر اشتباه خنثی و مانده حساب اصلاح شود.
در تصحیح اشتباه به یکی از دو طریق بالا،حسابداری که اصلاح را انجام می دهد باید در ستون شرح حساب مربوط در دفتر کل یا در حاشیه دفتر توضیح مختصری بنویسد و دفتر را پاراف کند.
ب-2 اشتباه در نقل اقلام که موجب عدم توازن ترازآزمایشی نمی شود
اشتباهاتی نظیر نقل یک قلم به حساب نامربوط موجب عدم توازن ترازآزمایشی نمی شود. این گونه اشتباهات معمولاٌ در جریان تطبیق حسابها، نظیر تطبیق حساب بانک در دفتر کل با صورتحساب ارسالی بانک،بررسی حساب مشتریان،شمارش موجودی ملزومات و کالا کشف و روی ثبتی که به طور نادرست به دفترکل انتقال یافته خط کشیده شده و ثبت مربوطه در حساب درست نوشته می شود.
منبع:اصول حسابداری1
مؤلف : عبدالکریم مقدم- علی شفیع زاده
