لزوم نگهداری دفتری جهت ثبت وقایع مالی روزانه
اگر رویدادهای مالی موسسه مستقیما در حسابهای T ثبت شود ،پیگیری وبرسی چگونگی ثبت این رویدادها درزمانهای بعدی ممکن نخواهد شد.ضمنابسیارامکان داردکه درثبت یک رویداد،حساب یاحسابهایی بدهکارشودولی ثبت طرف بستانکار ان فراموش شودویادرثبت ارقام بدهکار وبستانکارحسابها اشتباه شود.جهت جلوگیری ازبروزچنین اشتباهاتی وبرای فراهم اوردن امکان برسی ثبت رویدادهادراینده،حسابداران وقایع مالی راقبل ازثبت درحسابها،دردفتری به نام دفترروزنامه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت میکنند.
دراین دفتراطلاعات مربوط به هریک ازوقایع مالی به طورکامل ثبت میشود.این اطلاعات شامل ،تاریخ واقعه ،نام حسابهای بدهکاروبستانکار،مبالغ بدهکاروبستانکاروشرح کافی درموردواقعه است.
دفتر روزنامه یکی از دفاتر قانونی است . موسساتی که مشمول پرداخت مالیات هستند می بایست قبل از شروع سال مالی خود ،دفتر روزنامه ای جهت ثبت وقایع مالی خود خریداری و در اداره ی ثبت شرکتها ویا دفاتر اسناد رسمی به ثبت رسانده وآن را پلمب کنند .
دفترروزنامه دفتری است که رویدادها و عملیات مالی یک موسسه به ترتیب تاریخ وقوع دران ثبت میشود.
نحوه ثبت رویدادها در دفتر روزنامه:
هر واقعه مالی می بایست به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت شود .برای این منظور ،در ستون ردیف دفتر روزنامه،شماره ی واقعه مالی به ترتیب از ابتدای سال درج میشود.
معمولا سال مالی در بالای صفحه روزنامه قید میشود .در ستون شماره دفتر کل ،شماره صفحه حسابهایی که در این رویداد بدهکار یا بستانکار خواهد شد نوشته میشود .در ستون شرح ابتدا نام حساب یا حسابهایی که در این رویداد بدهکار میشوند نوشته میشود .سپس نام حساب یا حسابهایی که باید بستانکار شوند با کمی فاصله از سمت راست قید میشود . پس از ذکر نام حسابهای بدهکار و بستانکار ،ارقام مربوط به آنها در ستونهای بدهکار وبستانکار ودر مقابل هر حساب نوشته میشود .
برای هر رویداد مالی بلافاصله پس از ثبت رویداد،شرح مختصر و مفیدی نوشته میشود این شرح می بایست به نحوی تنظیم شود که دلیل بدهکار و بستانکار شدن حسابها را توجیه کند.
هدف از ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه نگهداری اطلاعات مربوط به وقایع مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع در یک دفتر و نظم بخشیدن به عملیات انتقال این اطلاعات به حسابهای مربوط است.
شکل واقعی حساب می بایست علاوه بر ارقام بدهکار و بستانکار ،حاوی اطلاعاتی در زمینه تاریخ و شرح رویداد نیز میباشد این دفتر که حاوی کلیه حسابهای اصلی موسسه است به دفتر کل مرسوم است.
دفتر کل، دفتر اصلی هر موسسه ای است که حسابهای موسسه به تفکیک در آن نگهداری میشود. این دفتر اطلاعات لازم را برای تهیه صورتهای مالی فراهم میکند.
