تالار گفتگوی حسابداری
حسابداری => پایگاه داده حسابداری => مقاله های فارسی => نويسنده: 870370674 در دسامبر 28, 2011, 11:01:13
-
مبانی حسابداری
مبانی حسابداری یعنی اینکه درآمدها و هزینه ها را در چه زمانی شناسایی و دفاتر حسابداری ثبت نمائیم. از نقطه نظر حسابداری زمان ثبت درآمدها و هزینه ها از اهمیت قابل ملاحظه برخوردار است به طور خلاصه مبانی حسابداری یعنی انتخاب زمان شناسایی و ثبت درآمدها و هزینه ها در دفاتر حسابداری، به بیانی ساده تر مبانی حسابداری یعنی اینکه یکی از روشهای زیر را برای شناسایی و ثبت درآمدها و هزینه ها انتخاب نموده و بر اساس آن اقدام نمائیم.
الف: روشهای ثبت و شناسایی درآمد و هزینه در زمان وصول وجه درآمد و یا پرداخت و به هزینه.
ب: روش شناسایی و ثبت هزینه و درآمد در زمان تحمل هزینه و یا تحقق یا تحصیل درآمد، صرف نظر از زمان پرداخت وجه هزینه و یا دریافت وجه درآمد.
ج: روش شناسایی و ثبت درآمد در هنگام وصول وجه بدون توجه به زمان تحصیل یا تحقق درآمد و شناسایی و ثبت هزینه در موقع تحمل یا ایجاد هزینه بدون توجه به زمان پرداخت وجه هزینه.
انتخاب هر یک از روش های شناسایی و ثبت درآمد و هزینه نوعی مبنای حسابداری محسوب می شود که بر حسب مورد در حسابداری موسسات بازرگانی و موسسات غیرانتفاعی مورد استفاده قرار می گیرد.
مبنای نقدی: حسابداری نقدی یک سیستم حسابداری است که اساس آن بر دریافت یا پرداخت وجه نقد استوار است. به عبارت دیگر سیستم حسابداری نقدی، هرگونه تغییر در وضعیت مالی موسسه مستلزم مبادله وجه نقد است. همانطور که گفتیم مبنای حسابداری زمان شناسایی و ثبت درآمد و هزینه را در دفاتر حسابداری تعیین می کند. با توجه به تعریف مبنای حسابداری می توانیم بگوئیم در سیستم حسابداری نقدی درآمدها در زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند و به نقد آنها دریافت شوند و هزینه ها نیز زمانی شناسایی و در دفاترثبت می شوند که وجه آن به صورت نقدی پرداخت گردد.
مبنای تعهد کامل
الف: شناسایی و ثبت درآمدها: در مبنای تعهدی کامل، درآمدها در زمانی که تحصیل می شوند. و یا تحقیق می یابند مورد شناسایی قرارگرفته در دفاتر حسابداری منعکس می گردند. در این مبنا زمان تحصیل و یا تحقق درآمد هنگامی است که در آمد به صورت قطعی تشخیص می شود و یا بر اثر ارائه خدمات حاصل می گردد، لذا زمان وصول وجه در این روش مورد توجه قرار نمی گیرد بلکه زمان تحصیل یا تحقق درآمد در شناسایی و ثبت درآمد اهمیت دارد.
ب: شناسائی و ثبت هزینه ها: در حسابداری تعهدی مبنای شناسایی و ثبت هزینه ها زمان ایجاد یا تحمل هزینه هاست. به بیانی دیگر زمانی که کالای تحویل می گردد و یا خدمتی انجام می شود، برای موسسه معادل بهای تمام شد. کالایی تحویلی و یا ندمت انجام یافته، بدهی قابل پرداخت ایجاد می شود. در حسابداری تعهدی برای ثبت این واقعه مای بایستی بهای تمام شده کالا یا ندمت را از یک طرف به بدهکار حساب هزینه و از طرف دیگر همان مبلغ را به بستانکار حساب هزینه اسناد پرداختنی که یک حساب بدهی است منظور نمائیم. بدیهی است بدهی ایجاد شده ناشی از تحویل کالا یا انجام خدمات زمانی از دفاتر حسابداری حذف می شود و به آن پرداخت گرد.
مبنای نیمه تعهدی: مبنای نیمه تعهدی به یک سیستم حسابداری می گویند که در آن هزینه ها بر مبنای تعهدی و درآمدها با مبنای نقدی شناسایی و در دفاتر ثبت شوند. در واقع مبنای نیمه تعهدی ترکیبی از دو مبنای تعهدی و نقدی است. مبنای نیمه تعهدی به لحاظ سهولت و قابلیت اجراء مورد پذیرش تعدادی از کشورها قرار گرفته است. به عبارت دیگر چون در ثبت و شناسایی هزینه ها امکان استفاده از مبنای تعهدی وجود دارد، بنابراین هزینه ها به محض اینکه ایجاد می شوند بدون توجه به زمان پرداخت وجه آنها، در دفاتر ثبت می شوند.
این ترکیب یکی از محاسن مبنای تعهدی که همانا انعکاس واقعی هزنه ها یک دوره مالی است در این سیستم مورد استفاده قرار می گیرد.
مبنای تعهدی تعدیل شده: مبنای تعهدی تعدیل شده روش حسابداری است که در آن هزینه ها در هنگام ایجاد یا تحمل شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند، به همان ترتیبی که در مبنای تعهدی کامل و مبنای نیمه تعهدی عمل می شود، لیکن درآمدها در این مبنا بر حسب طبع و ماهیت آنها به دو دسته تقسیممی شوند یک دسته درآمدهایی هستند که قابل اندازه گیری بوده و در عین حال در دسترس می باشند، لذا در زمان کوتاهی پس از تشخیص قابل وصل خواهد بود. این قبیل درآمدها با استفاده از حسابداری تعهدی شناسایی و دفاتر ثبت می شوند. دسته ای دیگر از درآمدهای فاقد ویژگی ها فوق بوده، لذا اندازه گیری و تشخیص آنها مشکل و عملاً غیر ممکن می باشد و یا وصول آنها پس از تشخیص، در طول دوره مالی یا مدرن کوتاهی بعد از دوره مالی امکان پذیر نمی باشد این قبیل درآمدها با استفاده از حسابداری نقدی شناسائی و در دفاتر ثبت می گردند به بیان ساده تر در حسابداری تعهدی تعدیل شده که مناسبترین مبنا در حسابداری فعالیت های غیربازرگانی در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی است، هزینه ها منحصراً در مبنای تعهدی شناسایی و در دفاتر منعکس می شوند، در حالی برخی در از درآمدها با استفاده از مبنای تعهدی شناسایی و ثبت می شوند، و برخی از درآمدها با مبنای نقدی شناسائی و ثبت می شوند. تفاوت مبنای تعهدی و تعهدی تعدیل شده در نحوه شناسائی و ثبت درآمدها می باشد. بدین معنی که در حسابداری نیمه تعهدی درآمدها منحصراً در زمان وصول شناسائی و ثبت می شوند و برخی درآمدها در زمان تحصیل یا تحقق شناسائی و ثبت می شوند. در هر دو مبنای حسابداری هزینه ها برمبنای تعهدی و منحصراً در زمان ایجاد یا تحمل شناسائی و ثبت می شوند.
مبنای نقدی تعدیل شده:
مبنای نقدی تعدیل شده یک روش حسابدای است که به روش حسابداری نقدی کامل شباهت دارد. تفاوت مبنای نقدی کامل با مبنای نقدی تعدیل شده منحصراً در نحوه شناسائی و ثبت هزینه هاست. درآمد هم در مبنای نقدی کامل و هم در مبنای نقدی تعدیل شده فقط در زمان وصول وجه شناسائی و در دفاتر ثبت می شوند، لذا این دو مبنا در مورد درآمدها مشابه هم عمل می کنند و تفاوتی با هم ندارند. شرط لازم و کافی بر شناسائی و ثبت هزینه ها در مبنای نقدی کامل، منحصراً پرداخت است، لذا پرداخت وجه شرط اصلی ثبت هزینه است و این موضوع موجب اشکالاتی در شناسائی دقیق هزینه و تفکیک آن از سایر پرداختها می شود زیرا هر پرداختی لزوماً هزینه نیست. به عنوان مثال در قانون محاسبات عمومی کشور چهار نوع پرداخت شامل هزینه، پیش پرداخت، علی الحساب و تنخواه گردان پرداخت تعریف شده است. در هر یک از تعاریف مشخصاتی ارائه گردیده که آنها را از هم متمایز می نماید.
با این ترتیب در نظام مالی ایران که پرداختها را ز همدیگر تفکیک نموده است استفاده از مبنای حسابداری نقدی کامل درمورد هزینه ها کابرد قانونی ندارد به همین دلیل مبنای نقدی مختصری اصلاح شده و متناسب با تعریف قانونی هزینه به کار گرفته شده است. در واقع در حسابداری پرداخت ها روش به کار گرفته شده است که انواع پرداخت ها را از همدیگر تفکیک می نماید و هزینه که یک پرداخت قطعی است و در قبال تحویل کالا یا انجام خدمت پرداخت می شود از سایر پرداخت ها نظیر پیش پرداخت، علی الحساب و تنخواه گردان پرداخت که از پرداخت های غیر قطعی است و مادام که کالا یا خدمات آنها تحویل نگردیده است از اقلام دارائی محسوب می شوند، به نحوه قابل ملاحظه ای متمایز شده است.
سیستم ها و کنترل های حسابداری
توجه به برخی از جهات حسابداری نظر مدارکی مستند معاملات، که ر سر فصل حسابها، دفتر روزنامه، دفاتر روزنامه اختصاصی، دفتر کل و فاتر معین اهمیت سیستم های مالی و حسابداری را در هر موسسه به طور بارز نمایان می سازد. بنابراین سیستم حسابداری باید قادر باشد کلیه اطلاعات مورد نیاز مدیران را برای اداره امور موسسه و همچنین گزارش نتایج عملیات سازمان را برای افراد ذی نفع، نظیر صاحبان موسسه و بستانکاران تامین کرده و در اختیار آنان قرار دهد.
یک سیستم صحیح از پیش طراحی شده باید بتواند به نکات زیر پاسخگو باشد:
1- نحوه و ترتیب ثبت و گزارش اطلاعات به طور کارا و موثر.
2- اندازه گیری و سنجش اشکال مختلف عملیات سازمان
3- جلوگیری از اشتباهات و تقلبات
به طور کلی در طراحی هر سیستم، طبیعت فعالیت موسسه مورد نظر، حجم معاملات مختلف، تعداد کارمندان و ظرفیت آن موسسه، باید در نظر گرفته شود. در موسسات کوچک، نظارت و کنترل کارمندان و اداره امور آن توسط صاحب یا صاحبان موسسه که مدیریت آن را نیز به عهده دارند امکان پذیر می باش. اما به تدریج که تعداد کارمندان و پیچیدگی فعالیت موسسه افزایش می یابد، تماس و نظارت بر کلیه عملیات آن برای مدیریت مشکل تر شده و از توان خارج می گردد.
با رشد تدریجی موسسه، اطمینان بر سیستم حسابداری و کنترل ان موسسه، به صورت امر اجتناب ناپذیری در می آید. رویه ها و دستورالعمل های طراحی شده برای تحقق امر کنترل عملیات را اصطلاحاً کنترل های داخلی می گویند. در یک مفهوم وسیع کنترل های داخلی در برگیرنده فعالیت هایی نظیر زمان سنجی، کنترل کیفی و تجزیه و تحلیل آماری می باشد. حدود و وسعت اعمال کنترل های داخلی به اندازه موسسه و امکانات موجود جهت کنترل، بستگی دارد. ولی در هر صورت اجرای حداقلی از کنترل های داخلی ر کلیه موسسات ضروری می باشد. مثلاً صدور فاکتور فروش، ضمیمه ساختن فاکتور خرید به سند حسابداری و سایر مدارکی مستند برای اثبات صحت معاملات، تقریباً از جمله کنترل های مورد نیاز در کلیه موسسات می باشند.
اجزاء سیستم حسابداری: در یک مفهوم کلی می توان گفت سیستم حسابداری در برگیرنده تمامی شبکه ارتباطات به کار گرفته شده به وسیله موسسه می باشد که برای تهیه نمودن نیازهای اطلاعات آن موسسه به وجود می آید. به عبارت دیگر، فرم ها، سوابق، رویه ها، دستورالعمل ها و روش های پردازش اطلاعات مورد استفاده اجزا اصلی سیستم حسابداری هستند که در استخراج گزارش های مختلف مورد نیاز موسسه سهیم می باشند. فرمها مقدمتاً به عنوان سندی در ثبت معاملات بکار گرفته می شوند.
مانند فرم های فاکتور فروش، رسید انبار، سند روزنامه و چک، سوابق، نظیر دفاتر روزنامه کل و معین، برای انباشته کردن اطلاعات به کار می روند. رویه و دستورالعمل هایی که به منظور حفاظت داراییها و کنترل عملیات و هزینه ها، طراحی می شوند نیز مورد نظر می باشند. محصول نهایی سیستم حسابداری گزارش هایی است که مورد توجه افراد داخل و خارج موسسه قرار می گیرد و این همان گزارش های مالی موسسه می باشند. علاوه بر این گزارش ها، تجزیه و تحلیل های که مورد نیاز مدیریت می باشد نیز بر مبنای اطلاعات حسابداری تهیه می گردد. به طور کلی می توان گفت گزارش های مالی آخرین محصول سیستم حسابداری است. بنابراین انتظار می رود شبکه ارتباطات به کار گرفته شده توسط موسسه طوری طراحی کرد که قادر باشد اطلاعات مفید را بر اساس برنامه زمانبندی شده در اختیار افراد ذینفع قرار دهد.
استقرار سیستم حسابداری و تجدید نظر در آن
یکی از شروط اولیه در طراحی و استقرار سیستم حسابداری در هر موسسه شناخت کامل از نحوه عملیات آن موسسه می باشد. پس از تاسیس هر موسسه عوامل ناشناخته ای وجود دارند که در جزئیات سیستم نظیر طراحی نوع فرم ها و برگه های حسابداری، تعداد و سرفصل حساب های مورد نیاز، رویه ها و دستورالعمل های مورد نیاز آن سیستم تأثیر می گذارد. باید توجه داشت که در مواردی همچون زمانی که رشته دیگری از عملیات که در ابتدا در نظر گرفته نشده و جدیداً به عملیات موجود افزوده می شود و یا مواردی نظیر افزایش حجم عملیات یا افزایش تعداد کارمندان، بررسی و تجدید نظر در سیستم حسابداری به صورت امر اجتناب ناپذیر در می آید. در اغلب شرکت های بزرگ بررسی سیستم حسابداری و تغییرات احتمالی برخی از اجزاء آن به طور مستمر انجام می گیرد.
مسئله تجدید نظر در کل سیستم و یا در قسمتی از آن حداقل شامل سه مرحله به شرح زیر می باشد:
1- تجزیه و تحلیل سیستم: هدف از تجزیه و تحلیل سیستم عبارت است از : تعیین اطلاعات مورد نیاز، منایع چنین اطلاعات و بالاخره پی بردن به نقایص رویه ها و دستورالعمل های اعمال شده برای پردازش اطلاعات در سیستم جاری موسسه می باشد. معمولا تجزیه و تحلیل یا بررسی ساختار سازمانی و شرح وظایف کارمندان شروع و با مطالعه فرمها، سوابق، دستورالعمل ها و روش های پردازش اطلاعات و گزارش های سیستم جاری ادامه می یابد. خلاصه برداری و یادداشت کردن جزئیات سیستم مورد مطالعه نظیر روش ها و دستورالعملها می تواند در بررسی و کشف حقایق توسط تحلیل گر سیستم بسیار مفید واقع گردد. چنین اطلاعاتی معمولاً در مجموعه ای به نام دستورالعمل های سیستم در هر موسسه وجود دارد. تحلیل گر باید علاوه بر حسب اطلاعات مربوط به نواقص سیستم جاری، سعی کند از برنامه های مدیریت در رابطه با تغییرات احتمای حجم عملیات (محصول، شعب و غیره) در آینده نیز مطلع گردد.
2- طراحی سیستم: سیستم های حسابداری در نتیجه تجزیه و تحلیل های مشروحه فوق تغییر می نمایند. طراحی سیستم جدید ممکن است تنها به تغییرات جزئی در سیستم جاری، نظیر تجدیدنظر در فرمها، رویه ها و روش های پردازش اطلاعات خلاصه گردد و یا به طور کلی منجر به تجدیدنظر در کل سیستم گرد. در طراحی سیستم های حسابداری توجه به اصول کلی زیر ضروری می باشد:
1- منافع حاصل از به کارگیری سیستم، .......... هزینه های آن را بنمائید. به عبارت دیگر ارزش اطلاعات حاصله از به کار گیری سیستم، حداقل معادل هزینه تهیه و دریافت این اطلاعات گردد.
2- کفایت کنترل های داخلی اعمال شده جهت حفاظت و کنترل داراییها مدنظر قرار گیرد.
3- در طراحی سیستم انعطاف پذیری آن مدنظر باشد تا جوابگویی تغییرات و تعدیلات احتمالی آتی به علت افزایش در حجم اطلاعات، تغییرات در روشهای عملیاتی و روشهای عملیاتی و روشهای پردازش اطلاعات و غیره بوده و علل فوق موجب تغییرات کلی سیستم و بلا استفاده شدن آن نشود.
3- استقرار(اجراء) سیستم: آخرین مرحله در ایجاد و یا تجدیدنظر در سیستم حسابداری، اجراء طرح جدید یا ارائه پیشنهادات اصلاحی می باشد فرمها، سوابق، رویه ها، روش ها و ابزار جدید و یا تجدید نظر شده باید استقرار یافته و آن دسته از ابزار فوق که دیگر کاربرد ناشته و زائد تشخیص داده می شود از سیستم حذف گردد. به کلیه کارمندانی که در اجرای سیستم سهیم می باشند باید آموزش کافی داده شود و کار آنها همواره توسط سرپرست مورد ارزیابی قرار گیرد تا کارآیی رضایت بخش حاصل گردد.
حسابداری صنعتی و حسابداری مدیریت
حسابداری صنعتی بخشی از حسابداری است که اطلاعات مورد نیاز حسابداری مالی و حسابداری مدیریت را تامین می کند. در واقع اطلاعات حسابداری صنعتی دو سته استفاده کنندگان دارد که عبارتند از:
1- حسابداری مالی: آن بخش از حسابداری است که هدف اصلی آن تامین نیازهای اطلاعات استفاده کنندگان برون سازمانی (خارجی) است. منظور از استفاده کنندگان خارجی سهامداران، سرمایه گذاران بالقوه و بالفعل، اعتبار دهندگان و امثال آنها می باشد. البته نباید اینگونه تفسیر شود که استفاده کنندگان داخلی در انجام امور داخلی شرکت از اینگونه گزارشات استفاده نمی کنند.
2- حسابداری مدیریت: آن بخش از حسابداری است که هدف اصلی تامین نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان درون سازمانی (داخلی) است. منظور از استفاده کنندگان داخلی سطوح مختلف مدیریت و کلیه قسمت ها و افرادی هستند که در امر تصمیم سازی و تصمیم گیری داخل شرکت دخالت دارند. بای توجه داشت که در حسابداری مدیریت تنها به استفاده کنندگان داخلی توجه نمی شود.
امروزه رد و بدل شدن اطلاعت حسابداری توسط مدیران با گروهای خارج از شرکت (مانند مشتریان) رو به رشد و فزاینده ای یافته است.
حسابداری صنعتی در هنگام تهیه ی اطلاعات و ارائه گزارش باید به این نکته توجه داشته باشد که مخاطب گزارش کیست؟ زیرا محتوا و احتمالاً شکل گزارشاتی که به حسابداری مالی ارائه می دهد متفاوت از آن چیری است که به حسابداری مدیریت ارائه می نماید. در گزارش های که حسابداری صنعتی به حسابداری مالی ارائه می هد باید الزامات و استاندارهای حسابداری مالی رعایت شود در حالی که در گزارشاتی که به حسابداری مدیریت داده می شود الزامات و استاندارهای خاص رعایت نمی شود. برای مثال در ارائه بهای ساخت کالای تکمیل شده به حسابداری مالی در یک شرکت تولیدی، اجزاء تشکیل دهنده بهاء شامل مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار سافت می باشد، در حالی که در ارائه ی چنین اطلاعاتی به حسابداری مدیریت، اجزای تشکیل دهنده بهاء ممکن است صرفاً بهای متغیر سافت (مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار سافت) و یا ترکیب دیگر، از اجزاء را در برگیرد. از این رو در متون حسابداری صنعتی باید مشخص نمود که کاربر این اطلاعات، حسابداری مالی است یا حسابداری مدیریت؟ البته ناگفته نماند که حسابدار صنعتی نیز برخی از داده و اطلاعات خود را از حسابداری مالی و حسابداری مدیریت دریافت می کند. در شرکت هایی که در نمودار سازمانی...... بخش حسابداری مدیریت را ندارند، حسابداری صنعتی و یا سطوح دیگر از مدیریت و کارکنان وظیفه آن را انجام می دهند. در شرکتهای که وظایف حسابداری مدیریت توسط بخش حسابداری صنعتی انجام می شود، حسابداری صنعتی را با حسابداری مدیریت مترادف به کار می برند و اصولاًٌ اگر در برخی از متون به اشتباه این دو بخش مترادف به کار رفته است ناشی از این اختلاط وظایف می باشد. از آنجائی که در ایران تفکیک حسابداری مدیریت و حسابداری صنعتی در تعداد قابل توجهی از شرکتها انجام نشده است، لازم است در مورد وظایف حسابداری مدیریت بیشتر بحث شود.
وظایف حسابداری صنعتی (مدیریت)
الف: جمع آوری و گزارشهای داده ها و اطلاعات: یعنی داده های لازم جمع آوری و مورد پردازش قرار گرفته و به اطلاعات تبدیل می شود و به گونه ای مقتضی به سطوح مختلف مدیریت گزارش می شود مانند جمع آوری مدارکی مربوط به خرید مواد و ارائه ی گزارش خرید مواد به تفکیک نوع آن.
ب: جلب توجه (جهت دهی): یعنی فرصت ها، موقعیت ها و مسائلی را که مدیر باید به آنها توجه کند، روشن و برجسته نماید. مانند تذکر افزایش برگشت از فروش محصولات شرکت و یا برجسته نمودن محصولاتی که بازار رو به رشدی دارند و یا بازار آنها دارای روند نزولی است.
3- حل مسئله: یعنی برای حل یک موضوع، راه حل هایی مختلفی مورد بررسی و مقایسه قرار گرفته و به منظور کمکی به مدیریت در جهت نیل به اهداف شرکت، نتایج هر راه حل در اختیار مدیریت قرار گیرد تا نسبت به انتخاب راه حل تصمیم گیری شود. مانند راه حل های خرید تجهیزات به منظور کاهش هزینه های شرکت. امروزه در بسیاری از واحدهای اقتصادی پیشرفته، وظیفه اول به حسابداری صنعتی سپرده می شود تا حسابداری مدیریت بتواند وظایف دوم و سوم فوق را به گونه ای مطلوب انجام دهد.
وظایف مذکور وظایف فطیری است و از عهده هر بخش یا هر شخصی بر نمی آید. نظر به حساسیت وظایف حسابداری مدیریت، یک سری اصول اخلاقی برای آن مطرح شده است که حسابداران مدیریت را ر مقابل شرکت، حرفه، مردم و حتی خودشان مسول می داند، این اصول توسط انجمن حسابداران خبره و انجمن حسابداران مدیریت تدوین شده که عبارتند از:
1- صلاحیت: حسابدارن مدیریت مکلفند با افزایش دانش و تسلط خود، از نظر صلاحیت حرفه ای جایگاه خود را در سطح مطلوبی حفظ کنند. در انجام وظایف محوطه قوانین، مقررات، الزامات و استانداردهای حرفه ای را رعایت نمایند. اطلاعات مربوط و قابل اتکا را تجزیه و تحلیل نموده گزارشهای کامل و شفاف را تهیه و پیشنهادات مطلوبی ارائه دهند.
2- رازداری: حسابداری مدیریت مکلفند هیچ گونه اطلاعات محرمانه ای را فاش نکنند مگر اینکه قانون آنان را مجاب کند. همکاران خود را در رده های پائین تر نسبت به محرمانه بودن اطلاعات آگاه نموده و جهت اطمینان بر کار آنها نظارات و سرپرستی کنند. از اطلاعات محرمانه ای که دارند سوءاستفاده نکنن و حتی تظاهر به چنین کاری ننمایند.
3-درستکاری: حسابداران مدیریت مکلفند از هر گونه تضاد منافع ظاهری یا باطنی پرهیز نموده و همکاران خود را نیز به این کار توصیه نمایند. از انجام فعالیت های که موجب خدشه در انجام وظایفشان می شود، بپرهیزند. از پذیرش هر گونه هدیه یا پیشنهادی که به طور ظاهری یا باطنی موجب تاثیر منفی روی انجام وظایفشان گردد که اجتناب ورزند. از انجام فعالیتهای که منجر به گمراهی شرکت از اهداف قانونی و شروع خود می شوند پرهیز کنند. محدودیت های حرفه ای که مانع قضاوت حرفه ای و انجام صحیح فعالیت های آنان می شود، گزارش نمایند.
اطلاعات و قضاوت حرفه ای خود را بون توجه به خوشایندی یا ناخوشایندی دیگران گزارش نمایند به هیچ فعالیتی که منجر به بی اعتباری حرفه نزد جامعه شود نپردازند.
4- بی طرفی: حسابداران مدیریت مکلفند اطلاعات را به طور منصفانه و بی طرفانه گزارش نمایند. تمامی اطلاعات مربوط را که منطقاً انتظار می رود بر درک و فهم گزارشات، پیشنهادات و تفسیرهای ارائه شده، تاثیر داشته باش، به طور کامل افشا و گزارش نمایند.
سیستم های اطلاعاتی حسابداری
یک سیستم اطلاعاتی حسابداری ترکیبی از کارکنان، سوابق و رویه های هست که یک واحد تجاری برای برآوردی نیازهای اطلاعاتی فود از آن استفاده می کند. واز اطلاعاتی عنوانی است که نشان می دهد مدرس می تواند علاوه بر تهیه صورت های مالی معمول، انتظارات دیگری نیز از سیستم فود داشته باشد. ارائه گزارشهای ویژه مدیریت نظیر فروش به تفکیک محصول و... نتایج استفاده از یک سیستم اطلاعاتی حسابداری است. هر سیستم ساده حسابداری شامل دو عنصر دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل عمومی می باشد. که هر سیستم حسابداری حداقل این و عنصر را دارا می باشد، امام این سیستم ساده تنها می تواند با اطلاعات تعداد محدودی از مبادلات طی هر دوره به طور کارا سر و کار داشته باشد. سیستم های حسابداری با استفاده از دو ابزار می توانند پاسخگویی حجم سنگیگ مبادلات باشند: کامپیوتری شدن و اختصاصی شدن. ما سیستم را کامپیوتری می کنیم که ثبت روزنامه، نقل و تهیه گزارش های سریعتر و قابل اطمینان تر شون. اختصاصی شده زمانی ضرورت پیدا می کند که بخواهیم از اطلاعات مبادلات مشابه ر قالب گروهای مختلف به منظور اخذ گزارشهای مدیریتی بیشتر استفاده کنیم.
ویژگی های یک سیستم اطلاعاتی حسابداری اثر بخش
چند ویژگی طراحی موجب کارا شدن یک سیستم اطلاعاتی حسابداری می گردد. یک سیستم مطلوب گذشته از کامپیوتری یا دستی بودن آن باید شامل چهار ویژگی زیر باشد:
1- کنترل: مدیران باید بر فعالیت های واحد تجاری کنترل داشته باشند. کنترل های داخلی روشها و رویه های هستند که برای تأیید مبادلات و حفاظت دارائیها مورد استفاه قرار می گیرند. برای مثال در شرکت های موفق مدیران شدیداً پرداخت های نقدی را تحت کنترل دارند تا از سرقت و اختلاس به وسیله پرداخت های غیر مجاز ممانعت به عمل آید. همچنین نگهداری و کنترل صحیح سوابق حسابهای دریافتنی، تنها راه وصول اطمینان از ارسال صورت حساب و وصول به موقع آن از مشتریان دارند، کارتهای اعتباری ر شرکت هایی نظیر موسسه اعتباری پارسیان و ماستر کارت و سایر شرکت ها می باشد.
2- سازگاری: یک سیستم سازگار، هماهنگ با فعالیت ها، کارکنان و ساختار سازمانی واحد تجاری، کار می کند برای مثال می توان از بانک تجارت نام برد که دارای شعبات فراوانی می باشد. مدیرعامل این بانک مایل است که درآمد تمام مناطق تهران را که بانک در آن شعبه دارد و همچنین وامهایی را که بانک در اختیار افراد گذاشته مورد ارزیابی و تجزیه و تحلیل قرار دهد. اگر درآمد و وامهای بانک در مناطق بخصوص پائین باشد مدیریت می تواند سعی و تلاش خود را بر این مناطق متمرکز کند. در این راستا می توان شعبات جدیدی را در مناطق مذکور افتتاح کند، افراد جدیدی را به کار دعوت کند و ............... دیگری را به کار گیرد تا درآمد و سود را در آن مناطق افزایش دهد. یک سیستم اطلاعاتی حسابداری سازگار باعث تطبیق اطلاعات با نیازهای مخصوص یک واحد تجار می شود.
3- انعطاف پذیری: سازمان ها در حال رشد و توسعه هستند. آنها محصولات جدید را تولید می کنند، فعالیت های غیر سودآور را کنار می گذارند و به فعالیت های سودآورتر روی می آورند. یک سیستم اگر انعطاف پذیری داشته باشد، می تواند، در هر لحظه خود را با تغییرات واحد تجاری هماهنگ و همگام سازد، بدون اینکه ننیاز به تغییرات بنیادین داشته باشد. چند سال قبل شرکت دارو پخش، سهام اکثریت یک شرکت دارویی را خریداری کرد. سیستم حسابداری آن به قدر کافی انعطاف پذیری داشت. که توانست صورت های مالی واحد خریداری شده را در صورت های مالی خود تلفیق کند.
4- فزونی منافع بر هزینه (بهای تمام شده): رسیدن با کنترل سازگار و انعطاف پذیری بدون هزینه و خرج امکانپذیر نیست. این هزینه سود ویژه واحد تجاری را کاهش می دهند. بنابراین مدیران باید بکوشند که این هزینه ها را تا حد امکان کاهش دهند. هدف مدیران باید نیل به سیستمی باش که در آن منافع حداکثر و مخارج و هزینه ها، حداقل باش به این قاعده فزونی منافع بر هزینه می گوین اغلب واحدهای تجاری کوچک نظیر داروخانه سامان از نرم افزارهای کامپیوتری تجاری ارزان قیمت استفاده می کنند واحدهای کوچک نظیر یک بقالی یا دفتر معاملات املاک ممکن است که اصلاً از کامپیوتر استفاده نکنند. همیشه باید به این نکته توجه داشت که منافع استفاده از سیستم اطلاعاتی حسابداری باید از بهای تمام شده آن بیشتر باشد و در غیر این صورت استفاده از سیستم اطلاعاتی مذکور، اقتصادی نمی باشد.
یک سیستم حسابداری کامپیوتری اس سه عنصر تشکیل شده است که تمام این عناصر برای موفقیت یک سیستم حیاتی الزامی می باشد که این سه عنصر عبارتند از: 1- سخت افزار 2- نرم افزار 3- کارکنان شرکت
1- سخت افزار: قطعات الکترونیکی تشکیل دهنده یک سیستم کامپیوتری نظیر قسمت پردازش مرکزی مانیتورها، چاپگرها و... می باش. اغلب سیستم های مدرن حسابداری، نیازمند یک شبکه می باشند که از طریق این شبکه کامپیوتر های دیگر می توانن به اطلاعات این سیستم دستیابی داشته باشند. در یک سیستم شبکه ای کامپیوترهای فراوانی می توانند با کامپیوتر اصلی ارتباط برقرار کنند و یا از طریق آن سرویس دهی شوند.
2- نرم افزار: مجموعه برنامه های است که سبب می شود کامپیوتر آن گونه که انتظار می رود عمل کند. نرم افزار حسابداری اطلاعات مربوط به مبادلات را اخذ، آن مرتب و از آن گزارش های مربوط به مدیریت را استخراج و در اختیار قرار می دهد. بسیاری از بسته های نرم افزاری، مستقل از سایر فعالیت های محاسباتی سیستم، عمل می کنند.
3- کارکنان: یکی دیگر از عناصر مهم یک سیستم حسابداری کارکنان هستند که موجب فعال شدن سیستم می شوند. در سیستم های یکپارچه افراد غیر حسابدار نیز می توانند به بخش های یک سیستم دستیابی داشته باشند. برای مثال مدیر بازاریابی یک شرکت که یک غیر حسابدار است ممکن است از اطلاعات فروش مناطق، که نمونه ای از اطلاعات حسابداری است، برای شناسایی مناطقی که نیاز به فعالیت های تبلیغی دارند استفاده نمائید.
سه مرحله پردازش اطلاعات در سیستم های دستی و کامپیوتری حسابداری به شرح ذیل می باشد:
1- داده: بیانگر اطلاعاتی هستند که از مدارک مثبته استخراج می شوند. مثل فاکتور فروش و اعلامیه بانک و اطلاعات ایجاد شده به طور الکترونیکی ز طریق فاکس و یا سایر ابزار های مخابراتی لازمه استفاده از سیستم های حسابداری کامپیوتری، مرتب کردن داده های ورودی بر اساس چارچوب های معین است. به طور مثال مبادلاتی که اثری از اطلاعاتی مثل تاریخ، شماره حساب و یا سایر اطلاعات مهم را به همراه ندارند مورد قبول سیستم نمی باشد در ضمن مبادلاتی که بستانکار و بدهکاران با هم برابر نمی باشند از نظر سیستم مرود است.
2- پردازش: در یک سیستم دستی، شامل ثبت مبادلات در دفتر روزنامه، انتقال آنها به حساب های دفتر کل و تهیه صورت های مالی می باشد. سیستم کامپیوتری نیز پردازش می کند، ولی در آن قدمهای میانی ثبت در دفتر روزنامه، انتقال به دفتر کل و تهیه تر از آزمایشی وجود ندارد.
3- خروجی ها: گزارش هایی هستند که در تصمیم گیری ها مورد استفاده قرار می گیرند و شامل صورت های مالی (صورت سود و زیان و ترازنامه و...) می باش. مدرس مدیر داروخانه سامان به دلیل استفاده از گزارش های سیستم حسابداری خود، در تصمیم گیریها موفق عمل می کند از نظر یک سیستم کامپیوتری تراز آزمایشی نیز یک گزارش است ولی همانگونه که می دانید تراز آزمایشی در سیستم دستی مرحله ای از پردازش می باشد که می تواند از روی آن، صورت های مالی را تهیه کرد. صحت و قابلیت اتکا خروجی ها (گزارشهای مالی) بستگی به صحت ورودی ها (داده ها) دارد. اگر ورودی ها، نادرست و ناقص باشند، خروجی ها نیز صحیح نخواهند بود.
حسابداری دولتی
حسابداری و گزارشگری مالی دولتی نظامی است که اطلاعات مالی مربوط به فعالیت های دولت و واحدهای تابع را به نحوی، جمع آوری، طبقه بندی، تلخیص و گزارش می نماید که از یک سو دولت و مقامات منتخب مردم را در ادای مسولیت پاسخگویی و تصمیم گیری صحیح مالی و کنترل برنامه های مصوب یاری داده و از سوی دیگر زمینه را برای قضاوت آگاهانه مردم نسبت به عملکرد دولت و ارزیابی مسولیت پاسخگویی فراهم نمائید. مسئولیت پاسخگویی عمومی سنگ بنای نظام حسابداری و گزارش گری مالی ولت است یک نظام حسابداری و گزارش گری مالی دولتی مبتنی بر مسئولیت پاسخگویی نظامی است دو سویه که هم مقامات منتخب مردم را در ادای مسولیت پاسخگویی در مورد مصرف منابع و و ضعیت مالی دولت یاری می دهد و هم شهروندان یک کشور را به عنوان صاحبان حق، در جریان عملکرد دولت قرار می دهد. تا ضمن ارزیابی،تصمیم های سیاسی، اقتصادی و اجتماعی اتخاذ نمایند. با توجه به هدف های حسابداری و گزارش گری مالی دولتی، نتیجه می گیریم که حسابداری و گزارش گرشی مالی یک فعالیت اجتماعی است، زیرا در تحقق حقوق شهروندان دایر بر دانستن حقایق درباره تصمیاتی که مقامات منتخب از جانب آنان اتخاذ نموده اند، نقش اساسی ایفاء می نماید.
کاربرد حسابداری و گزارش گری مالی دولتی: مبانی نظری حسابداری دولتی که در دو دهه آخر قرن بیستم تکامل یافته و نظام های حسابداری و گزارش گری مالی دولتی کشورهای توسعه یافته را در آغاز قرن بیست و یکم دگرگون ساخت، بر نشان های حسابدرای و گزارش گری مالی مبتنی بر مسئولیت پاسخگویی تأکید دارد. بدین معنی که مفهوم مسئولیت پاسخگویی عمومی باید مرکز ثقل حسابداری و گزارشگری مالی دولتی را تشکیل داده و نظام های حسابداری دولتی باید به گونه ای برنامه ریزی و طراحی شوند که دولت ها را در ادای مسئولیت پاسخگویی عمومی یاری داده و اطلاعات لازم را برای شهروندان جهت ارزیابی عملکرد مسئولیت پاسخگویی مقامات منتخب مردم، فراهم نمایند. به بیان دیگر مبانی نظری حسابداری و گزارش گری مالی دولتی کشورهای توسعه یافته که دولت های آنها با رأی مستقیم مردم انتخاب می شوند، مقرر می دارد که نظام حسابداری و گزارش گری مالی از یک سو ابزار ادای مسئولیت پاسخگویی مقامات منتخب مرم و از سوی دیگر به عنوان ابزاری برای ارزیابی مسئولیت پاسخگویی مقامات منتخب که از طریق شهروندان صورت می گیرد، عمل می نمائید. بر پایه مبانی نظری جدید حسابداری دولتی، نظام حسابداری می تواند یک جریان صحیح اطلاعات بین مقامات دولتی به عنوان پاسخگو و شهروندان به عنوان پاسخ خواه برقرار نماید. نظام های حسابداری مبتنی بر مسئولیت پاسخگویی با استقرار این جریان صحیح اطلاعات علاوه بر فراهم نمودن زمینه های تحقیق مسئولیت پاسخگویی، موارد استفاده دیگیر به شرح خلاصه زیر دارد:
الف: اطلاعات مفید و قابل اعتمادی را برای تعیین و پیش بینی ورود، خروج و مانده منابع مالی دولت تهیه و در دسترس مسئولین دستگاه های دولتی و یا مسئولین ارشد مالی دولت قرار می دهد.
ب: اطلاعات مالی معتبری برای تعیین و پیش یبنی وضعیت مالی دولت و واحدهای تابعه آن تهیه و در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می دهد.
ج: اطلاعات لازم و مفیدی را برای برنامه ریزی و بودجه بندی جمع آوری و پس از قابل استفاده نمودن آن در اختیار مسئولین رده های مختلف مدیریت دولتی قرار می دهد. از طریق همین اطلاعات مالی جمع آوری شده است که مدیران بخش دولتی می توانند آثار تحصیل و مصرف منابع مالی و تحقق اهداف عملیاتی دولت را بررسی و مورد ارزیابی قرار می دهند.
د: در صورتیکه سیستم بودجه بندی کشور به نحوی طراحی شود که بتوان کارائی مدیران اجرائی سازمان های دولتی را ارزیابی نمود، سیستم حسابداری دولتی ابزار قابل ملاحظه ای برای ارزیابی کارایی مدیران اجرایی به حساب می آید. سیستم حسابداری دولتی ابزار قابل ملاحظه ای برای ارزیابی کارایی مدیران اجرایی به حساب می آید. سیستم حسابداری دولتی همانطور که قبلا توضیح داده شد از سیستم بودجه بندی پیروی می نماید و اطلاعات مالی واقعی را با اطلاعات مالی پیش بینی در بودجه مقایسه می کند. بنابراین نتیجه این مقایسه افشای انحرافات مطلوب و یا نامطلوب بودجه خواهد بو که از طریق تجزیه و تحلیل ارقام حاصله برای ارزشیابی کارایی مدیران اجرایی فعالیت ها، طرحها و پروژه ها می توان استفاده نمود.
استفاده کنندگان حسابداری دولتی:
الف: شهروندان یک کشور که دولت در قبال آنها مسئولیت پاسخگوئی عمومی دارد.
ب: نمایندگان مستقیم شهروندان و سازمان ها نظارتی مستقل
ج: اشخاصی که ر تامین منابع مالی دولت (از طریق استقراض یا سرمایه گذاری) مشارکت می نمایند.
استفاده کنندگان حسابداری دولتی عمدتا به دو دسته کلی تقسیم می شوند. استفاده کنندگان داخل سازمان که شامل افراد و گروههای مشروحه زیر هستند. یه طور مستقیم در فعالیت های موسسه دولتی شرکت دارند و اط الاعات مالی ر جهت تصمیم گیری استفاده می کنند. مانند:
1- مسئولین برنامه ریزی: همانطور که قبلاً نیز اشاره گردید بودجه سالانه به عنوان یک برنامه مالی رسمی است که از طریق مسئولین برنامه ریزی واحدهای اجرایی دولتی تنظیم می شود و پس از انجام تعدیلات و اصلاحات لازم به تصویب نماینگان مردم رسیده و به سازمان های دولتی جهت اجراء ابلاغ می گردد.
2- وزیر یا رئیس موسسه دولتی: چون وزیر در مقابل دولت و مجلس مسئولیت پاسخگویی دارد لذا اطلاعات مالی وزارتخانه ها یا موسسات دولتی به صورت خلاصه در اختیار وزیر یا رئیس موسسه قرار می گیرد تا به نحوی از جریان امور مالی سازمان تحت مسولیت خود مطلع شود و به ترتیبی بر فعالیت های مالی و کارائی میران اجرائی نظارت نماید.
3- مدیران سطوح میانی: مدیران رده میانی سازمانی های دولتی نیز متناسب با نیاز، از اطلاعات مالی و حسابداری برای برنامه ریزی وحد تحت سرپرستی خود استفاده می کنند.
4- بازرسان و حسابران داخلی: بازرسان و حسابرسان داخلی سازمان دولتی نیز برای ارزیابی تاثیر کنترل های مالی و گزارش آن به مقامات مجاز وزارتخانه یا موسسه دولتی به طریقی از خدمات حسابداری استفاده می کنند استفاده کنندگان خارج از وزارتخانه یا موسسات دولتی افراد یا سازمان های هستند که به طور مستقیم در فعالیت های وزارتخانه یا موسسات دولتی شراکت ندارند، لیکن به صورت قانونی حق دارند که از اطلاعات استخراج شده از سیستم حسابداری مورد عمل سازمانهای مذکور استفاده کنند. مانند:
1- هیات دولت: هیات دولت به منظور نظارت و کنترل سازمانهای دولتی از اطلاعات مالی و حسابداری نیز استفاده می کنند و علاوه بر آن با تلفیق حسابهای دستگاه های اجرایی، گزارش های مالی سالانه دولت برای ادای مسئولیت پاسخگویی تهیه و تنظیم و به مراجع ذیربط ارائه می گرد.
2- مجلس نمایندگان: نمایندگان مجلس هر کشور از سیستم حسابداری دولتی برای نظارت بر اجرای بودجه سالانه دولت و در نهایت کنترل برنامه های مصوب دولت استفاده می نمایند.
3- حسابرسان مستقل: حسابرسان دیوان محاسبات کشور به عنوان حسابرسان مستقل نیز از حسابداری دولتی در جهت پیشبرد اهداف خود، همان حراست از بیت المال است استفاده می نمایند.
4- مردم: عموم مردم یک کشور نیز به عنوان صاحبان حق با استفاده از خدمات حسابداری دولتی برای اجرای بودجه مصوب نظارات می کنند. بر طبق قسمت اخیر اصل 55 قانون اساسی، باید گزارش تفریخ بودجه که حاصل حسابرسی های انجام شده دیوان محاسبات کشور از حساب های وزارتخانه و موسسات و شرکت های ولتی است در دسترس عموم مردم قرار گیرد تا از چگونگی اجرایی بودجه و سالانه دولت مطلع شوند. با این ترتیب عموم مردم به طریق مقتضی از اطلاعات مالی و حسابداری استفاده می کنند و زمینه لازم برای اعمال نظارت دموکراتیک برای عایدات و مخارج دولت فراهم می شود.
منابع:اصول حسابداری
مولف: چارلز هورن گرن، والتر هاریسون و مایکا رابینسون
اصول حسابداری (2)
مولف: دکتر ایرج نوروش، فیض الله شیرزادی
حسابداری صنعتی
مولف: دکتر محمد قسیم عثمانی
حسابداری دولتی
مولف: دکتر جعفر باباجانی
محقق: حسین جعفری پور